Du är här

Om Vasa

Vasa stads koncerndirektiv

Godkänd av stadsfullmäktige 12.6.2017 § 92, träder i kraft 1.7.2017 Stadsfullmäktige har godkänt ändringen av koncerndirektivets 10 § 23.4.2018.

Innehållsförteckning
1.    Koncerndirektivets syfte och mål    2
2.    Behandlingen och godkännandetav koncerndirektivet    2
3.    Koncerndirektivets bindande verkan    2
4.    Styrning och ledning av stadskoncernen    3
5.    Samfundens styrelsers sammansättning och utnämnande    3
6.    Samfundens informationsskyldighet och ägarnas förhandsuppfattning    4
7.    Ekonomi och koncernrapportering    4
8.    Revision och rätt att få information    5
9.    Kommunikation    5
10.    Samarbete och centraliserade koncernfunktioner samt upphandlingar    5

 
Vasa stads koncerndirektiv

1.    Koncerndirektivets syfte och mål
Utgångspunkten för Vasa stadskoncerns verksamhetsidé är stadens strategi och ägarpolitiska riktlinjer som godkänts av stadsfullmäktige. Grundförutsättningen för att de mål som där uppsatts ska uppnås är ett fungerande samarbete och förhandlingskultur i stadskoncernen.

Koncerndirektivet är ett allmänt direktiv, vars syfte är att främja att en gemensam syn bildas och att de mål som stadsfullmäktige satt uppnås på hela koncernnivån. Kommunkoncernen har definierats i 6 § i kommunallagen (410/2015). Med koncerndirektivet strävar man efter att förenhetliga styrningen i stadskoncernens dotterbolag, öka verksamhetens transparens, förbättra kvaliteten på de uppgifter som fås om stadens dottersamfund och effektivera det ömsesidiga informationsflödet. Syftet med koncerndirektivet är att stöda förutsättningarna för ledandet av stadskoncernen och ägarstyrningen så att koncernen kan ledas och styras med enhetliga principer.

Koncerndirektivet gäller i första hand Vasa stadskoncerns dottersamfund samt relationerna mellan stadsmodern och dottersamfunden. Stadens representanter ska sträva efter att man i samkommunerna och stadens intressesamfund samt i stadens övriga verksamhet iakttar principerna i stadens koncernstyrning. Speciellt gällande informationen och rapporteringen ska man förfara såsom det har beskrivits i detta direktiv. Andra representanter för Vasa stad än de som finns i dottersamfunden ska se till att ärenden som är betydande från stadskoncernens synpunkt förs till koncernledningens kännedom.

2.    Behandlingen och godkännandetav koncerndirektivet
Koncerndirektivet ska föras för godkännande till bolagsstämmorna för de dottersamfund som är inom stadens bestämmanderätt eller till motsvarande förvaltningsorgan, då samfundsformen är en annan än aktiebolag. Koncerndirektivet ska föras för behandling också i en samkommuns och ett intressesamfunds förvaltningsorgan så att förvaltningsorganet åtminstone antecknar koncerndirektivet för kännedom.

3.    Koncerndirektivets bindande verkan
Koncerndirektivet iakttas i de dottersamfund som hör till stadskoncernen, om inte något annat följer av lagstiftningen eller aktieägaravtalet gällande dem.
Staden tar vid sin ägarstyrning i beaktande principerna för ett jämlikt bemötande av ägarna av samfund som ingår i den lagstiftning som gäller samfundet. Till ägarstyrningen hör inte att samfundet fattar beslut eller vidtar åtgärd i syfte att ge en otillbörlig fördel för en av samfundets ägare till nackdel för samfundet eller samfundets andra ägare.
Då enskilda direktiv som baserar sig på koncerndirektivet står i strid med bestämmelserna gällande samfundet, såsom med samfunds- eller bokföringslagstiftningen eller annan tvingande lagstiftning iakttas den gällande tvingande lagstiftningen.
Koncerndirektivet ändrar inte den juridiska ställningen eller ansvaret för dottersamfundens ledning.
 
4.    Styrning och ledning av stadskoncernen
Stadsfullmäktige sätter i budgeten mål för verksamheten och ekonomin för dottersamfunden. Målen styr stadens representanter i dottersamfundens organ. Stadsfullmäktige beslutar om bolagens och samfundens stiftelseurkund och de placeringar av eget kapital som ska göras i dem.
Stadsstyrelsens koncernsektion svarar i enlighet med 24 § i förvaltningsstadgan för styrningen av stadskoncernen och ordnandet av koncernövervakningen. På tjänstens vägnar hör stadsdirektören, sektordirektörerna och ekonomidirektören till koncernledningen. Koncernledningen hör vid behov också andra tjänsteinnehavare som hör till stadens ledning.
Med styrning av stadskoncernen avses ägarstyrning och utfärdande av anvisningar som gäller kontrollen i dottersamfunden. Koncernledningen svarar för styrningen av stadskoncernen. Stadsstyrelsens koncernsektions rätt att ge anvisningar gäller också representanter som väljs av fullmäktige eller något annat organ. Koncernledningen svarar för ordnandet av koncernkontrollen och rapporteringen samt riskhanteringen. Målområden för koncernkontrollen är speciellt uppföljning, analysering och rapportering av resultatet av koncernbolagens verksamhet och ekonomiska ställning.
Dotter- och intressesamfundens samt samkommunernas ledning svarar för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen på ett behörigt och resultatrikt sätt. Samfunden ska rapportera till koncernledningen om hur den interna kontrollen och riskhanteringen är ordnad och om resultatrikheten samt om hanteringen av betydande risker.
Stadsdirektören svarar för ledningen av stadskoncernen. Stadsdirektören föredrar ärenden som gäller ordnandet av koncernstyrningen och -kontrollen för stadsstyrelsens koncernsektion. Stadsdirektören sköter kontakterna till koncernsamfunden samt följer med och övervakar samfundens verksamhet. Stadens centralförvaltning svarar under ledning av stadsdirektören för den beredning som görs, om vilket finns närmare bestämmelser i centralförvaltningens verksamhetsstadga.

5.    Samfundens styrelsers sammansättning och utnämnande
Valet av styrelsemedlemmar hör till de viktigaste besluten som fattas vid bolagsstämman. Stadsstyrelsens koncernsektion beslutar om utnämnande av stadens representanter i dottersamfunds, intressesamfunds och andra samfunds styrelser och vid behov annat samfunds organ (en förteckning över samfunden finns som bilaga till koncerndirektivet). En viktig form av inflytande i dottersamfundens verksamhet är en lyckad utnämning av medlemmar i styrelserna och vid behov ändring av dem. Mandattiden för styrelsens medlemmar är tidsbestämd: medlemmarna väljs för ett år åt gången. Stadsstyrelsens koncernsektion tar inom ramen för bolagsrodningen ställning till antalet medlemmar som ska väljas till styrelsen. Till styrelsen är det motiverat att välja minst fem och högst sju medlemmar förutom då det gäller till verksamhetsområdet små bolag, till vilka tre medlemmar väljs.
I styrelsens sammansättning ska bolagets verksamhetsbehov och bolagets utvecklingsskede beaktas. Med tanke på styrelsens uppgifter och en effektiv verksamhet är det viktigt att styrelsen består av medlemmar som har tillräckligt och mångsidigt kunnande samt erfarenhet så att de kompletterar varandra (Kommunallagen 47 §).
 
Den som väljs till styrelsemedlem ska ha för uppgiften förutsatt behörighet, tillräcklig sakkunskap inom ekonomi och företagsverksamhet och möjlighet att använda tillräckligt med tid för skötsel av uppgiften. Styrelsens medlemmar ska därtill ha en ändamålsenlig och tillräcklig sakkunskap om verksamhetsområdet, bolagets verksamhet samt förvaltning och ledarskap. Kraven i jämställdhetslagen ska beaktas i styrelsens sammansättning.

6.    Samfundens informationsskyldighet och ägarnas förhandsuppfattning
Stadens representanter i dotter- och intressebolagens samt samkommunernas organ ska redan i beredningsskedet informera koncernledningen om ett ärende som är betydande. En av staden utsedd styrelseordförande i ett dottersamfund eller annat samfund har skyldighet att övervaka att information har getts om ett viktigt ärende och att det antecknas i protokollet vid det styrelsemöte där beslut fattas i ärendet. Om staden inte har utsett ordföranden i samfundets styrelse är det de övriga representanternas skyldighet att se till att information har getts om ärendet. Om beredningen av ett betydande ärende informeras och ägarens förhandsuppfattning hämtas hos stadsdirektören i följande ärenden:
    betydande utökning av affärsverksamheten eller försäljning av affärsverksamheten eller en betydande del av den inklusive bildande av dottersamfund
    investeringar som är betydande i förhållande till verksamheten samt skaffande eller överlåtande av viktiga tillgångar eller rättigheter eller ingående av annat betydande avtal
    ändring av bolagsordningen eller motsvarande, om inte ändringen är teknisk eller annars obetydlig
    betydande ändring av kapital- och ägarstrukturen
    betydande låntagning och beviljande av lån eller säkerhet
    överlämnande av tillgångar till konkurs eller likvidation
    betydande personalpolitiskt ärende, val av verkställande direktör eller motsvarande tjänsteman och avlöning samt ibruktagande eller ändring av bonuslönesystem
    avtal mellan bolaget och bolagets aktieägare eller bolaget och dess styrelsemedlem eller verkställande direktör, då avtalet gäller annat än samfundets sedvanliga verksamhet eller det ingås med ovanliga villkor.
    annan händelse som på ett betydande sätt inverkar på bolagets resultat och risk
    annat från bolagets synvinkel betydande ärende
Information och inhämtande av ägarens förhandsuppfattning är inte en formbunden administrativ åtgärd. Utgångspunkten är att inhämtande av förhandsuppfattning är en helt formfri åtgärd. Om det råder oklarhet om huruvida ärendet förutsätter information eller utredande av förhandsuppfattning, ska en förfrågan göras hos stadsdirektören eller en av denna förordnad person.

7.    Ekonomi och koncernrapportering
Dottersamfundets styrelse eller motsvarande organ ska ge koncernledningen de uppgifter som behövs för bedömning av stadskoncernens ekonomiska ställning och beräknande av resultatet av dess verksamhet.
Dottersamfunden utnyttjar eventuell av koncernledningen godkänd extern bokföringsservice för stadskoncernen.
 
Dotter- och intressesamfunden samt samkommunerna ska rapportera om sin verksamhet och ekonomi enligt de anvisningar som stadens ekonomidirektör utfärdat. Om rapporteringens innehåll och förfaringssätt förhandlas och överenskoms mellan staden och samfunden. Stadens ekonomiplaneringsenhet uppgör uppföljningsrapporter och översikter om dottersamfundens verksamhet och bereder också utgående från rapporterna utfärdande av anvisningar som är nödvändiga med tanke på dottersamfundens ekonomi. Stadsstyrelsen ger i samband med koncernbokslutet uppgifterna till stadsfullmäktige om koncernsamfundens verksamhet och ekonomi.
Dotter- och intressebolagens samt samkommunernas investeringar samt finansierings-, låne-, borgens- och säkerhetsärenden bereds vid behov i samarbete med stadens ekonomidirektör. Ekonomidirektören kan också ge samfunden separata anvisningar om skötseln av ekonomin. Dotter- och intressesamfunden samt samkommunerna ska i förväg informera staden om sitt finansieringsbehov för följande år som en del av stadens budgetberedning. Stadsstyrelsen har rätt att bevilja interna lån till stadskoncernens dotter- och intressesamfund.
Samfunden ska själva konstatera vilket av det material som sänts till koncernledningen som innehåller affärshemligheter och därför är sekretessbelagda.

8.    Revision och rätt att få information
Stadsstyrelsens koncernsektion utser en revisorskandidat till stadens dottersamfund med iakttagande av bestämmelserna om revisor i 122 § i kommunallagen. Revisionsnämnden ger vid behov stadsstyrelsens koncernsektion mer detaljerade anvisningar om utförandet av revisionen.
Staden har inte som majoritetsaktieägare rätt att få mer omfattande information än minoritetsaktieägarna och rätten att få information gäller inte invånare eller enskilda förtroendevalda inom staden. Revisionsnämnden har i uppgift att utvärdera om de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har förverkligats i stadskoncernen. Bestämmelser om revisionsnämndens rätt att få upplysningar finns i 124 § i kommunallagen.

9.    Kommunikation
Kommuninvånarna ska ges sådana tillräcklig uppgifter om stadskoncernens verksamhet som med beaktande av samfundets ställning och funktioner kan ges. Dotter- och intressesamfunds kommunikation ska stöda genomförandet av stadens strategi.
Samfundet informerar själv om sina ärenden till de egna kunderna och intressenterna. Samfundet ska ha en egen kommunikationsplan och mål för kommunikationen med beaktande av verksamhetens omfattning.
Stadens kommunikationsenhet stöder samfundets kommunikation och mål med sin egen kommunikation t.ex. genom att berätta om aktuella saker inom samfundet på sina webbsidor och i annan information.

10.    Samarbete och centraliserade koncernfunktioner samt upphandlingar
I dotter- och intressesamfunden samt i samkommunerna ska man sträva efter att utnyttja yrkes- och specialkunnandet inom stadskoncernens olika stödtjänster. Sådana tjänster är till exempel upphandlingsväsendet, informationsteknik, ekonomi- och personalförvaltningsservice, telefonväxel, grafiska tjänster, företagshälsovård, matservice, städservice, materialförvaltnings- och logistikservice, juridiska ärenden, verksamhetslokalsarrangemang och andra gemensamma stödtjänster. En del av dessa tjänster producerar Mico Botnia Ab och TeeSe Botnia Ab. Ordnandet av centraliserad samservice avgörs som separata frågor.
Stadens representanter ska i de olika samfundens organ sträva efter att handla så att samfundets verksamhet motsvarar stadens mål och att staden och samfunden samarbetar i de fall då det är till fördel för hela koncernen. 
Dotter- och intressesamfund, vilka är offentliga upphandlande enheter, ska godkänna Vasa stads upphandlingsdirektiv eller upprätta ett eget och överlämna det till staden.
Dotter- och intressesamfundets styrelse ska övervaka att de bestämmelser och anvisningar som har utfärdats om offentliga upphandlingar iakttas i de samfund som enligt lagen om offentlig upphandling har definierats som upphandlande enheter.
Dotter- eller  intressesamfundet ska i mån av möjlighet vid sina offentliga upphandlingar använda sig av konkurrensutsättningsservicen inom TeeSe Botnia Ab och de centraliserade upphandlingsavtal, vilka TeeSe Botnia separat har beslutat om.  
Vid planering av upphandling av informationssystem ska stadens informationsförvaltnings ledning kontaktas på förhand. Koncernsamfunden kommer på lång sikt att övergå till en enhetlig helhetsarkitektur och de ska iaktta gemensamma strategier och handlingsdirektiv inom informationsförvaltningen, om det inte finns några betydande hinder för detta med tanke på verksamheten eller ekonomin.
Dotter- och intressesamfundens samt sankommunens styrelse ska också övervaka att man i samfundet iakttar de bestämmelser och anvisningar som utfärdats om förebyggande av grå ekonomi.