Perusopetuksen oppilashallinnon rekisteri
Rekisterin nimi
Vaasan kaupungin suomenkielisen ja ruotsinkielisen perusopetuksen oppilashallinnon rekisteri
Rekisterinpitäjä
Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602-6
Kirjaamo, PL 3 65101 Vaasa
Rekisterin yhteyshenkilöt ja yhteystiedot
Koulutoimenjohtaja
sähköposti: etunimi.sukunimi@vaasa.fi perusopetus@edu.vaasa.fi
puh. +358 6325 1111 (vaihde)
Tietosuojavastaava
sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi
puh. +358 6325 1111 (vaihde)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Perusopetuslain mukainen esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen, sekä oppivelvollisuusrekisterin ylläpitäminen.
Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Vaasan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen perusopetuslain mukaisen toiminnan tuottamisesta. Vaasan kaupunki toimii rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
Rekisteriä hyödynnetään myös
- perusopetuksen aamu- ja iltapäivätoiminnan sekä loma-ajan toiminnan järjestämiseen
- opetusverkon laitehallintaan.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröityjen tiedot:
- oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot, valokuvat, uskontokunta katsomusaineen järjestämiseksi
- tiedot oppiaineista ja oppimääriä koskevista valinnoista
- valmistavaan opetukseen osallistumisen tiedot
- oppilaan suoritukset ja arvosanatiedot
- oppilaan arviointitiedot ja todistukset liitteineen
- oppilaan poissaoloja koskevat tiedot
- oppilaan kurinpitotoimet
- oppilaan saamia opetuksen tukitoimenpiteitä koskevat tiedot
- oppilaan pedagogiset asiakirjat
- oppilaan aamu- ja iltapäivätoimintaan tarvittavat tiedot
- oppilaan koulukuljetukset
- koulutapaturmat
- muut opetuksen järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
- käyttäjäidentiteetin luominen ja käyttäjätunnusten hallinta (Microsoft O365, Wilma)
- koulukohtaisia lakisääteisiä oppilastietoja valtion tiedonkeruuseen
- opettajatietolomake ja käyttäjähallinta
- henkilöstötiedot (mm. käyttäjähallinta)
- yksilöllisen oppilashuollon muistiot
- huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot sekä
Muut rekisteristä koostetut listaukset
- Opetusverkon laiterekisterin tiedot
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.
Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavissa järjestelmissä:
Visma Inschool, Koski ja Opintopolku, Edustore, Microsoft M365, Mpass (SanomaPro, Otava, Edita, Studeo, Näppistaituri, Qridi, VILLE)
- Reittigis –reittisuunnitteluohjelma
- Sekä muut palveluntarjoajat, joita hyödynnetään perusopetuksen järjestämiseksi
Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja?
Kyllä käsitellään.
Erityisiä henkilötietoja koskevina tietoina käsitellään oppilaan etnistä alkuperää, uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä terveyttä koskevia tietoja (mm. allergiat).
Salassa pidettävinä henkilötietoina koskevina tietoina käsitellään mm. tietoa pidennetystä oppivelvollisuudesta sekä erityistä tukea koskevia tietoja (mm. pedagogiset asiakirjat).
Käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Perusopetuslaki (1998/628)
- Perusopetusasetus (1988/852)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
- Tietosuojalaki (2018/1050)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (1999/621)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (2004/759)
Tietolähteet
- Oppilas itse
- Oppilaan huoltajat (esim. terveydenhoito-opastusta)
- Koulun henkilöstö
- Oppilaan mahdollinen edellinen opetuksen järjestäjä (esiopetus, koulu, aamu- ja iltapäivätoiminta)
- Pohjanmaan hyvinvointialue
- Oppilaan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvät asiakirjat
- Viranhaltijan päätöspöytäkirjat
- Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmä
- Viranhaltijan päätösasiakirjat
- Opetushallituksen KOSKI-tietovaranto
Tietojen siirrot ja luovutus
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti.
- Tietojen lähes reaaliaikainen päivittäminen Vaasan kaupungin opetusverkon käyttäjätunnushallintaan opetukseen liittyvien sovellusten käyttöön (esimerkiksi kirjautuminen langattomaan verkkoon, sähköiset oppimisympäristöt.
- Henkilötietojen siirto (henkilötiedot, suoritustiedot sekä valtionosuusrahoitukseen vaikuttavia erityisiä henkilötietoja) kansalliseen Opintopolku.fi -järjestelmään (KOSKI: oppijanumerorekisteri, suoritusrekisteri; VALPAS, MPASSid).
- Tilastokeskukselle luovutetaan kyselyn kautta anonymisoituja tietoja.
- Toiselle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle oppilaan siirtyessä heidän opetuksensa alaisuuteen.
- Pohjanmaan hyvinvointialueen oppilashuollon ammattilaisille luovutetaan tietoja.
- Liikennöitsijöille koulukyytiä tarvitsevien tiedot sekä mahdolliset erityisen tuen tiedot.
- Aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestämiseen liittyvät oppilaiden tiedot toimintaa järjestävälle taholle.
- Koulutapaturmien yhteydessä luovutetaan huoltajien ja oppilaan tietoja vakuutusyhtiölle vakuutusilmoituksessa.
- Kotikuntalaskutusta varten luovutetaan tarvittavat tiedot.
Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.
Tietojen säännölliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Ei luovuteta.
Tietojen säilytysajat
Säilytetään Vaasan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja päätöksiä ei tehdä.
Rekisteröidyn oikeudet
Löydät tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja ohjeet oikeuksien toteuttamiseen Tietosuoja Vaasan kaupunki -sivulta otsikoiden ”Henkilön oikeudet” ja ”Oikeuksien toteuttaminen” alta.