Kirjastopalveluiden rekisteri

Rekisterin nimi

Kirjastopalveluiden rekisteri

Rekisterinpitäjä

Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602-6

Kirjaamo, PL 3 65101 Vaasa

Rekisterin yhteyshenkilöt ja tämän yhteystiedot

Palvelupäällikkö

etunimi.sukunimi@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava

sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kirjastopalveluiden järjestäminen ja toteuttaminen, yhteydenpito asiakkaisiin ja alaikäisten huoltajiin, kirjastoaineiston laskutuksen ja perinnän hoitaminen, omatoimikirjaston käyttäminen sekä tapahtumien järjestäminen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekistereissä käsitellään mm. seuraavia henkilötietoja:

Asiakkaat: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kirjastokortinnumero ja PIN-koodi, lainaustiedot, sukupuoli, viestintäkieli, kirjautuminen omatoimikirjastoon

Lapsiasiakkaat: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, huoltajan yhteystiedot, puhelinnumero, kirjastokortinnumero ja PIN-koodi, lainaustiedot, sukupuoli, viestintäkieli, kirjautuminen omatoimikirjastoon

Huoltajat (alle 15-vuotiailla): nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kirjastokortinnumero ja PIN-koodi, sukupuoli, viestintäkieli, huollettavat, kirjautuminen omatoimikirjastoon

Yhteisöt: yhteisön nimi, sähköpostiosoite, osoite, kirjastokortinnumero ja PIN-koodi, yhteisön vastuuhenkilö, kirjautuminen omatoimikirjastoon

Työntekijät: käyttäjätunnus, lokitiedot, nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kirjastokortinnumero ja PIN-koodi, lainaustiedot, sukupuoli, viestintäkieli, kirjautuminen omatoimikirjastoon

Esiintyjäsopimukset: nimi, henkilötunnus, osoite, Y-tunnus, pankkitiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, esityksen tiedot, palkkio, verokortti, YEL-vakuutustiedot

Verkkokirjaston käyttäjät: IP-osoite, nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kirjastokortinnumero ja PIN-koodi, lainaustiedot, lainaushistoria, jos sen on itse aktivoinut, omat kirjahyllyt, haut ja arvioinnit, jos ne on itse tallentanut.

Tärkeimmät järjestelmät/ohjelmat, joissa tietoja käsitellään: Quria, Arena, Microsoft 365, Lyngsoe

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja?

Henkilötunnuksia käsitellään henkilöiden tunnistamiseksi.

Palautetun niteen lainaajatiedot säilyvät 180 päivää kirjastojärjestelmässä. Lainaushistoria saattaa paljastaa lainaajasta arkaluonteista tietoa.

Lainaajakohtainen lainaushistoria tallentuu siltä ajalta, kun lainaaja on itse aktivoinut lainaushistorian.

Kotipalveluasiakkaiden lainahistoria tallennetaan sopimuksen mukaan asiakassuhteen keston ajaksi.

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä:

• Tietosuojalaki
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus
• Kirjastolaki
• Tiedonhallintalaki
• Laki verojen ja maksujen täytäntöönpanosta
• Hallintolaki

Suostumus:

• Lainahistorian omaehtoiseen säilyttämiseen
• Henkilötiedot esim. kilpailuihin osallistuessa
• Sopimukset (esim. esiintymissopimus)
• Kotipalveluasiakkaiden lainahistorian säilyttämiseen

Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään:

• Suoraan rekisteröidyltä
• DVV:n ylläpitämästä Väestötietojärjestelmästä (tarkistetaan tarvittaessa yhteystiedot)

Tietojen säännölliset siirrot ja luovutukset

Tietoja siirretään laskutusta ja perintää varten Micobotnialle.

Tietojen säännölliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännöllisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä, kunnes asiointisuhte on päättynyt.

Mikäli kirjaston asiakas ei ole käyttänyt lainausoikeuttaan 5 vuoteen ja asiakkaalla ei ole vastuita kirjastoon (esim. maksuja, myöhässä olevaa aineistoa tms.) kirjasto poistaa asiakastiedot seuraavan vuoden alussa.

Esiintymissopimuksia säilytetään 10 vuotta.

Kirjastojärjestelmässä säilytetään työntekijöistä kertyviä lokitietoja viimeiset 1000 merkintää.

Automaattinen päätöksenteko

Ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Rekisteröidyn oikeudet

Löydät tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja ohjeet oikeuksien toteuttamiseen Tietosuoja Vaasan kaupunki -sivulta otsikoiden ”Henkilön oikeudet” ja ”Oikeuksien toteuttaminen” alta.