Du är här

Om Vasa

Verksamhetsdirektiv för arkivfunktionen

Godkänd av stadsstyrelsen 10.3.1997. Träder i kraft 1.4.1997. Ändring 26.11.2001 § 671.

1 § Tillämpande av verksamhetsdirektiven för arkivfunktionen

Stadens arkivfunktion skall enligt arkivlagen organiseras av stadsstyrelsen. Dessa verksamhetsdirektiv utgör en stadga som utfärdats med stöd av lagen, vars bestämmelser iakttas inom stadens arkivfunktion utöver vad som bestämts i lagar, förordningar, riksarkivets direktiv eller stadens instruktioner.

2 § Arkivfunktionen

Arkivfunktionen har i uppgift

- att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga, vilket omfattar

- registrering och annan diarieföring
- arkivering och förteckning

- planering av lagring och utskrift av ADB-material

- att säkerställa att handlingar bevaras genom att se till

- att handlingarna uppgörs med användning av arkivdugligt material
- att förvaringsutrymmena för handlingarna är sakenliga
- att sköta den informationstjänst som hänför sig till handlingarna,
- att bestämma handlingars förvaringsvärde,
- att gallra ut onödigt material.

Arkivfunktionen skall ordnas och skötas så att

- den stöder och främjar arkivbildarens dagliga verksamhet (informationsförvaltning),
- den säkerställer bevaringen av, tillgången på och hemlighållandet av handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd (offentlighet och datasekretess),
- handlingarna betjänar forskningen som informationskällor.

Arkivfunktionens krav skall beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.

3 § Organisation

Stadsstyrelsens allmänna sektion fungerar som ledande och övervakande myndighet för stadens dokumentförvaltning och arkivfunktion.
Chefen för informationstjänsten fungerar som ledande tjänsteinnehavare för stadens arkivfunktion, arkivbildning och stadens centralarkiv.
Med arkivbildare avses en organisationsenhet, åt vilken bildas en självständig, av andra oberoende arkivhelhet och som för sina egna uppgifters del svarar för dokumentförvaltningen, arkivbildningen och skötseln av arkivfunktionen. Arkivbildarens arkiv kan indelas i delarkiv.

4 § Befogenheter och uppgifter

Stadsstyrelsens allmänna sektion avgör ärenden som gäller den allmänna organiseringen av stadens arkivfunktion.

Chefen för informationstjänsten har i uppgift
- att leda stadens arkivfunktion och arkivbildning
- att svara för de av stadens handlingar som skall förvaras varaktigt.

För arkivbildarens räkning svarar vederbörande organisationsenhets ledande tjänsteinnehavare för arkivfunktionen.

Arkivbildarens uppgift är
- att bestämma om planeringen av, ansvaret för och den praktiska skötseln av arkivfunktionen,
- att för sitt arkiv bestämma en ansvarig arkivarie och arkivarier för delarkiv och deras uppgifter samt meddela stadens centralarkiv dessa,
- att bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för andra handlingar än sådana som skall förvaras varaktigt
- att upprätthålla en arkivbildningsplan för handlingarna och tillställa stadens centralarkiv denna,
- att svara för att handlingarna är arkivdugliga,
- att hålla handlingarna i säkert förvar,
- att gallra ut onödiga handlingar så att datasekretessen är tryggad,
- att överföra handlingar som skall förvaras varaktigt till stadens centralarkiv,
- att sköta utlåningen av handlingar till en annan myndighet eller arkivverket,
- att för sin del svara för forskarservicen.

Den ansvariga arkivarien och arkivarien för delarkiv har i uppgift att utöver det som arkivbildaren har gett i uppgift åt dem följa de arkivvårdsdirektiv som stadens centralarkiv har gett.

Nämnd eller direktion kan till den underlydande ansvarig arkivarie och arkivarie för delarkiv överföra avgöranderätt i ärenden som gäller:
- förstöringssätt för handlingar i anslutning till verksamhetsområdet med iakttagande av givna direktiv,
- utlåning ur arkivet av handlingar som förvaras i arkivet,
- utnyttjande av handlingar som förvaras i arkivet för forskningsändamål med beaktande av vad som stadgats om handlingars offentlighet.

Nämnd eller direktion kan åt den underlydande ansvarig arkivarie eller arkivarie för delarkiv delegera rätt att ge till riktigheten bestyrkta utdrag ur eller kopior av handlingar som förvaras i vederbörande arkiv.
Alla stadens anställda skall handskas omsorgsfullt med de handlingar som de behandlar, hålla dem sakenligt ordnade och efter avslutad behandling överlämna dem att inläggas i arkivet.


5 § Informationstjänst

Arkivfunktionen skall ordnas och organiseras så att handlingarna och de i dem ingående uppgifterna så lätt och snabbt som möjligt finns tillgängliga för förvaltningen och andra som behöver dem.

Sak- och handlingsregister, såsom diarier, skall upprättas så att de effektivt styr arkivbildningen. Då handlingsförteckningar planeras skall man undvika att registren och förteckningarna innehåller överlappande uppgifter. Vid planering av förteckningar skall också utredas de möjligheter som automationen och den tekniska utvecklingen erbjuder. Över varje arkiv upprättas en arkivförteckning, vars dubblett skall sändas till stadens centralarkiv.

Inom arkivfunktionens informationstjänst samt vid utlåning, framtagande och återlämnande av handlingar i anslutning därtill följs de direktiv som stadens centralarkiv har givit.

Vid bildandet av filer på maskinspråk skall man beakta de specialbestämmelser som riksarkivet har utfärdat om detta.

6 § Arkivbildningsplan

För varje arkivbildare uppgörs en arkivbildningsplan, i vilken ges närmare anvisningar för handhavandet av arkivfunktionen. Vid uppgörandet av planen iakttas de bestämmelser och anvisningar som utfärdats av stadens centralarkiv.

Arkivbildningsplanen fastställs för ibruktagande av vederbörande arkivbildares ledande tjänsteinnehavare efter det att stadens centralarkiv har granskat och godkänt den. Efter fastställandet delges arkivbildningsplanen vederbörande förtroendeorgan.

7 § Centralförvaltningens informationstjänst

Funktionen informationstjänst inom stadens centralförvaltning leds av chefen för informationstjänsten, vars uppgifter är:

- att leda och utveckla stadens dokumentförvaltning, arkivfunktion samt datasekretessen i anslutning till handlingar,
- att leda och utveckla förvaringssätten för det informationsmaterial som stadens förvaltningar mottar och producerar samt utnyttjandet inom förvaltningen och bland kommuninvånarna av det informationsmaterial som uppstår,
- att svara för diarieförings- och arkiveringsuppgifterna i anslutning till centralförvaltningens beslutsärenden,
- att svara för stadens centralarkiv och för förvaringen av och tillgängligheten för det informationsmaterial som finns där,
- att svara för informationstjänsten i anslutning till de handlingar funktionen förvaltar.

Till bestämmanderätten för chefen för informationstjänsten hör följande ärenden:
- att bestämma om förvaringstiderna och förstöringssätten för handlingar som skall förvaras en bestämd tid, då uppgiften inte har givits åt någon annan myndighet,

- att besluta om utlåningen ur arkivet av handlingar som förvaras i stadens centralarkiv,
- att ge forskningstillstånd i fråga om handlingar som förvaras i stadens centralarkiv,
- att ge forskningstillstånd i fråga om privatarkiv med begränsad användning, vilka förvaras i stadens centralarkiv.