Olet täällä

Tietoa kaupungista

Yleiset avustuksenjakoperiaatteet

Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.9.2006 § 343

Vaasan kaupungin yhdistyksille, yhteisöille, tapahtumien järjestäjille sekä kulttuuriapurahojen saajille myönnettävien  avustusten budjetoinnissa, hakemisessa, hallinnollisessa käsittelyssä,  myöntämisessä sekä seurannassa tulee noudattaa alla mainittuja periaatteita. Lahjoitusrahastoista myönnettäviin avustuksiin noudatetaan näitä periaatteita soveltuvin osin.

1. Avustusmäärärahat kaupungin budjetissa ja kirjanpidollinen käsittely

Kaupungin budjetissa määrärahojen osoittaminen avustuksiin perustuu lakeihin, asetuksiin, lahjoitusrahastojen sääntöihin tai kaupungin strategisiin tavoitteisiin. Budjetissa avustuksia varten varatut määrärahat budjetoidaan omille tulosyksiköille/tileille.

Avustuksia myönnetään  tarkoitusta varten varatuista määrärahoista. Kirjanpidossa avustusmenot kirjataan käyttäen tarkoitusta varten perustettuja menolajeja.

2. Avustusten hakeminen

Avustusta voivat hakea:

• juridiset henkilöt (yhdistykset, yhteisöt ym.)
• työryhmät, joilla on juridinen vastuuhenkilö (mm. kulttuuriapurahat, ja tapahtuma-avustukset)
• yksityiset henkilöt (mm. kulttuuriapurahat)

Haettavista avustuksista on kuulutettava kaupungin ilmoituslehdissä ja kaupungin ilmoitustaululla sekä julkaistava kaupungin internet-sivuilla. Avustusten hakemisessa tulee pyrkiä eri hallintokuntien yhteisiin kuulutuksiin ja yhteisiin hakuaikoihin. Hakemista varten tulee olla hakulomakkeet.

Avustusta on haettava kirjallisesti. Hakemukset on tehtävä tarkoitusta varten laadituille lomakkeille. Myös muulla tavoin laadittu hakemus otetaan huomioon, mutta hakijaa voidaan tarvittaessa pyytää laatimaan hakemus ao. lomakkeelle, jotta kaikki tarvittavat tiedot hakemuksen käsittelyä ja seurantaa varten ovat saatavissa.

Hakemuksen liitteenä tulee olla:

• yhdistyksen tai yhteisön edellisen vuoden tilinpäätös ja toimintakertomus
• toimintavuoden talousarvio
• tapahtuma-avustuksissa ja apurahahakemuksissa tulee olla liitteenä tapahtumaa tai apurahaa koskeva toimintasuunnitelma ja talousarvio ja muut erikseen vaadittavat selvitykset

Jos yhdistyksen edellisen vuoden tilinpäätös- ja toimintakertomus ei avustusta  haettaessa ole vielä valmis, on toimitettava viimeinen tilinpäätös ja toimintakertomus ja edellisen vuoden tilinpäätös ja toimintakertomus sen valmistuttua. Tarvittaessa hakijaa voidaan pyytää täydentämään hakemusta erillisillä selvityksillä.

Avustushakemukset tulee olla perillä viimeistään kuulutuksessa mainittuna ajankohtana. Myöhästyneenä saapuneita hakemuksia voidaan ottaa käsittelyyn vain painavasta syystä; päätöksen tästä tekee myöntävä viranomainen.

Kaikki hakemukset toimitetaan kaupungin keskuskirjaamoon, joka kirjaa avustushakemuksen saapuneeksi ja hakemuksen perustiedot avustusten seurantatietojärjestelmään sekä lähettää hakemuksen ao. valmistelijalle. Jos hakemus on saapunut ensin hallintokuntaan, merkitään hallintokunnassa vastaanottopäivämäärä ja toimitetaan hakemus keskuskirjaamoon keskitettyä kirjaamista varten. Jos hakemus kuuluu toisen hallintokunnan/valmistelijan käsiteltäväksi, tehdään siirto keskuskirjaamon kautta, joka tekee siirrosta merkinnän tietojärjestelmään.

3. Avustusten myöntämisperiaatteet

Avustusten myöntäminen perustuu seuraaviin periaatteisiin:

• avustuksen toiminnallinen peruste lähtee laista tai asetuksesta (mm. liikunta- ja nuorisotyölaki, laki kuntien kulttuuritoiminnasta) tai kaupungin strategisista tavoitteista
• myönnettäessä avustuksia lahjoitusrahastoista, on perusteena rahastojen säännöt
• samaan tarkoitukseen myöntää avustusta pääsääntöisesti vain yksi toimielin
• avustusta myönnetään ensisijaisesti vaasalaisille hakijoille. Avustusta voidaan myöntää myös muille yhdistyksille ja yhteisöille siltä osin, kuin toiminta kohdistuu Vaasan kaupungin asukkaisiin
• avustusta ei saa ilman erityistä syytä myöntää yhteisölle, joka avustusta hakiessaan ei ole toiminut vähintään  täyttä toimintavuotta
• avustusta ei myönnetä poliittiseen puoluetoimintaan
• jos avustuksen myöntämisperusteissa sitoudutaan jatkuvaan toiminnan tukemiseen, tulee harkita erillisen sopimuksen tekemistä tai edustajan nimeämistä yhteisön hallintoon

Avustuksia myöntävät toimielimet vahvistavat  yksityiskohtaisempia myöntämisperiaatteita toimielimen strategisista tavoitteista lähtien.

4. Avustusten maksatus

Avustus voidaan maksaa, kun viranomaisen päätös on saanut lainvoiman ja kun avustuksen saaja on toimittanut avustuksen myöntäjän edellyttämät asiakirjat. Kiireellisissä tapauksissa avustuksesta voidaan maksaa korkeintaan puolet ennen edellisen vuoden tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen toimittamista. Kertaluonteisista tapahtumista/projekteista on toimitettava toteutumatiedot avustuksen myöntäjän määräämällä tavalla. Pienet avustukset maksetaan  yhdessä erässä, suuremmat voidaan maksaa useammassa erässä. Ennen avustuksen maksatusta on tarkistettava, onko kaupungilla saatavia avustuksen saajalta ja kuitattava saatavat maksettavasta avustuksesta.

5. Avustusten seuranta

Avustusten käsittelyä ja seurantaa varten on  avustusta myöntävien toimielinten käytössä yhteinen tietojärjestelmä, johon tallennetaan mm. avustuksen hakijaa, avustuksen käyttötarkoitusta, myöntämistä ja maksatusta koskevat tiedot. Tietojärjestelmään voidaan  tallentaa myös avustuksia koskevat sopimukset. Rekisterin tietosisällöstä on rekisteriseloste.

6. Avustushakemusten arkistointi

Avustushakemukset arkistoidaan arkistosääntöjen edellyttämällä tavalla.