Olet täällä

Vaasan kaupungin konserniohje

Tietoa kaupungista

Kaupunginvaltuuston hyväksymä 14.5.2001 § 135

1. KONSERNIOHJEEN TARKOITUS

Konserniohje koskee liitteessä mainittuja tytäryhteisöjä, kuntayhtymiä ja osakkuusyhteisöjä.

LIITE

Konserniohje on yleisohje, jonka tarkoituksena on

- edistää yhteisen näkemyksen muodostumista ja kaupungin valtuuston asettamien tavoitteiden saavuttamista koko konsernin tasolla,

- esittää täsmennetty kuvaus kaupungin toimielinten tehtävistä konsernin johtamisessa.

 

2. KAUPUNGIN TAVOITTEET

Kaupunginvaltuusto hyväksyy tytäryhteisöjen perustamisen. Tässä yhteydessä on määritelty tai määritellään, millä tavoin yhteisö toteuttaa kaupungin toiminta-ajatusta ja palvelee kaupungin tavoitteita.

Kaupungin yleiset tavoitteet määritellään vuosittain hyväksyttävässä talousarviossa ja taloussuunnitelmassa. Tärkeimpien konserniyhtiöiden ja –yhteisöjen tavoitteet määritellään samassa yhteydessä.

 

3. TYÖNJAKO JA TOIMIVALTA KONSERNIOHJAUKSESSA

Kaupunginvaltuusto

päättää yhtiöiden ja yhteisöjen perusasiakirjoista, niihin tehtävistä pääomasijoituksista, noudatettavasta omistajapolitiikasta sekä yleisistä tavoitteista. Valtuusto valvoo kunkin tytäryhteisön toimintaa sen vuotuisen tilinpäätöksen, toimintakertomuksen sekä tilinpäätöksen liitetietojen kautta. Valtuustolla on oikeus tarvittaessa saada lisäselvityksiä tytäryhteisönsä tilinpäätöksistä.

Kaupunginvaltuusto nimeää kaupungin edustajat kuntayhtymien ylimpiin päätöksentekoelimiin.

Kaupunginhallitus

nimeää kaupungin edustajat yhtiöiden tai yhteisöjen hallintoelimiin, ellei erikseen toisin ole määrätty.

Kaupunginhallituksella on kuntalain 23 §:n mukaan oikeus antaa ohjeita kaupunkia eri yhteisöjen, laitosten ja säätiöiden hallintoelimissä edustaville henkilöille kaupungin kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin. Kaupunginhallituksen ohjeidenanto-oikeus koskee myös valtuuston tai muun toimielimen valitsemia edustajia.

Kaupunginhallitus seuraa ja valvoo konserniyhteisöjen toimintaa ja tekee tarvittavat toimenpide-ehdotukset havaitsemiensa epäkohtien poistamiseksi.

Konserniyhteisöjen on raportoitava kaupunginhallitukselle toiminnastaan ja taloudestaan kaupunginhallituksen ohjeiden mukaisesti. Kaupunginhallitus antaa konsernitilinpäätöksen yhteydessä tiedot kaupunginvaltuustolle konserniyhteisöjen toiminnasta ja taloudesta.

Tarkastuslautakunta

antaa kaupungin edustajille ohjeet siitä, keitä näiden tulee esittää tytäryhteisöjen tilintarkastajiksi.

Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida kaupungin tavoitteiden saavuttamista myös koko kaupunkikonsernissa. Sillä on sen vuoksi oikeus saada tarvitsemiaan selvityksiä tytäryhteisöjen toiminnasta ja tilinpäätöksistä sekä oikeus käydä tutustumassa tytäryhteisön toimintaan voidakseen arvioida tavoitteiden saavuttamista. Myös kaupungin tilintarkastajalla ja tarkastustoimella on oikeus saada tarkastustehtävänsä suorittamisessa tarvittavia tietoja tytäryhteisöltä.

Kaupunginjohtaja ja apulaiskaupunginjohtajat

seuraavat ja valvovat tytäryhteisöjen toimintaa keskinäistä toimialajakoa noudattaen. He esittelevät kuntalain 23 §: nojalla kaupungin edustajille annettavat ohjeet kaupunginhallituksen päätettäviksi. Kaupungin keskushallinnossa heidän johdollaan suoritettavasta valmistelusta määrätään keskushallinnon toimintasäännössä.

Lautakunnat ja muut toimielimet

seuraavat oman toimialansa yhteisöjen toimintaa ja tuovat tarvittaessa niitä koskevia tietoja kaupunginhallitukselle. Toimielimellä voi olla myös sopimukseen perustuva valvontavelvoite.

TOIMINTAOHJEET

Konsernitilinpäätös

Tytär- ja osakkuusyhteisöjen sekä kuntayhtymien annettava lain ja muiden säännösten mukaiset tiedot konsernitilinpäätöksen laatimista varten kaupungin taloustoimen pyytämässä muodossa ja sen antaman aikataulun mukaisesti.

Kaupunginhallituksen toimintaohjeet

Kuntalain 23 §:n tarkoittamat toimintaohjeet –silloin kun niiden antaminen katsotaan tarpeelliseksi - annetaan kaupungin edustajille ennen yhtiön tai yhteisön hallintoelimien kokouksia. Tarvittaessa kaupunginhallitus voi antaa ohjeita muulloinkin.

Tarkastuslautakunnan toimintaohjeet

Tarkastuslautakunta antaa toimintaohjeet tilintarkastajien valinnasta silloin, kun kaupungilla on oikeus tilintarkastajien nimeämiseen. Tytäryhtiön tilintarkastajaksi pyritään valitsemaan aina vähintään yksi kaupungin tilintarkastusta hoitavaan yhteisöön sitoutunut tilintarkastaja.

Kaupunginhallituksen kannanoton hankkiminen

Kaupunginhallituksen kannanotto on hankittava ennen päätöksentekoa silloin, kun päätös merkittävästi vaikuttaa kaupungin taloudelliseen vastuuseen. Kannanotto on hankittava seuraavissa tapauksissa:

- takauksen antaminen toisen yhtiön veloista

toisen yhtiön osakkeiden osto

muun sitoumuksen antaminen, joka johtaa huomattavaan taloudelliseen vastuuseen

toimialamuutos

kaupungin edustaja katsoo yhtiössä tehtävän päätöksen kaupungin edun vastaiseksi.

Kaupungin edustajan oikeus ohjeiden saamiseen

Kaupungin edustajalla on mahdollisuus pyytää kaupunginhallitukselta kaupungin kannanotto yhtiötä tai yhteisöä koskevasta asiasta, mikäli katsoo että sen tarpeelliseksi.

Yhteistyö

Kaupungin edustajien on pyrittävä toimimaan siten, että tytäryhteisön toiminta vastaa kaupungin tavoitteita ja että emoyhteisön ja tytäryhteisöjen välillä tehdään yhteistyötä, silloin, kun se on koko konsernin kannalta hyödyllistä. Yhteistyötä voidaan tehdä muun muassa seuraavissa asioissa:

rahoitus
riskien hallinta
henkilöstöpolitiikka
erilaiset tukipalvelut

Tytäryhteisöjen on selvitettävä tukipalveluja (hallinto- ja atk-palvelut järjestelmineen, painatus, hankinnat, ruokapalvelut, koulutus, tilapalvelut, tekniset palvelut jne) hankkiessaan Vaasan kaupungin palvelut ja niiden kilpailukykyisyys muihin käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin nähden.

Tiedottaminen ja arkistointi

Kuntalain 29 §:n mukaisesti kaupungin on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen myös yhteisön tai säätiön toiminnasta silloin, kun se hoitaa kunnallista tehtävää. Yhteisön tai säätiön on annettava tiedotusta varten kaupungin keskushallinnon tiedotuksesta vastaavan viranhaltijan ohjeiden mukaiset tiedot, jotka sen aseman ja toimintojen vaarantumatta voidaan antaa.

Tytär- ja osakkuusyhteisöjen ja kuntayhtymien on tehtävä päätös siitä, mihin pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sijoitetaan sen jälkeen kun yhtiö tai yhteisö ei toiminnassaan enää niitä tarvitse.

Mikäli asiakirjat päätetään sijoittaa kaupunginarkistoon, on arkistotoimen hoidossa noudatettava kaupungin tietopalveluyksikön antamia ohjeita.

6. KONSERNIOHJEIDEN VELVOITTAVUUS

Konserniohjeet tulee käsitellä tytäryhteisöjen yhtiökokouksissa tai vastaavassa hallintoelimessä silloin kun yhteisömuoto on muu kuin osakeyhtiö.

Kuntayhtymien ja osakkuusyhteisöjen osalta edellä olevia ohjeita noudatetaan soveltuvin osin.