Olet täällä

Tietoa kaupungista

Sisäisen valvonnan ohje

Sisäisen valvonnan ohje

1) Sisäisen valvonnan tarkoitus

Sisäinen valvonta on kunnallishallinnossa käsitteenä varsin uusi. Käytännössä johtamiseen on aina liittynyt sisäinen valvonta. Kuntalaissa on tilintarkastajan tehtäväksi määrätty sisäisen valvonnan asianmukaisuuden tarkastaminen. Kuntalaissa ei ole määrätty tarkemmin sisäisen valvonnan käsitettä. Sen järjestämisestä vastaa kunnan- tai kaupunginhallitus. Tilintarkastus ei korvaa sisäistä valvontaa ja tilintarkastajan on Kuntalain 73 §:n mukaan tarkastettava, onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti.

Sisäinen valvonta voi olla ennalta ohjaavaa, toimintarutiineihin sisältyvää jatkuvaa toimintojen ja varojen käytön seurantaa tai jälkikäteen tapahtuvaa. Sillä pyritään toiminnan tuloksellisuuden, edistämiseen, kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn sekä varojen huolellisen ja taloudellisen hoidon turvaamiseen.

Ylempien tarkastusviranomaisten kansainvälinen järjestö INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions) on määritellyt julkishallinnon sisäisen valvonnan periaatteet. Järjestön määrittelemä sisäisen valvonnan käsite ei rajoitu vain perinteiseen rahatalouteen ja siihen liittyvään hallinnolliseen valvontaan vaan kattaa laajemmin johdon valvonnan. Euroopan yhteisöjen talouden valvontajärjestelmä rakentuu myös INTOSAI:n periaatteille. Julkishallinnon sisäisen valvonnan periaatteet on määritelty seuraavasti:

”Sisäinen valvonta on johdon väline kohtuullisen varmuuden hankkimiseksi tavoitteiden saavuttamisesta. Johdolla on vastuu sisäisen valvonnan rakenteen asianmukaisuudesta ja tehokkuudesta. Jokaisen julkishallinnon organisaation päällikön (esimiehen) on varmistettava että oikeanlainen sisäisen valvonnan rakenne luodaan ja että se pidetään tehokkaana tarkastamalla sitä ja pitämällä se ajan tasalla. Sisäisen valvonnan rakenne määritellään organisaation sisäiseksi suunnitelmaksi, joka sisältää johdon suuntautumistavan, menetelmät, menettelytavat ja muut toimenpiteet, jotka antavat kohtuullisen varmuuden siitä että seuraavat yleiset tavoitteet saavutetaan:

· edistetään organisaation tehtävien mukaisesti toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuotteiden ja palveluiden laatua;

· turvataan resurssien menetyksiltä, jotka aiheutuvat tuhlauksesta, väärinkäytöstä, huonosta hoidosta, virheistä ja petoksista sekä muista epäsäännön-mukaisuuksista;

· noudatetaan lakeja, säännöksiä ja johdon ohjeita;

· kehitetään ja ylläpidetään luotettavia tietoja taloudesta ja hallinnosta ja esitetään ne rehellisesti määräaikaisissa raporteissa”.

Sisäinen valvonta jakaantuu

· sisäiseen tarkkailuun

· luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja

· sisäiseen tarkastukseen

1.1.) Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan aiotulla, hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Tarkkailu kuuluu luonnollisena osana palvelujen järjestämiseen ja muuhun toimintaan. Se on yleensä rationaalista toimintaa suunnittelun, päätöksenteon, toimeenpanon ja valvonnan muodostamassa toimintaketjussa. Sisäisen tarkkailun toimivuuden seuranta kuuluu ennen kaikkea johtovastuussa olevan tehtäviin.

Huonosti järjestetty sisäinen tarkkailu johtaa virheellisiin toimintoihin, vääriin raportteihin ja epätaloudellisiin ratkaisuihin sekä mahdollistaa väärinkäytökset. Kun sisäinen tarkkailu ei toimi, kuluu johdon ja vastuuhenkilöiden aika keskeisten johtamiskysymysten sijasta yksittäistapauksien jälkiselvittelyyn. Tarkkailun puuttuminen johtaa myös epävirallisiin ja suunnittelemattomiin toiminta- ja tarkkailurutiineihin. Havaitessaan järjestelmän epävarmaksi jokainen pyrkii itse varmistamaan oman osuutensa oikeellisuuden ja dokumentoinnin. Tällainen epävirallinen tarkkailu johtaa helposti huonoon ja kyräilevään työilmapiiriin. Se aiheuttaa myös tehottomuutta ja lisää kustannuksia.

1.2.) Seuranta on kunnallishallinnossa ennen muuta luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin valvonta sekä päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu.

1.3.) Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa; se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Sisäinen tarkastus tehdään toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa. Tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Perinteisiä tarkastuskohteita ovat olleet mm. rahavarat ja varastot. Uudemman käsityksen mukaan sisäinen tarkastuksen tehtävät ovat muuttuneet strategioiden, toimintaperiaatteiden ja tavoitteiden toteutumisen sekä informaatio-järjestelmien tarkastukseksi. Sisäisen tarkastuksen raportoinnin luonne on analysoiva ja toteava, mutta se ei kuitenkaan estä antamasta suosituksia todettujen heikkouksien ja puutteiden korjaamiseksi. 1)

1) Oy Audiator Ab: Sisäinen valvonta (1997), s. 8-9

2) Sisäisen tarkastuksen tehtävät ja asema

Kaupunginjohtajan alaisuudessa toimii sisäinen tarkastaja, jonka tehtäviin kuuluu hallinto- ja talousprosessien tarkastaminen sekä osallistuminen riskienhallinnan, sisäisen valvonnan ja hallinnon kehittämiseen. Sisäinen tarkastaja tukee kaupungin tavoitteiden toteutumista tarkastamalla ja arvioimalla organisaatioiden ja sisäisen valvonnan toimivuutta sekä toiminnan ja päätöksenteon säädöstenmukaisuutta. Sisäisen tarkastajan tulee olla puolueeton ja tasapuolinen, ja hänen tulee välttää eturistiriitoja.

3) Tarkastuksen sisältö

Sisäinen tarkastaja laatii jokaista tilivuotta varten tarkastettavista osa-alueista työ-ohjelman, jonka kaupunginjohtaja vahvistaa.

Sisäisen tarkastuksen osa-alueet ovat:

kirjanpito ja informaatiojärjestelmät

laskentatoimi

rahoitus

henkilöstö

materiaalitoimi ja vaihto-omaisuus

käyttöomaisuus

tietojenkäsittely

hallinto

eri toimintojen tuloksellisuus

4) Sisäisen tarkastuksen tehtäväkentän laajuus

Sisäisen tarkastuksen toiminta-aluetta ei ole rajattu. Myös tiedonsaantioikeus ja oikeus saada tavata tarvittavia henkilöitä sekä asiaan liittyvää fyysistä omaisuutta tarkastus-tehtävissä on taattu. Monet tiedot ja tarkastuksissa käsitellyt asiat ovat luottamuksellisia. Tarkastustyö pohjautuukin korkeaan moraaliin ja eettisiin arvoihin. Niin tarkastettavien kuin kaupunginjohdon tulee luottaa sisäisen tarkastuksen toimintatapojen ehdottoman objektiiviseen ja rehelliseen perustaan. Sisäisen tarkastajan on mahdotonta havaita kaikkia organisaatiossa tapahtuvia virheitä, joten Vaasan kaupungin toiminnot ja johtaminen on järjestettävä niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta.

5) Sisäisen tarkastuksen raportointi

Sisäinen tarkastaja raportoi kaupunginjohtajalle neljännesvuosittain työohjelman toteutumisesta. Nopeita toimenpiteitä vaativat asiat raportoidaan välittömästi.