Olet täällä

Arkistotoimen toimintaohjeisto

Tietoa kaupungista

Kaupunginhallituksen hyväksymä 10.3.1997. Voimaantulopäivä 1.4.1997. Muutos 26.11.2001 § 671.

1 § Arkistotoimen toimintaohjeiston soveltaminen

Kaupungin arkistotoimen järjestäminen kuuluu arkistolain mukaan kaupunginhallitukselle. Tämä toimintaohjeisto on lain nojalla annettu sääntö, jonka määräyksiä noudatetaan kaupungin arkistotoimessa sen lisäksi, mitä laeissa, asetuksissa, kansallisarkiston ohjeissa tai kaupungin johtosäännöissä on määrätty.

2 § Arkistotoimi

Arkistotoimen tehtävänä on

-varmistaa asiakirjojen käytettävyys, joka käsittää

-rekisteröinnin ja muun kirjaamisen
-arkistoinnin ja luetteloinnin

-atk-aineistojen tallentamisen ja tulostamisen suunnittelun,

-varmistaa asiakirjojen säilyminen huolehtimalla siitä, että

-asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia materiaaleja käyttäen
-asiakirjojen säilytystilat ovat asianmukaiset,
-huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta,
-määritellä asiakirjojen säilytysarvo,
-hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistotoimi on järjestettävä ja hoidettava siten, että

- se tukee ja edistää arkistonmuodostajan päivittäistä toimintaa (tietohallinto),

- yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen säilyminen, saatavuus ja salassapito on varmistettu (julkisuus ja tietosuoja),

- asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

3 § Organisaatio

Kaupungin asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavana ja valvovana viranomaisena toimii kaupunginhallituksen yleisjaosto.

Kaupungin arkistotointa, arkistonmuodostusta ja kaupungin keskusarkistoa johtavana viranhaltijana toimii tietopalvelupäällikkö.

Arkistonmuodostajalla tarkoitetaan organisaatioyksikköä, jolle muodostuu itsenäinen, muista riippumaton arkistokokonaisuus ja joka vastaa omien tehtäviensä osalta asiakirjahallinnosta, arkistonmuodostuksesta ja arkistotoimen hoidosta. Arkistonmuodostajan arkisto voi jakaantua osa-arkistoihin.

4 § Toimivalta ja tehtävät

Kaupunginhallituksen yleisjaosto ratkaisee kaupungin arkistotoimen yleistä järjestelyä koskevat asiat.

Tietopalvelupäällikön tehtävänä on

- johtaa kaupungin arkistotointa ja arkistonmuodostusta,

- huolehtia kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Arkistonmuodostajan puolesta arkistotoimesta vastaa ao. organisaatioyksikön johtava viranhaltija.

Arkistonmuodostajan tehtävänä

- määrätä arkistotoimen suunnittelusta, vastuusta ja käytännön hoidosta,

- määrätä arkistolleen vastuunalainen arkistonhoitaja ja osa-arkistonhoitajat ja näiden tehtävät sekä ilmoittaa heistä kaupungin keskusarkistolle,

- määrätä muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysajat ja tavat,

- ylläpitää asiakirjoista arkistonmuodostussuunnitelmaa ja toimittaa se kaupungin keskusarkistolle,

- huolehtia asiakirjojen arkistokelpoisuudesta,

- säilyttää asiakirjat turvallisesti,

- hävittää tarpeettomat asiakirjat siten, että tietosuoja on varmistettu,

- siirtää pysyvästi säilytettävät asiakirjat kaupungin keskusarkistoon,

- huolehtia asiakirjojen lainaamisesta toiselle viranomaiselle taikka arkistolaitokseen,

- huolehtia osaltaan tutkijapalvelusta.

Vastuunalaisen arkistonhoitajan ja osa-arkistonhoitajan tehtävänä on sen lisäksi, mitä arkistonmuodostaja on heidän tehtäväkseen antanut noudattaa kaupungin keskusarkiston antamia arkistonhoito-ohjeita.

Lautakunta tai johtokunta voi siirtää alaiselleen vastuunalaiselle arkistonhoitajalle ja osa-arkistonhoitajalle ratkaisuvaltaa asioissa, jotka koskevat:

- toimialaan liittyvien asiakirjojen hävittämistapaa annettuja ohjeita noudattaen,

- arkistossa säilytettävien asiakirjojen lainausta arkiston ulkopuolelle,

- arkistossa säilytettävien asiakirjojen käyttämistä tutkimustarkoituksiin ottaen huomioon sen, mitä on säädetty asiakirjojen julkisuudesta.

Lautakunta tai johtokunta voi antaa alaiselleen vastuunalaiselle arkistonhoitajalle tai osa-arkistonhoitajalle oikeuden antaa oikeaksi todistettuja otteita tai jäljennöksiä asianomaisessa arkistossa säilytettävistä asiakirjoista.

Jokaisen kaupungin palveluksessa olevan henkilön tulee hoitaa huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja, pitää ne asianmukaisesti järjestettyinä ja käsittelyn päätyttyä luovuttaa asiakirjat liitettäväksi arkistoon.

5 § Tietopalvelu

Arkistotoimen järjestäminen ja organisointi tulee järjestää siten, että asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot ovat hallinnon ja muiden tarvitsijoiden käytettävissä mahdollisimman helposti ja nopeasti.

Asia- ja asiakirjarekisterit, esimerkiksi diaarit, tulee laatia siten, että ne ohjaavat tehokkaasti arkistonmuodostusta. Asiakirjahakemistoja suunniteltaessa tulee välttää päällekkäisiä tietoja sisältäviä rekistereitä ja hakemistoja. Hakemistoja suunniteltaessa tulee selvittää myös automaation ja muun teknisen kehityksen tarjoamat mahdollisuudet. Jokaisesta arkistosta tehdään arkistoluettelo, jonka kaksoiskappale toimitetaan kaupungin keskusarkistolle.

Arkistotoimen tietopalvelussa sekä siihen liittyvässä asiakirjojen lainauksessa, esilleotossa ja palauttamisessa noudatetaan kaupungin keskusarkiston antamia ohjeita.

Konekielisiä tiedostoja muodostettaessa tulee ottaa huomioon kansallisarkiston niistä antamat erillismääräykset.

6 § Arkistonmuodostussuunnitelma

Jokaiselle arkistonmuodostajalle laaditaan arkistonmuodostussuunnitelma, jossa annetaan tarkemmat ohjeet arkistotoimen hoitamisesta. Suunnitelmaa laadittaessa noudatetaan kaupungin keskusarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita.

Arkistonmuodostussuunnitelman vahvistaa käyttöön asianomaisen arkistonmuodostajan johtava viranhaltija kaupungin keskusarkiston tarkastamisen ja hyväksymisen jälkeen. Vahvistamisen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelma annetaan tiedoksi asianomaiselle luottamuselimelle.

7 § Keskushallinnon tietopalvelut

Kaupungin keskushallinnon tietopalvelut -toimintoa johtaa tietopalvelupäällikkö, jonka tehtävät ovat:

- kaupungin asiakirjahallinnon, arkistotoimen sekä asiakirjoihin liittyvän tietosuojan ohjaaminen ja kehittäminen,

- ohjata ja kehittää kaupungin hallintokuntien vastaanottaman ja tuottaman tietoaineiston säilytystapoja sekä syntyvän tietoaineiston hyödyntämistä hallinnolle ja kuntalaisille,

- keskushallinnon päätösasioihin liittyvistä kirjaamis- ja arkistointitehtävistä huolehtiminen,

- kaupungin keskusarkistosta ja siellä olevien tietoaineistojen säilymisestä ja käytettävyydestä huolehtiminen,

- toiminnon hallussa oleviin asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta huolehtiminen.

Tietopalvelupäällikön ratkaisuvaltaan kuuluvat seuraavat asiat:

- päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista ja hävittämistavoista silloin, kun tehtävää ei ole annettu muulle viranomaiselle,

- päättää kaupungin keskusarkistossa säilytettävien asiakirjojen lainaamisesta arkiston ulkopuolelle,

- antaa kaupungin keskusarkistossa säilytettäviin asiakirjoihin kohdistuvat tutkimusluvat,

- antaa kaupungin keskusarkistossa säilytettäviin, käyttörajoituksella oleviin yksityisarkistoihin kohdistuvat tutkimusluvat.