Du är här

Om Vasa

Allmänna principer för utdelning av understöd

Godkända av stadsstyrelsen 11.9.2006 § 343

Vid budgeteringen, ansökningen, förvaltningsbehandlingen, beviljandet samt uppföljningen av Vasa stads understöd som beviljas föreningar, samfund, arrangörer av evenemang samt kulturstipendietagare skall de nedan nämnda principerna följas. På understöd som beviljas ur donationsfonderna iakttas dessa principer i tillämpliga delar.

1. Understödsanslag i stadens budget och bokföringsmässig behandling

I stadens budget baserar sig anvisande av anslag för understöd på lagar, förordningar, donationsfondernas stadgar eller stadens strategiska mål. De anslag som i budgeten reserverats för understöd budgeteras på de egna resultatenheterna/kontona. 

Understöd beviljas från de anslag som reserverats för ändamålet. I bokföringen antecknas understödsutgifterna genom användande av de för ändamålet grundade utgiftsslagen.

2. Ansökan om understöd

Understöd kan sökas av:

• Juridiska personer (föreningar, samfund m.m.)
• Arbetsgrupper, som har en juridisk ansvarsperson (bl.a. kulturstipendier och evenemangsunderstöd)
• Enskilda personer (bl.a. kulturstipendier)

Om de understöd som kan sökas skall kungöras i stadens kungörelsetidningar och på stadens anslagstavla samt publiceras på stadens Internetsidor. Vid ansökan om understöd skall man sträva efter gemensamma kungörelser och gemensamma ansökningstider för de olika förvaltningarna. För ansökan skall finnas ansökningsblanketter.

Understöd skall sökas skriftligen. Ansökningarna skall göras på de för ändamålet uppgjorda blanketterna. Även på annat sätt uppgjord ansökan beaktas, men sökanden kan vid behov ombes att uppgöra ansökan på vederbörande blankett för att alla nödvändiga uppgifter för behandling och uppföljning av ansökan skall finnas tillgängliga.

Till ansökan skall bifogas:

• Föreningens eller samfundets bokslut och verksamhetsberättelse för föregående år
• Verksamhetsårets budget 
• Vid evenemangsunderstöds- och stipendieansökningar skall verksamhetsplanen och budgeten gällande evenemanget eller stipendiet samt övriga utredningar som förutsätts separat finnas som bilagor

Om föreningens bokslut och verksamhetsberättelse från föregående år inte då understödet söks ännu är färdigt, skall det senaste bokslutet och den senaste verksamhetsberättelsen inlämnas och föregående års bokslut och verksamhetsberättelse då de blivit färdiga. Vid behov kan sökanden ombes att komplettera ansökan med separata utredningar.

Understödsansökningarna skall vara framme senast vid den tidpunkt som nämns i kungörelsen. Ansökningar som inkommit för sent kan tas till behandling endast av vägande skäl; beslut om detta fattas av den beviljande myndigheten.

Alla ansökningar tillställs stadens centralregistratur, som registrerar understödsansökan som inkommen och basuppgifterna i ansökan i uppföljningssystemet för understöd samt sänder ansökan till vederbörande beredare. Om ansökan har inkommit först till förvaltningen, antecknas mottagningsdagen på förvaltningen och ansökan tillställs centralregistraturen för centraliserad registrering. Om ansökan skall behandlas av en annan förvaltning/beredare, görs överföringen via centralregistraturen, som gör en anteckning i datasystemet om överföringen.

3. Principer för beviljande av understöd

Beviljandet av understöd baserar sig på följande principer:

• Verksamhetsgrunden för understödet utgår från en lag eller förordning (bl.a. idrotts- och ungdomsarbetslagen, lagen om kommunal kulturverksamhet) eller stadens strategiska mål
• Vid beviljande av understöd från donationsfonderna ligger fondernas stadgar som grund
• För ett och samma ändamål beviljas understöd i regel endast av ett organ
• Understöd beviljas i första hand sökande från Vasa. Understöd kan beviljas även till andra föreningar och samfund till den del som verksamheten inriktar sig på Vasa stads invånare
• Understöd får inte utan speciellt skäl beviljas samfund som vid ansökan om understöd inte har fungerat minst ett helt verksamhetsår
• Understöd beviljas inte för politisk partiverksamhet
• Om man vid principerna för beviljande av understöd förbinder sig till stödande av kontinuerlig verksamhet, skall ingående av ett separat avtal eller utnämnande av en representant till samfundets förvaltning övervägas

De organ som beviljar understöd fastställer mera detaljerade principer för beviljande utgående från organets strategiska mål.

4. Betalning av understöd

Understöd kan betalas, då myndighetens beslut har vunnit laga kraft och då understödstagaren har inlämnat de handlingar som understödsbeviljaren förutsätter. I brådskande fall kan av understödet betalas högst hälften innan föregående års bokslut och verksamhetsberättelse har inlämnats. För evenemang/projekt av engångsnatur skall utfallsuppgifter inlämnas på det sätt som understödsbeviljaren har fastställt. Små understöd betalas i en rat, större kan betalas i flera rater.  Innan understödet betalas ut skall kontrolleras om staden har fordringar hos understödstagaren och fordringarna kvittas från det understöd som skall utbetalas.

5. Uppföljning av understöden

För behandling och uppföljning av understöden har de organ som beviljar understöd i sitt bruk ett gemensamt datasystem, där uppgifter om bl.a. understödssökanden, användningsändamålet för understödet, beviljandet och utbetalningen sparas. I datasystemet kan även sparas avtal som gäller understöd. För registrets uppgiftsinnehåll finns en registerbeskrivning.

6. Arkivering av understödsansökningarna

Understödsansökningarna arkiveras på det sätt som arkivstadgandena förutsätter.