Du är här

Om Vasa

Direktiv för intern tillsyn

Direktiv för intern tillsyn

1) Syftet med intern tillsyn

Intern tillsyn är som begrepp rätt nytt i kommunalförvaltning. I praktiken har intern tillsyn alltid ingått i styrning. I kommunallagen har man inte exakt definierat begreppet intern tillsyn. Kommun- eller stadsstyrelsen ansvarar för anordnandet av intern tillsyn. Revision ersätter inte intern tillsyn och revisorn bör enligt kommunallagen § 73 granska om den interna tillsynen är ordnad på behörigt sätt.

Intern kontroll kan vara förebyggande, en i verksamhetsfunktioner ingående kontinuerlig uppföljning av funktioner och användande av medel eller något som äger rum efteråt. Med den strävar man till befrämjande av verksamhetens lönsamhet, säkerställande av bokföringens och de övriga informationssystemens pålitlighet, förebyggande av misstag, fel och missbruk samt tryggande av en omsorgsfull och ekonomisk skötsel av medel.

De högre revisionsmyndigheternas internationella organisation INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions) har definierat principerna för den interna tillsynen av offentlig förvaltning. Begreppet intern tillsyn som organisationen har definierat begränsar sig inte enbart till traditionell penningekonomi och tillhörande administrativ tillsyn utan täcker mera omfattande ledningens tillsyn. De europeiska samfundens ekonomiska övervakningssystem bygger även på INTOSAI:s principer. Principerna för den offentliga förvaltningens interna tillsyn är definierade på följande sätt:

”Den interna tillsynen är ledningens medel i syfte att skaffa en måttlig säkerhet då det gäller uppnående av resultat. Ledningen har ansvar för att den interna tillsynens struktur är saklig och effektiv. Varje chef i den offentliga förvaltningens organisation bör säkerställa att en rätt struktur av intern tillsyn skapas och att den bibehålls effektiv genom granskning och uppdatering. Den interna tillsynens struktur definieras som organisationens interna plan som innehåller ledningens inriktningssätt, metoder, förfaringssätt och övriga åtgärder som ger en måttlig säkerhet av att följande allmänna mål uppnås:

· man befrämjar aktiviteternas regelmässighet enligt de uppgifter som organisationen har, lönsamhet, produktivitet, och sätt att verka samt produkters och tjänsters kvalitet;

· man säkrar sig för resursförluster som förorsakas av slöseri, missbruk, dålig skötsel, fel, och förskingringar samt övriga oregelmässigheter;

· man efterlever lagar, förordningar och ledningens direktiv;

· man utvecklar och upprätthåller tillförlitliga uppgifter som berör ekonomi och administration och rapporterar ärligt om dessa saker regelbundet”.

Intern tillsyn indelas i:

· Intern kontroll

· uppföljning som sköts av förtroendevalda

· intern revision

1.1.) Intern kontroll är en kontinuerlig övervakning av arbetsskeden eller separata åtgärder som hänför sig till verksamheten och förbrukningen av medel. Med intern kontroll säkerställer man att uppgifterna sköts på rätt tid, på vederbörligt, godkänt sätt och inom de ramar av resurser man anvisat respektive uppgift. Kontroll ingår som en naturlig del i arrangemang av tjänster och övrig verksamhet. Det är vanligtvis rationell verksamhet i en aktivitetskedja som består av planering, beslutsfattning, verkställande och övervakning. Uppföljningen av den interna tillsynens funktionalitet hör framför allt till de ansvariga i ledningen.

En dåligt arrangerad intern kontroll leder till felaktiga aktiviteter, falska rapporter och oekonomiska lösningar samt möjliggör missbruk. Då den interna kontrollen inte fungerar, åtgår ledningens och ansvarspersonernas tid till utredningar av enskilda fall istället för centrala ledningsfrågor. Bristen av kontroll leder även till inofficiella och oplanerade verksamhets- och kontrollrutiner. Då man märker att systemet är osäkert strävar man till att säkerställa riktigheten och dokumenteringen för sin egen del. Denna typ av inofficiell kontroll leder lätt till en dålig och negativ arbetsmiljö. Den förorsakar även ineffektivitet och kostnader.

1.2.) Uppföljning är i kommunalförvaltning framför allt den del av intern kontroll som hör till de förtroendevalda. De centrala uppgifterna för uppföljningen är tillsättande av rapporteringsförpliktelser, övervakning av rapportering samt jämförelse av beslut och de resultat som presenteras i rapporter.

1.3.) Intern revision är den synliga delen av intern kontroll; det är aktiv, systematisk och offentlig verksamhet. Den interna revisionen utförs under ledning av och underställd den operativa ledningen. Det är övervakning i granskningssyfte. Målet för revisionen vet att hans eller hennes prestation är objekt för utvärdering. Traditionella granskningsobjekt har bl.a. varit penningmedel och varulager. Enligt den nyare uppfattningen har den interna revisionens uppgifter förändrats till en granskning av strategier, verksamhetsprinciper och uppnående av mål samt informationssystem. Karaktären för den interna revisionen är analyserande och konstaterande, men den hindrar inte att revisionen ger rekommendationer i syfte att korrigera de svagheter och brister som konstaterats. 1)

1) Oy Audiator Ab: Sisäinen valvonta (1997), s.8-9

2) Den interna revisionens uppgifter och ställning

Den interna revisorn arbetar underställd stadsdirektören och har som uppgift att granska de administrativa och ekonomiska processerna samt deltaga i utvecklingen av riskhanteringen, den interna tillsynen och förvaltningen. Den interna revisorn stöder förverkligandet av stadens mål genom att granska och utvärdera hur organisationerna och den interna tillsynen fungerar samt att verksamheten och beslutsfattandet sker i enlighet med stadgorna. Den interna revisorn bör vara opartisk och objektiv och bör undvika intressekonflikter.

3) Revisionens innehåll

Den interna revisorn uppgör för varje räkenskapsår ett arbetsprogram över de delområden som skall granskas. Stadsdirektören bekräftar arbetsprogrammet.

Den interna revisionens delområden är:

bokföring och informationssystem

redovisning

finansiering

materialförvaltning och omsättningstillgångar

anläggningstillgångar

ADB

administration

olika aktiviteters lönsamhet

4) Omfattningen av den interna revisionens arbetsfält

Man har inte avgränsat den interna revisionens verksamhetsfält. Även rätten att få information, träffa erforderliga personer samt tillgången till fysisk egendom i granskningsuppdrag är garanterad. Många uppgifter och saker som granskas är konfidentiella. Revisionsarbetet grundar sig på hög moral och etiska värderingar. Såväl de som blir granskade som stadens ledning bör lita på den absoluta objektiva och ärliga grund som den interna revisionens verksamhetssätt baserar sig på. Det är omöjligt för den interna revisorn att uppdaga alla fel som uppkommer i organisationen, så aktiviteterna och ledningen i Vasa Stad bör arrangeras så att man på alla nivåer och funktioner har en tillräcklig intern kontroll.

5) Rapportering av den interna revisionen

Den interna revisorn rapporterar kvartalsvis till stadsdirektören om förverkligandet av arbetsprogrammet. Saker som kräver snabba åtgärder rapporteras omedelbart