Omistajaohjaus, hankinnat -rekisteri

Rekisterin nimi

Omistajaohjaus Hankinnat

Rekisterinpitäjä

Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602-6

Kirjaamo, PL 3, 64101 Vaasa

Rekisterin yhteyshenkilöt ja tämän yhteystiedot

Omistajaohjaus, hankintapäällikkö

sähköposti: etunimi.sukunimi@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava

sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely on tarpeen omistajaohjauksen palvelualueella julkisten hankintojen kilpailutuksien toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kilpailutusprosessin läpivienti hankinnan valmistelusta tarjouskilpailun kautta hankintasopimuksen tekemiseen ja sen hallinnointiin.

Edellä mainitun lisäksi on tarve käsitellä henkilötietoja hankinnoissa, jotka eivät ylitä hankintalainsäädännössä asettuja kynnysarvoja tai joita ei lainsäädännön soveltamisalan poikkeussäännöksistä johtuen ole kilpailutettava.

Henkilötietoja käsitellään kaupungin hankintaprosessissa seuraaviin tarkoituksiin:

• Hankintojen valmistelu ja toteuttaminen
• Hankintojen kilpailutukset ja sopimusten hallinta
• Hankintasopimusten valvonta ja seuranta
• Osallistujien ja toimittajien asiakaspalvelu ja yhteydenpito

Vaasan kaupunki on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 5 §:ssä tarkoitettu hankintayksikkö. Näin ollen Vaasan kaupunki on velvollinen noudattamaan hankintoja tehdessään kyseistä lainsäädäntöä sekä muuta hankintoihin liittyvää lainsäädäntöä, kuten mm. lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, ”tilaajavastuulaki”).

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään muun muassa seuraavia henkilötietoja:

Rekisteröityjen ryhmä 1:

Hankinnasta kiinnostuneet tahot ennen tarjouskilpailua

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Mahdolliset muut hankinnasta kiinnostuneen tahon antamat henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmä 2:

Tarjouskilpailuun osallistuvat tahot:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Y-tunnus
• Kelpoisuuden ja soveltuvuuteen liittyvät tiedot
• Palvelun tuottamiseen osallistuvien henkilöiden henkilötiedot tarvittaessa
• Mahdolliset muut tarjoajan antamat henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmä 3:

Sopimustoimittaja ja hankintasopimusten hallinta, sopimuksen allekirjoittajat ja vastuuhenkilöt

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Sopimusosapuolen ja vastuuhenkilöiden rooli sopimuksen toteuttamissa
• Maksuliikenteeseen ja laskutukseen liittyvät tiedot
• Muut mahdolliset henkilötiedot

Tärkeimmät järjestelmät, joita käytetään:

• Microsoft365
• Cloudia Kilpailutus
• Triplan Tweb

Vaasan kaupunki käyttää myös joissakin julkisissa hankinnoissaan kolmansia osapuolia/alikäsittelijöitä. Vaasan kaupungin toimeksiannosta hankintatehtäviä voivat hoitaa esimerkiksi hankintapalveluita tarjoavat yhtiöt, jotka vastaan kilpailutusprosessin toteutuksesta, hankintaan liittyvien selvityksien tarkastamisesta ja muista hankintamenettelyyn liittyvistä tehtävistä kaupungin ohjeistuksen ja valvonnan mukaisesti.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja?

Rekisteriin ei pääsääntöisesti tallenneta erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja. Mikäli hankintaprosessiin liittyvässä tarjouksessa tai sopimuksessa käsitellään erityisiä henkilötietoja, niiden käsittely tapahtuu lain sallimissa rajoissa ja vain välttämättömässä laajuudessa.

Joissakin hankintaprosesseissa käsitellään erityisiä henkilötietoja, kuten rikosrekisteriotetietoja (esim. rikosrekisterilain 6 §:n mukaisesti) kun ne ovat välttämättömiä sopimuksen täytäntöön panoon tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.  Rikosrekisteriotteen käsittely tapahtuu ainoastaan silloin, kun se on hankintalain tai muun soveltuvan lainsäädännön mukaan perusteltua, esimerkiksi poissulkemisperusteiden arvioimiseksi. Ote tarkastetaan, siitä ei oteta kopioita eikä tietoja tallenneta järjestelmiin. Tarkastuksen jälkeen rikosrekisteriote palautetaan tarjoajalle tai hävitetään asianmukaisesti, eikä sitä säilytetä. Hankintayksikkö dokumentoi ainoastaan sen, että rikosrekisteriote on tarkastettu ja että se on ollut vaatimusten mukainen.

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä

Kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee toteuttaa hankintalainsäädännön mukaisesti. Kaikki hankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan, mutta henkilötietojen käsittely on tarpeen myös silloin, kun hankinta perustuu viranomaisen hankintalinjauksiin ja muihin lakisääteisiin tehtäviin.

Henkilötietojen käsittelyä tarkentavat säädökset:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• tietosuojalaki (1050/2018)
• laki yksityisyydensuojasta työelämässä (347/2019)
• laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
• arkistolaki (831/1994)
• laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
• laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016)
• rikosrekisterilaki (770/1993)
• laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006)

Yleinen etu tai julkisen vallan käyttö

Julkiset hankinnat mahdollistavat viranomaistehtävien toteuttamisen tehokkaasti ja lainmukaisesti, ja yleinen etu muodostaa perustan henkilötietojen käsittelylle hankintalain soveltamisalan kuulumattomien hankintojen osalta.

Sopimus

Julkiset hankinnat edellyttävät sopimusten laatimista ja hallintaa, ja henkilötietojen käsittely perustuu näiden sopimusten velvoitteisiin. Tämä mahdollistaa sopimusehtojen noudattamisen, osapuolten oikeuksien toteutumisen sekä hankintaprosessien tehokkuuden ja asianmukaisuuden.

Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään:

• Rekisteröidyltä itseltään.
• Hankinnassa mukana olevalta taholta
• Kelpoisuuden ja soveltuvuuden osalta tiedot saadaan lisäksi rekistereistä, kuten kaupparekisteristä, sekä muista palveluista ja järjestelmistä, kuten Alma Talent pakotelistatarkastus ja Vastuu Group Oy:n Luotettava Kumppani -raportit.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan tarvittaessa viranomaisille.

Tietojen säännölliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännöllisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko

Ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Rekisteröidyn oikeudet

Löydät tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja ohjeet oikeuksien toteuttamiseen Tietosuoja Vaasan kaupunki -sivulta otsikoiden ”Henkilön oikeudet” ja ”Oikeuksien toteuttaminen” alta.