Kyläturvallisuus Kyrönmaalla -hankkeen henkilötietorekisteri

Rekisterinpitäjä

Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602-6

kirjaamo, PL 3, 65101 Vaasa

Rekisterin yhteyshenkilöt ja tämän yhteystiedot

Projektikoordinaattori Henna Nyrhinen

sähköposti: henna.nyrhinen@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava

sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Kyläturvallisuus Kyrönmaalla -hankkeen suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan liittyvissä tehtävissä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa hankkeen käytännön toteutus sekä siihen liittyvä viestintä ja yhteistyö.

 

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• hankkeen toimenpiteiden suunnittelu ja toteuttaminen
• koulutusten, työpajojen, tilaisuuksien ja muiden tapahtumien järjestäminen
• osallistujien ilmoittautumisten käsittely ja yhteydenpito
• hankkeeseen liittyvä tiedottaminen ja viestintä
• yhteistyön ja kumppanuuksien ylläpito
• hankkeen seuranta, arviointi ja raportointi rahoittajille
• hankkeen toiminnan kehittäminen

 

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin eikä automatisoituun päätöksentekoon.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään vain hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat rekisteröidyn roolin mukaan.

Rekisterissä voidaan käsitellä mm. seuraavia henkilötietoryhmiä:

 

Hankkeen toimintaan osallistuvat henkilöt (esim. asukkaat, kylätoimijat, osallistujat):

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• kotikunta tai kylä
• toimintaan osallistumiseen liittyvät tiedot (esim. ilmoittautumistiedot tapahtumiin)
• Kyläturvallisuuden kehittämiseen liittyvät tiedot (esim. erityiset mielenkiinnon kohteet varautumis- ja turvallisuustyössä)

 

Yhteistyökumppanit ja asiantuntijat:

• nimi
• organisaatio
• tehtävänimike
• yhteystiedot

 

Tapahtumiin ja koulutuksiin liittyvät tiedot:

• osallistumistiedot

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavissa järjestelmissä: Microsoft365 ja Webropol (nettikyselyissä).

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja?

 Tietoja kerätään mahdollisista allergioista tai erityisruokavalioista kyläiltojen tai työpajojen tarjoiluja varten.

 

Käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklaan 6.

Yleinen etu / julkisen vallan käyttö (artikla 6.1.e): Henkilötietoja käsitellään yleisen edun mukaisen tehtävän toteuttamiseksi. Kyläturvallisuus Kyrönmaalla -hanke on yleishyödyllinen ja julkisesti rahoitettu kehittämishanke, jonka toteuttaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä hankkeen suunnittelua, toteutusta, viestintää ja raportointia varten.

Sopimus (artikla 6.1.b): Henkilötietoja käsitellään, kun rekisteröity osallistuu hankkeen koulutuksiin, tapahtumiin tai toimii asiantuntija- tai yhteistyötehtävissä. Käsittely on välttämätöntä sovitun toiminnan toteuttamiseksi.

Suostumus (artikla 6.1.a): Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella silloin, kun käsittely ei ole välttämätöntä yleisen edun mukaisen tehtävän tai sopimuksen toteuttamiseksi, kuten tapahtumajärjestelyihin liittyvien erityisruokavaliotietojen ja vapaaehtoisten kyselyiden osalta. Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa.

Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyiltä itseltään tai alla listattujen hankkeen yhteistyökumppaneiden kautta:

• Laihian kunta
• Laihian Reserviläiset ry
• Toukolan nuorisoseura ry
• Ysikylät ry
• Vähänkyrön Tervajoen kyläyhdistys ry
• Laihian Nuukat Martat ry
• SPR Laihian osasto
• Vähänkyrön reserviläiset ry
• Vähänkyrön eräkävijät ry
• Savilahden koulun vanhempainyhdistys ry
• Muut mahdollisesti jälkikäteen ilmoittautuvat yhteistyökumppanit, joista on nähtävillä ajantasainen listaus Vaasan kaupungin verkkosivuilla.

Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille, paitsi rahoittajalle raportointitarkoituksessa anonymisoituna.

Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa rajatusti luovuttaa tapahtumien tai tilaisuuksien käytännön järjestelyihin osallistuville palveluntarjoajille, kuten ensiapukurssien järjestäjätaholle.

Tietojen säännölliset siirrot ja luovutukset EU/ETA-alueen ulkopuolelle

 Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

 

Tietojen säilytysajat

Hankkeen ajan (1.1.2026 – 30.6.2027) sekä rahoittajan edellyttämän raportointiajan.

 

Automaattinen päätöksenteko

Rekisteriin ei liity automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet löydät Vaasan kaupungin verkkosivuilta.