Du är här

Upplev Vasa

Användningsregler

ANVÄNDNINGSREGLER OCH HYRESGRUNDER FÖR STADSHUSETS ALLMÄNNA LOKALER FR.O.M. 1.9.2013 (Kultur- och biblioteksnämnden, 29.8.2013)

1. ALLMÄNT

I stadshuset finns festsalen, spegelsalen, kammarmusiksalen och ett stor sammanträdesrum som aktörer kan boka. De arbetsrum som stadens enheter eller andra aktörer har i stadshuset står inte till utomståendes förfogande.

Lokalerna reserveras med hjälp av den bokningsblankett som finns på stadshusets internetsidor. Om flera användare vill hyra en sal samtidigt, avgörs vilken hyrestagare som kommer i första hand enligt den nedan presenterade salspecifika prioritetsordningen och bokningssituationen. Dessa användningsregler preciseras vid behov för olika användargruppers del genom ett separat beslut av kultur- och biblioteksnämnden eller en tjänsteinnehavare.

Stadshusets värd och expeditionsvakt ansvarar för ordningen i utrymmena, men hyrestagaren ska till deras hjälp anvisa ett nödvändigt antal ordningsvakter. Hyrestagaren sköter om att de tillstånd som behövs för ordnandet av evenemanget anhålls.

Hyrestagaren ansvarar för skador som riktas mot fastigheten och inventarierna samt för andra eventuella skador som han förorsakar.

2. LOKALER OCH HYRESGRUNDER

Kultur- och biblioteksnämnden fattar årligen beslut om de taxor som ska uppbäras för lokalerna. De gällande taxorna finns till påseende på stadhusets internetsidor.

I hyran ingår de reserverade lokalerna jämte inventarier, sedvanlig städning, elektricitet samt värd- och expeditionsvaktsservice. I huset finns inte duschutrymmen för artister. Flyttning av inventarier (stolar, bänkar, körestrader, bord o. dyl.) sköter hyrestagaren enligt de anvisningar som stadshusets värd eller expeditionsvakt ger. För de kostnader som eventuellt ansluter sig till flyttningen ansvarar hyrestagaren. Om evenemanget förorsakar speciellt mycket avfall eller behov av städning, ska arrangören ansvara för att avfallet transporteras bort och för andra eventuella kostnader som överskrider de sedvanliga städkostnaderna.

Hyra uppbärs inte:

- för kultur- och biblioteksväsendets samt stadsorkesterns verksamhet

- stadens centralförvaltnings representations- och festtillställningar samt mottagningar

- krigsveteranernas evenemang

Hyresgrunder:

- hyra uppbärs i efterskott

- av stadens förvaltningar uppbärs en hyra på 55 €/1–4 h för det stora sammanträdes-rummet och spegelsalen kl. 8.00 – 16.00 och för varje överskridande timme 12 €/h. Övriga tider och för övriga lokaler uppbärs hyra enligt taxan (kategori: privatpersoner och kulturföreningar).

- om den som hyr lokalerna under samma kalenderår har beviljats understöd av kultur- och biblioteksnämnden, kan med beslut av tjänsteinnehavare utgående från en av hy-restagaren på förhand framlagd skriftlig ansökan beviljas högst 20 % nedsättning av hyran enligt den normala taxan med hänvisning till ifrågavarande evenemang.

- med kulturchefens tjänsteinnehavarbeslut kan från fall till fall utifrån en av hyrestaga-ren på förhand inlämnad skriftlig ansökan beviljas en nedsättning på högst 30 % i följande fall:

o Regionalt eller nationellt sett viktiga evenemang ur Vasa stads synvinkel

o Främjande av kulturverksamhet för barn och ungdomar

o Välgörenhetsevenemang (beroende på insamlingsobjektet)

o Sammanslutningars och uppträdande konstnärers jämna bemärkelsedagar och konstnärsjubileum

- Kultur- och biblioteksnämnden beslutar utifrån en skriftlig ansökan som riktats till den före evenemanget från fall till fall och enbart av synnerligen vägande skäl om befri-else från hyra.

Ersättningar för arbete utanför normal arbetstid för värden och expeditionsvakten en-ligt AKTA faktureras enligt de verkliga kostnaderna av alla parter som hyr lokaler, även alla dem som fått hyresbefrielse eller -nedsättning, förutom krigsveteraner.

Om den som reserverat en lokal inte utnyttjar den och inte har annullerat sin reserve-ring åtta (8) dagar innan reserveringen inleds eller lokalen används utan reserve-ring/avtal, uppbärs full hyra av den som reserverat/använt lokalen. Det här gäller alla parter som använder lokalerna.

Alla lokaler ska alltid lämnas i det skick som de var innan tillställningen började. Om användaren försummar skyldigheten att återställa de allmänna lokalerna, fakturerar Kulturcentret användaren enligt prislistan för expeditionsvaktsservicen och/eller extra städkostnader.

Alla aktörer som fått hyresnedsättning eller -befrielse ska nämna Vasa stad som bidragsgivare i sitt marknadsföringsmaterial.
 

3. FESTSALEN

Användargruppernas prioritetsordning

1. Vasa stadsorkester, vars lokalreserveringar är bindande efter att orkesterns säsongsprogram har blivit godkänt

2. Stadens enheter, varav olika kulturevenemang och officiella fester prioriteras bland evenemangen

3. Avgiftsbelagda och avgiftsfria evenemang och tillställningar samt betydande evenemangsarrangörer på landskapsnivå, nationell och internationell nivå.

4. Wasa Sinfonietta och Vasa kammarmusiker

Wasa Sinfonietta, som upprätthålls av Vasa orkesterförening, samarbetar med Vasa stadsorkester bl.a. genom att låna noter för stadsorkesterns bruk, samt stöder och kompletterar stadens musikutbud med sin verksamhet. Wasa Sinfonietta kan använda lokalen avgiftsfritt för repetitioner 1 gång/vecka och för konsertverksamhet högst 4 gånger/år samt för en förberedande repetition/konsert.

Vasa kammarmusiker rf består till största delen av musiker i Vasa stadsorkester och lärare vid Kuula-institutet. Föreningen ordnar årligen ca 10–15 konserter; kammarmusikkonserter och andra finländska gruppers konsertbesök i Vasa. Verksamheten stöder och kompletterar stadens musikutbud. Vasa kammarmusiker kan använda lokalen avgiftsfritt för konsertverk-samhet högst 8 gånger/år samt för en förberedande repetition/konsert.

I andra än ovan nämnda fall behandlas Wasa Sinfoniettas och Vasa kammarmusikers alla övriga lokalbokningar likvärdigt med andra som gör bokningar och för användning av lokalen uppbärs en avgift enligt taxan.

I hyran för festsalen ingår foajéutrymmena bakom salen, ljudåtergivning för tal, talarstol och piano. Om den övriga utrustningen ska förhandlas separat vid bokningen av lokalen. Om användningen av festsalens flygel överenskoms alltid separat med Vasa stadsorkester.

Om man vill ha övervakad garderob eller servering vid evenemanget, ska detta beställas separat från Understödsföreningen för Steinerpedagogik rf, med vilken Vasa stad har ingått ett avtal om restaurangverksamhet och garderob i stadshuset.

4. SPEGELSALEN

Användargruppernas prioritetsordning

1. De som hyrt festsalen samtidigt

2. Stadens enheter, varav officiella evenemang prioriteras bland evenemangen

3. Övriga användare

Spegelsalen bokas i regel i samband med bokningen av festsalen. Enbart spegelsalen kan bokas bara då det inte är konsert eller dylik verksamhet i festsalen.

Om man vill ha övervakad garderob eller servering vid evenemanget, ska detta beställas separat från Understödsföreningen för Steinerpedagogik rf, med vilken Vasa stad har ingått ett avtal om restaurangverksamheten och garderoben i stadshuset.

5. KAMMARMUSIKSALEN

Användargruppernas prioritetsordning

1. Stadens enheter, varav olika kulturevenemang och officiella fester prioriteras bland evenemangen

2. Vasa stadsorkester

3. Avgiftsbelagda och avgiftsfria evenemang och tillställningar samt betydande evenemangsarrangörer på landskapsnivå, nationell och internationell nivå.

4. Vasa Opera rf

Vasa Opera rf kan boka lokalen för sitt bruk efter att användare som i prioritetsord-ningen står före har gjort sin bokning. Med föreningen ingås ett eget avtal om användningen av stadshusets lokaler och som användningsavgift för lokalerna uppbärs av föreningen 1000 €/år; i användningsavgiften ingår bl.a. användning och stämning av kammarmusiksalens flygel samt städningskostnader.

I kammarmusiksalshyran ingår inte användning av flygeln. Användningsavgiften är enligt taxan. Kulturcentret sköter om stämningen av flygeln en gång per år och de övriga användarna i enlighet med användningsmängden och behovet.

Vid evenemang som föranleder hårt ljud hyrs kammarmusiksalen ut bara då det inte ordnas andra evenemang samtidigt i stadshuset.

Lokalen ska lämnas i det skick som den var innan evenemanget inleddes.

6. STORA SAMMANTRÄDESRUMMET

Under tjänstetid kan det stora sammanträdesrummet användas på det sätt som kultur- och biblioteksnämnden beslutar enbart för möten e.d. ändamål. För evenemang som föranleder ljud som stör det normala byråarbetet hyrs sammanträdesrummet ut endast utanför tjänstetid och då det inte samtidigt ordnas andra evenemang i stadshusets tredje våning.

Vasa Opera rf kan boka rummet för sin verksamhet.

Var och en som använder sammanträdesrummet ska se till att

- möblerna sätts tillbaka på sin plats

- hjälpmedel sätts tillbaka på sin plats

- serveringstillbehör plockas bort

- överloppsmaterial och -utrustning som använts vid mötet förs bort

Vid evenemang som föranleder hårt ljud kan stora sammanträdesrummet användas och hyras ut bara då det inte ordnas andra evenemang samtidigt i stadshuset.

Lokalen ska lämnas i det skick som den var innan evenemanget inleddes.

7. ANVÄNDNING AV KULTURCENTRETS OCH STADSORKESTERNS PERSONALS KAFFERUM SOM FOAJÉ

Utanför tjänstetiden kan kafferummet i andra våningen på nedan nämnda villkor inbegripas i kammarmusiksalens hyra som foajéutrymme och likaså kan pianot i kafferummet användas enligt ett separat avtal utanför tjänstetid. Under tjänstetid kl. 8-16 är kafferummet reserverat som pausrum för Kulturcentrets och stadsorkesterns personal.

Den som använder kafferummet som foajé ska se till att

- möblerna i kafferummet sätts tillbaka på sin plats efter evenemanget

- de serveringstillbehör som använts diskas

- evenemangets arrangör transporterar själv bort stora avfallsmängder från kafferum-met

- Kulturcentrets tillbehör (engångskärl, kaffe, socker o.d.) eller personalens egen mat och dryck i kafferummets skåp eller kylskåp får inte användas

- de tidningar som beställts och meddelanden som kommit till byrån lämnas kvar i kaf-ferummet

Lokalen ska lämnas i det skick som den var innan evenemanget inleddes.