Tapahtuma-avustukset
Järjestätkö Vaasassa urheilu-, kulttuuri- tai yleisötapahtumaa, joka on yleisölle avoin? Vaasan kaupunki myöntää avustuksia Vaasassa järjestettäviin, ensisijaisesti valtakunnallisien, kansainvälisien tai sellaiseksi pyrkivien tapahtumien järjestäjille.
Tapahtuma-avustushaku järjestetään jatkossa kaksi kertaa vuodessa.
- hakuaika tapahtumille, jotka järjestetään 1.1.-31.5.2024 on 1.-31.10.2023
- Huom. hakuaika tapahtumille, jotka järjestetään 1.6.-31.12.2023 on ollut 1.-31.3.2023
Hakemusten toimittaminen
Avustusta voi hakea vain sähköisen avustusjärjestelmän kautta. Avustushakemuksen voi jättää vain ilmoitetun hakuajan aikana.
Apua sähköisen avustushakemuksen tekemiseen saa Kansalaisinfosta, puh 06 325 1550, ja Vähänkyrön yhteispalvelupisteestä, puh 06 325 8400 – myös paikan päällä ja tarvittaessa yhdessä tehden.
- hakuaika tapahtumille, jotka järjestetään 1.1.-31.5.2024 on 1.-31.10.2023
- hakeminen vain sähköisen järjestelmän, Timmin kautta, vain hakuaikojen puitteissa
- huomioi, että vaikka haet vuodelle 2024, sähköisessä järjestelmässä haetaan edelleen vuodelle 2023, koska hakuaika on vuoden 2023 puolella
- hakuaikojen ulkopuolella muulla tapaa jätettyjä hakemuksia ei käsitellä
- hakemuksessa on sähköistä hakemusta täytettävästi selkeästi kirjoitettava:
- toimintasuunnitelma tapahtumalle
- raportti tapahtuman edellisestä järjestämiskerrasta
- kävijämäärä
- tulot ja menot
- suunnitelma tapahtuman markkinointitoimenpiteistä
- tapahtumasta on julkaistava ilmoitus Vaasan seudun tapahtumakalenterissa vaasa.fi/tapahtumat
- mikäli tapahtumaa ei löydy tapahtumakalenterista viimeistään 1 kk ennen tapahtuman ajankohtaa, peritään 10 % avustussummasta takaisin
Avustuksen hakeminen
Yhdistykset ja yhdistysten edustajat voivat rekisteröityä sähköiseen avustusjärjestelmään jo ennen hakuaikaa.
Hakemiseen tarvitset:
- pankkitunnukset tai mobiilivarmenteen rekisteröitymistä ja kirjautumista varten
Rekisteröidy ja hae avustusta tästä
Hakemuksessa on sähköistä hakemusta täytettäessä selkeästi kirjoitettava:
- arvioitu kävijämäärä (katsojat, osallistujat)
- järjestetäänkö tapahtuma Vaasassa ja onko se yleisölle avoin
- toimintasuunnitelma tapahtumalle
- raportti tapahtuman edellisestä järjestämiskerrasta
- kävijämäärä
- tulot ja menot
- suunnitelma tapahtuman markkinointitoimenpiteistä ja markkinointibudjetti
Tapahtuman markkinointi
Tapahtumakalenteri
Muistathan syöttää tapahtumasi tiedot Vaasan seudun tapahtumakalenteriin.
- Mikäli tapahtumaa ei löydy tapahtumakalenterista viimeistään 1 kk ennen tapahtuman ajankohtaa, peritään 10 % avustussummasta takaisin.
Sosiaalinen media
Vaasan kaupunki tekee kerran viikossa tapahtumakoosteen Vaasan kaupungin Instagram-tilille. Tapahtumat kootaan mm. Vaasan seudun tapahtumakalenterista.
Myös Visit Vaasa nostaa tapahtumia esille omissa sosiaalisen median kanavissaan.
Tapahtuma-avustusta saaneet tahot voivat merkitä Vaasan kaupungin rinnakkaisjärjestäjäksi, jos he luovat tapahtumastaan Facebook-tapahtuman. Tällöin tapahtuma saa laajempaa näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa.
Kriteereistä
Tapahtuma-avustuksia käsittelevä työryhmä on linjannut, että tapahtuma-avustusta ei myönnetä:
- Liikunta-alan toimijoiden kevätnäytöksille, koska ne lasketaan normaaliksi toiminnaksi
- Poliittisille tapahtumille
- Urheiluleireille
- Konserttien ja taidetyöpajojen järjestäjien suositellaan hakevan kulttuuriavustusta.
- Kaupunginosien pienille tapahtumille, joiden katsotaan kuuluvan aluetoimikuntien määrärahojen piiriin
Hakemuksissa on katsottu eduksi tapahtumien kansalliseksi tai kansainväliseksi tavoittelevat suunnitelmat, Vaasan kaupungin onnellisuuteen, pitovoimaan, vetovoimaan, tasa-arvoon ja erityisesti nuoreen yleisöön vetoava sisältö ja toiminta. Tapahtumanjärjestäjillä tulisi olla myös muuta rahoitusta, eli kaupunki ei voi olla ainut tapahtuman rahoittaja.