Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Vaasan kaupunki on tiedonhallintalaissa  (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kaupungin asiakkaat ja muut asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Vaasan kaupungin  asiarekisterien ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Vaasan kaupungin asiakasrekisterit ja tiedonhallinta

Vaasan kaupungin asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille tulleista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Vaasan kaupungin asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vaasan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan Vaasan kaupungin kirjaamoon, joka ohjaa tietopyynnöt vastattavaksi asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö 

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö 

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa  vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja,  jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat 

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen  luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaanenintään yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Vaasan kaupungin tietovarannot  ja tietojärjestelmät

Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Kaupungin tietovarantoja hallitaan tiedonohjaussuunnitelman avulla.

Tietovarannot

Konserniohjauksen toimiala

• Yleishallinnon tietovaranto: Yleishallintoon liittyvä asiankäsittely
• Henkilöstöhallinnon tietovaranto: Henkilöstöpalveluihin liittyvä asiankäsittely
• Taloushallinnon tietovaranto: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely
• Omistajaohjauksen tietovaranto: Omistajaohjaukseen liittyvä asiankäsittely
• Tietohallinnon tietovaranto: Tietohallintoon liittyvä asiankäsittely
• Viestinnän ja yhteiskuntasuhteiden tietovaranto: Viestintään, markkinointiin ja yhteiskuntasuhteisiin liittyvä asiankäsittely
• Pohjanmaan työllisyysalueen tietovaranto: Työvoimaviranomaisen lakisääteisten tehtävien järjestämiseen liittyvä asiankäsittely
• Vähänkyrön aluepalveluiden tietovaranto: Aluepalveluihin liittyvä asiankäsittely
• Hyvinvointipalveluiden tietovaranto: Hyvinvointipalveluihin liittyvä asiankäsittely

Kaupunkiympäristön toimiala

• Kuntatekniikan tietovaranto: Kuntatekniikkaan liittyvä asiankäsittely
• Kiinteistötoimen tietovaranto: Kiinteistötoimeen liittyvä asiankäsittely
• Kaavoituksen tietovaranto: Kaavoitukseen liittyvä asiankäsittely
• Rakennusvalvonnan tietovaranto: Rakennusvalvontaan liittyvä asiankäsittely
• Vaasan seudun jätelautakunnan tietovaranto: Jätehuoltoon liittyvä asiankäsittely
• Ympäristötoimen tietovaranto: Ympäristötoimeen liittyvä asiankäsittely
• Vaasan Veden tietovaranto: Vesi- ja viemärihuoltoon liittyvä asiankäsittely
• Vaasan Talotoimen tietovaranto: Tilahallintaan, kiinteistöjen kunnossapitoon ja rakennuttamiseen liittyvä asiankäsittely

Sivistystoimen toimiala

• Varhaiskasvatuksen tietovaranto: Varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely
• Perusopetuksen tietovaranto: Perusopetukseen liittyvä asiankäsittely
• Ammatillisen koulutuksen tietovaranto: Ammatilliseen koulutukseen liittyvä asiankäsittely
• Lukion tietovaranto: Lukio-opetukseen liittyvä asiankäsittely
• Aikuisten perusopetuksen tietovaranto: Aikuisten perusopetukseen liittyvä asiankäsittely
• Kirjaston tietovaranto: Kirjastopalveluihin liittyvä asiankäsittely
• Kulttuuripalvelujen tietovaranto: Kulttuuripalveluihin liittyvä asiankäsittely
• Liikuntapalveluiden tietovaranto: Liikunta- ja seura-asioihin liittyvä asiankäsittely
• Nuorisopalveluiden tietovaranto: Nuorisopalveluihin liittyvä asiankäsittely
• Kaupunginorkesterin tietovaranto: Orkesteritoimintaan liittyvä asiankäsittely
• Teatteripalveluiden tietovaranto: Teatteripalveluihin liittyvä asiankäsittely
• Museon tietovaranto: Museopalveluihin liittyvä asiankäsittely
• Vapaan sivistystyötä toteuttavien opistojen tietovaranto: Opistopalveluihin liittyvä asiankäsittely

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi

• asiakirjan tai asian nimi
• asianumero (diaarinumero)
• asian avauspäivämäärä
• asian vireillepanija
• henkilön nimi
• henkilötunnus
• kiinteistötunnus
• lupanumero
• osoite
• päätöksentekijä

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen

Tietopyynnöt osoitetaan Vaasan kaupungin kirjaamoon, joka toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealle taholle. Kirjaamo antaa tarvittaessa neuvoja tietopyynnön esittämiseksi.

Vaasan kaupunki
Kirjaamo
PL 3
65101 Vaasa

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)vaasa.fi