Olet täällä

Käyttösäännöt

Koe Vaasa

KAUPUNGINTALON YLEISTEN TILOJEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT JA VUOKRAPERUSTEET 1.9.2013 alkaen (Kulttuuri- ja kirjastolautakunta, 29.8.2013)

Käyttösäännöt(pdf)

1. YLEISTÄ

Kaupungintalossa toimijoille varattavissa ovat juhlasali, peilisali, kamarimusiikkisali ja suuri neuvotteluhuone. Kaupungintalossa toimivien kaupungin yksiköiden tai muiden toimijoiden työhuonetiloja ei anneta ulkopuolisten käyttöön.

Tilat varataan kaupungintalon internetsivuilta löytyvän tilavarauslomakkeen avulla. Jos usealla eri vuokraajalla on tarve vuokrata sali samaan aikaan, ensisijainen vuokraaja ratkaistaan jäljempänä esitetyn salikohtaisen käyttäjien tärkeysjärjestyksen ja varaustilanteen mukaan. Näitä käyttösääntöjä tarkennetaan tarvittaessa eri käyttäjäryhmien osalta kulttuuri- ja kirjastolautakunnan tai viranhaltijan erillisellä päätöksellä.

Kaupungintalon isäntä ja virastomestari vastaavat tilojen järjestyksestä, mutta vuokraajan tulee antaa heidän avukseen tarvittava määrä järjestyksenvalvojia. Vuokraaja huolehtii tilaisuuden järjestämiseksi tarvittavien lupien anomisesta.

Vuokraaja vastaa kiinteistöön ja irtaimistoon kohdistuvista ja muista aiheuttamistaan mahdollisista vahingoista.
 

2. TILAT JA VUOKRAPERUSTEET

Kulttuuri- ja kirjastolautakunta päättää vuosittain tiloista perittävien vuokrien taksat. Voimassa olevat taksat ovat nähtävissä kaupungintalon internetsivuilla.

Vuokraan sisältyvät varatut tilat kalustoineen, tavanomainen siivous, sähkö sekä isännän ja virastomestarin palvelut. Talossa ei ole suihkutiloja esiintyjille. Tilaisuuteen liittyvistä kaluston (tuolit, penkit, kuorokorokkeet, pöydät yms.) siirroista huolehtii vuokraaja kaupungintalon isännän ja virastomestarin antamien ohjeiden mukaan. Siirtoon mahdollisesti liittyvistä kustannuksista vastaa vuokraaja. Mikäli tilaisuudesta aiheutuu erityisen paljon jätettä tai siivoustarvetta, tilaisuuden järjestäjän on huolehdittava jätteiden pois kuljettamisesta ja mahdollisista tavanomaisten siivouskustannusten ylittävistä kuluista.

Vuokraa ei peritä:

- Kulttuuri- ja kirjastotoimen sekä kaupunginorkesterin toiminnasta

- Kaupungin keskushallinnon edustus- ja juhlatilaisuuksista sekä vastaanotoista

- Sotaveteraanien tilaisuuksista

Vuokraperusteet:

- Vuokra peritään jälkikäteen

- Kaupungin hallintokunnilta peritään suuresta neuvotteluhuoneesta ja peilisalista klo 8.00–16.00 vuokraa 55 €/1-4 h ja ylimeneviltä tunneilta 12 €/h. Muina aikoina ja muista tiloista peritään taksan mukainen vuokra (kategoria: yksityishenkilöt ja kulttuuriyh-distykset).

- Jos tilojen vuokraaja on saman kalenterivuoden aikana saanut kulttuuri- ja kirjastolau-takunnalta avustusta, voidaan viranhaltijapäätöksellä vuokraajan etukäteen esittämän ja kirjalliseen anomukseen perustuen myöntää enintään 20 % alennusta normaalitak-san mukaisesta vuokrasta ao. tilaisuuteen vedoten.

- Kulttuurijohtajan viranhaltijapäätöksellä voidaan myöntää tapauskohtaisesti vuokraajan etukäteen toimittaman ja kirjalliseen anomukseen perustuen alennusta 30 % seuraavissa tapauksissa:

o Vaasan kaupungin kannalta sekä alueellisesti ja valtakunnallisesti merkittävät tilaisuudet

o Lasten ja nuorten kulttuuritoiminnan edistäminen

o Hyväntekeväisyystilaisuudet (riippuen keräyskohteesta)

o Yhteisöjen ja esiintyvien taiteilijoiden tasamerkkipäivä- ja taiteilijajuhlavuodet

- Kulttuuri- ja kirjastolautakunta päättää sille ennen tilaisuutta osoitetun kirjallisen ano-muksen perusteella tapauskohtaisesti ja vain erittäin painavasta syystä vuokranvapautuksesta

KVTES:n mukaiset isännän ja virastomestarin normaalin työajan ulkopuoliset työkor-vaukset veloitetaan todellisten kustannusten mukaan kaikilta tiloja vuokraavilta tahoilta, myös kaikilta vuokravapautuksen tai -alennuksen saaneilta, lukuun ottamatta sotaveteraaneja.

Mikäli tilan varaaja ei käytä tilaa eikä ole perunut varaustaan kahdeksan (8) päivää ennen varauksen alkamista tai tilaa käytetään ilman varausta/sopimusta, peritään varaajalta/ tilan käyttäjältä täysi vuokra. Tämä koskee kaikkia tiloja käyttäviä tahoja.

Kaikki tilat on jätettävä aina sellaiseen kuntoon, jossa ne olivat ennen tilaisuuden alkamista. Jos käyttäjä laiminlyö yleisten tilojen takaisinjärjestelyvelvollisuutta, Kulttuurikeskus laskuttaa hinnaston mukaisesti käyttäjää virastomestaripalvelusta ja/tai ylimääräisistä siivouskustannuksista.

Kaikkien vuokra-alennuksen tai -vapautuksen saaneiden toimijoiden tulee mainita Vaasan kaupunki tukijana markkinointimateriaalissa.
 

3. JUHLASALI

Käyttäjäryhmien tärkeysjärjestys

1. Vaasan kaupunginorkesteri, jonka tilavaraukset ovat sitovat sen jälkeen kun orkesterin kausiohjelma on hyväksytty

2. Kaupungin yksiköt, joiden tilaisuuksista etusijalla ovat erilaiset kulttuuritilaisuudet ja viralliset juhlat

3. Maksulliset ja maksuttomat tapahtumat ja tilaisuudet sekä merkittävien maakunnallis-ten, valtakunnallisten ja kansainvälisten tilaisuuksien järjestäjät

4. Wasa Sinfonietta ja Vaasan kamarimuusikot

Vaasan orkesteriyhdistyksen ylläpitämä Wasa Sinfonietta tekee yhteistyötä Vaasan kaupunginorkesterin kanssa mm. lainaamalla nuotteja kaupunginorkesterin käyttöön, sekä tukee ja täydentää toiminnallaan kaupungin musiikkitarjontaa. Wasa Sinfoniettan on mahdollista käyttää tilaa maksutta harjoitteluun 1 krt / vko ja konserttitoimintaan enintään 4 krt / vuosi sekä yhteen valmistavaan harjoitukseen / konsertti.

Vaasan kamarimuusikot ry koostuu suurimmalta osin Vaasan kaupunginorkesterin muusikoista ja Kuula-opiston opettajista. Yhdistys järjestää vuosittain noin 10–15 konserttia; kamarimusiikkikonsertteja ja muiden suomalaisten ryhmien konserttivierailuja Vaasaan. Toiminta tukee ja täydentää kaupungin musiikkitarjontaa. Vaasan kamarimuusikoiden on mahdollista käyttää tilaa maksutta konserttitoimintaan enintään 8 krt / vuosi sekä yhteen valmistavaan harjoitukseen / konsertti.

Muissa kuin em. tapauksissa Wasa Sinfoniettan ja Vaasan kamarimuusikoiden kaikki muut tilavaraukset käsitellään yhdenvertaisina muiden varausten tekijöiden kanssa ja tilan käytöstä peritään taksan mukainen maksu.

Juhlasalin vuokraan sisältyvät salin takana olevat lämpiötilat, äänentoisto puheita varten, pu-hujakoroke ja piano. Muusta varustuksesta on neuvoteltava erikseen tilavarausta tehtäessä. Juhlasalin flyygelin käytöstä sovitaan aina erikseen Vaasan kaupunginorkesterin kanssa.

Mikäli tilaisuuteen halutaan vartioitu vaatesäilytys tai tarjoilua, se tilataan erikseen Steinerpedagogiikan kannatusyhdistys ry:ltä, jonka kanssa Vaasan kaupunki on tehnyt sopimuksen kaupungintalon ravintolatoiminnasta ja vaatesäilytyksestä.
 

4. PEILISALI

Käyttäjäryhmien tärkeysjärjestys

1. Juhlasalin samaan aikaan vuokranneet

2. Kaupungin yksiköt, joiden tilaisuuksista etusijalla ovat viralliset tilaisuudet

3. Muut käyttäjät

Peilisali varataan pääsääntöisesti juhlasalin varauksen yhteydessä. Pelkästään peilisali voi-daan varata vain silloin, kun juhlasalissa ei ole konsertti- tms. toimintaa.

Mikäli tilaisuuteen halutaan vartioitu vaatesäilytys tai tarjoilua, se tilataan erikseen Steinerpedagogiikan kannatusyhdistys ry:ltä, jonka kanssa Vaasan kaupunki on tehnyt sopimuksen kaupungintalon ravintolatoiminnasta ja vaatesäilytyksestä.
 

5. KAMARIMUSIIKKISALI

Käyttäjäryhmien tärkeysjärjestys

1. Kaupungin yksiköt, joiden tilaisuuksista etusijalla ovat erilaiset kulttuuritilaisuudet ja viralliset juhlat

2. Vaasan kaupunginorkesteri

3. Maksulliset ja maksuttomat tapahtumat ja tilaisuudet sekä merkittävien maakunnallis-ten, valtakunnallisten ja kansainvälisten tilaisuuksien järjestäjät

4. Vaasan Ooppera ry

Vaasan Ooppera ry voi varata tilan käyttöönsä tärkeysjärjestyksessä sitä edeltävien käyttäjien tehtyä varauksensa. Yhdistyksen kanssa tehdään kaupungintalon tilojen käytöstä oma sopimus ja veloitetaan tilojen käyttömaksuna yhdistystä 1000 € / vuosi; käyttömaksu sisältää mm. kamarimusiikkisalin flyygelin käytön ja virityksen, sekä siivouskuluja.

Kamarimusiikkisalin vuokraan ei sisälly flyygelin käyttö. Käyttömaksu on taksan mukai-nen. Kulttuurikeskus huolehtii flyygelin virityksestä kerran vuodessa ja muut käyttäjät käyttömäärän ja tarpeen mukaisesti.

Kovaa ääntä aiheuttaviin tilaisuuksiin kamarimusiikkisalia vuokrataan vain silloin, kun kau-pungintalolla ei ole samaan aikaan muita tilaisuuksia.

Tila on jätettävä siihen kuntoon, jossa se oli ennen tilaisuuden alkamista.
 

6. SUURI NEUVOTTELUHUONE

Virka-aikana suuri neuvotteluhuone on käytettävissä kulttuuri- ja kirjastolautakunnan päättämällä tavalla vain kokous- tms. tarkoituksiin. Normaalia toimistotyötä häiritsevää ääntä aiheuttaviin tilaisuuksiin neuvotteluhuonetta vuokrataan vain virka-ajan ulkopuolella ja silloin, kun kaupungintalon 3. kerroksessa ei ole samaan aikaan muita tilaisuuksia.

Vaasan Ooppera ry voi varata tilan käyttöönsä toimintaansa varten.

Jokaisen neuvotteluhuoneen käyttäjän on huolehdittava

- kalusteiden paikalleen asettelusta

- apuvälineiden takaisin asettelusta

- tarjoiluvälineiden poistamisesta

- ylimääräisen kokouksessa käytetyn materiaalin ja välineiden poiskuljettamisesta

Kovaa ääntä aiheuttaviin tilaisuuksiin suurta neuvotteluhuonetta voi käyttää ja vuokrata vain silloin, kun kaupungintalolla ei ole samaan aikaan muita tilaisuuksia.

Tila on jätettävä siihen kuntoon, jossa se oli ennen tilaisuuden alkamista.
 

7. KULTTUURIKESKUKSEN JA KAUPUNGINORKESTERIN HENKILÖKUNNAN KAHVIHUONEEN KÄYTTÖ LÄMPIÖNÄ

Virka-ajan ulkopuolella 2. kerroksen kahvihuone voidaan sisällyttää jäljempänä mainituin ehdoin kamarimusiikkisalin vuokraan lämpiötilana ja samoin kahvihuoneessa olevaa pianoa voidaan käyttää erillisestä sopimuksesta virka-ajan ulkopuolella. Virka-aikana klo 8-16 kahvihuone on varattu Kulttuurikeskuksen ja kaupunginorkesterin henkilökunnan taukotilaksi.

Jokaisen kahvihuonetta lämpiönä käyttävän on huolehdittava, että

- kahvihuoneen kalusteet asetellaan paikalleen tilaisuuden jälkeen

- käytetyt tarjoiluvälineet tiskataan

- tilaisuuden järjestäjä itse kuljettaa suuret jätemäärät pois kahvihuoneesta

- Kulttuurikeskuksen tarvikkeita (kertakäyttöastiat, kahvi, sokeri yms.) tai henkilökunnan omia ruokia ja juomia kahvihuoneen kaapeissa ja jääkaapissa ei saa käyttää

- toimistoon tilatut lehdet ja saapuneet tiedotteet pysyvät kahvihuoneessa

Tila on jätettävä siihen kuntoon, jossa se oli ennen tilaisuuden alkamista.