The Nordic Energy Capital (NEC) – projektin rekisteri

Nordic Energy Capital (NEC) -projekti

Nordic Energy Capital (NEC) -projekti (EUI03-111) on kuuden Vaasan alueella toimivan organisaation yhteinen EU-rahoitteinen projekti. Projektin voimassaoloaika on 2025–2029. Sen tavoitteena on tehdä Vaasan kaupungista hiilineutraalien energiaratkaisujen mallikaupunki.

Mukana olevat organisaatiot toimivat yhteisrekisterinpitäjinä. Ne ovat: Vaasan kaupunki (projektin omistaja), Oy Merinova Ab, Vaasan yliopisto, EPV Energia Oy, Vaasan Sähkö ja Vaasan 4H-yhdistys. Kukin organisaatio vastaa projektin aikana heidän toiminnassaan syntyvästä henkilötiedosta. Henkilötietoa siirretään osapuolten välillä silloin, kun se on välttämätöntä. Vaasan kaupunki vastaa projektitoiminnalle välttämättömästä yhteistyöalustasta.

Nordic Energy Capital -projektissa:

• rakennetaan Vaskiluodosta“digitaalinen kaksonen”, eli virtuaalimalli, jossa testataan ja kehitetään keinoja käyttää sähköä ja lämpöä entistä järkevämmin ja vähäpäästöisemmin,
• lisätään energiatehokkuutta kaupungeissa,
• kehitetään vaasalaisille uusia tapoja osallistua ja vaikuttaa, esimerkiksi energiaportaalin kautta,
• syvennetään Vaasan ainutlaatuista energiakoulutuspolkua ja
• testataan ratkaisuja myös Uumajassa (Ruotsi), Alcalá de Guadaírassa (Espanja) ja Fylissä (Kreikka).

Rekisterin nimi

The Nordic Energy Capital (NEC) – projektin (projektinumero: EUI03-111) rekisteri

Yhteisrekisterinpitäjät

Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602–6

kirjaamo, PL 3, 65101 Vaasa

 

Oy Merinova Ab, y-tunnus 0778620–2

Yrittäjänkatu 12, 65380 Vaasa

 

Vaasan yliopisto, y-tunnus 0209599–8

Wolffintie 32, 65200 Vaasa

 

EPV Energia Oy, y-tunnus 0216734–9

Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa

 

Vaasan Sähkö Oy, y-tunnus 0209628–8

Kirkkopuistikko O, 65100 Vaasa

 

Vaasan 4H-yhdistys ry, y-tunnus 1440141–1

Gripinpolku 1, 65380 Vaasa

Rekisterin yhteyshenkilöt ja tämän yhteystiedot

 Vaasan kaupunki toimii ensisijaisena yhteydenottopisteenä rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä

 

Vaasan kaupunki:

Suvi Aho, strategiapäällikkö

sähköposti: suvi.aho@vaasa.fi

puhelin: +358 6325 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaavat tai tietosuojasta vastaavat henkilöt 

Vaasan kaupunki toimii ensisijaisena yhteydenottopisteenä rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä

 

Vaasan kaupunki:

sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi

puhelin: +358 6325 1111 (vaihde)

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään projektin toiminnan suunnittelun, toteutuksen ja yhteydenpidon mahdollistamiseksi. Tietoja käytetään esimerkiksi kokousten ja tapahtumien järjestämiseen, osallistujien ja huoltajien yhteystietojen hallintaan sekä toiminnan raportointiin ja kehittämiseen. Projektin aikana tehdään myös asuntojen energiatehokkuuden seurantaa tutkimustarkoituksiin tavoitteena kiinteistöjen energiatehokkuuden parantaminen. Tietoja käsitellään vain edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Tapahtumiin liittyen

• nimi, yhteystiedot, ruokavaliotiedot, tarvittaessa huoltajien yhteystiedot, kuva suostumuksella ja tarvittaessa

Projektin hallinnointiin ja kommunikointiin liittyen

• nimi, yhteystiedot, organisaatio, jota edustaa, rooli organisaatiossa, kuva suostumuksella ja tarvittaessa

tutkimukseen liittyen

• nimi, yhteystiedot, asunnon osoite tai sijainti, kuva suostumuksella ja tarvittaessa

Kaikissa projektin osa-alueissa saatetaan käsitellä myös erilaisia suostumuksia.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja?

Erityisiä henkilötietoja käsitellään ruokavalioiden osalta silloin, kun tapahtumissa järjestetään ruokatarjoilua. Matka- ja majoitusjärjestelyissä saatetaan tarvittaessa joutua käsittelemään henkilön suostumuksella varausten edellyttämiä henkilötietoja, jotka saattavat sisältää esimerkiksi henkilötunnuksen.

Käsittelyn peruste

Vaasan kaupungin osalta henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun (GDPR 6.1 e), kun tietoja käsitellään projektin yleishyödyllisen toiminnan toteuttamiseksi. Lisäksi käsittely voi perustua osallistujan tai huoltajan suostumukseen (GDPR 6.1 a) esimerkiksi tapahtumiin ilmoittautumisen ja ruokavaliotietojen osalta, sekä sopimuksen täyttämiseen (GDPR 6.1 b) työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden tietojen osalta.

 

Oy Merinova Ab:n osalta henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun (GDPR 6.1 f), kun tietoja käsitellään projektin toiminnan toteuttamiseksi. Lisäksi käsittely voi perustua osallistujan tai huoltajan suostumukseen (GDPR 6.1 a) esimerkiksi tapahtumiin ilmoittautumisen ja ruokavaliotietojen osalta, sopimuksen täyttämiseen (GDPR 6.1 b) työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden tietojen osalta sekä Lakisääteiseen velvoitteeseen (GDPR 6.1 c) kun kyseessä on kirjanpitoon ja viranomaisraportointiin liittyvä tietojen käsittely.

 

Vaasan yliopiston osalta henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun (GDPR 6.1 e) tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseksi.

 

EPV Energia Oy:n osalta käsittely perustuu osallistujan tai huoltajan suostumukseen (GDPR 6.1 a artikla) asuntojen energiatehokkuuden tutkimuksen osalta. Henkilötietojen käsittely perustuu myös sopimukseen (GDPR 6.1 b artikla), esimerkiksi tapahtumiin ilmoittautumisen käsittelyn osalta. Tiettyjen ilmoittautumisen yhteydessä annettuja henkilötietojen käsittely voi perustua suostumukseen (GDPR 6.1 a artikla), muun muassa erityistietojen (kuten ruokavalio) osalta. Lisäksi käsittely voi perustua oikeutettuun etuun (GDPR 6.1 f artikla), kun tietoja käsitellään yhtiön toiminnan, hallinnon ja osakassuhteiden hoitamiseksi tai yleisten projektiin liittyvien järjestelyiden hoitamiseksi, sekä viestinnän toteuttamiseksi tai lakivelvoitteen täyttämiseen (GDPR 6.1 c artikla), esimerkiksi silloin kun tietoja käsitellään kirjanpito-, verotus- tai viranomaisraportointivelvoitteiden vuoksi sekä sopimuksen täyttämiseen (GDPR 6.1 b artikla), kun käsittely liittyy toimittajien tai muiden yhteistyökumppaneiden sopimuksiin.

 

Vaasan Sähkö Oy:n osalta henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun tässä yhteydessä tilastoanalyysi ja tutkimustarkoitukset.

 

Vaasan 4H-yhdistyksen osalta henkilötietojen käsittely perustuu GDPR 6 artiklaan: sopimuksen täytäntöönpanoon (6.1 b), lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen (6.1 c) sekä hankkeen yleisen edun mukaiseen toteuttamiseen (6.1 e).

Tietolähteet

 Henkilötiedot saadaan pääosin suoraan osallistujilta, huoltajilta tai yhteistyökumppaneilta esimerkiksi ilmoittautumisen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja saatetaan kerätä välillisesti energiankulutus- ja IOT-sensoridatasta. Tietoja ei kerätä viranomaisrekistereistä tai ulkopuolisista tietolähteistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.

Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa rajoitetusti hankeraportoinnin yhteydessä rahoittajalle.

Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa rajatusti luovuttaa tapahtumien tai tilaisuuksien käytännön järjestelyihin osallistuville palveluntarjoajille, kuten ravintoloille tai tapahtumatuottajille, esimerkiksi ruokavalioihin liittyvien tarpeiden huomioimiseksi.

 

Henkilötietoja siirretään tarvittaessa osapuolten välillä yhteistyön mahdollistamiseksi projektin puitteissa. Tutkimuksessa syntynyttä tietoa saatetaan hyödyntää tulevaisuudessa jatkotutkimuksessa, jossa käsitellään henkilötietoa, jos ja vain jos se on tutkimuksen kannalta välttämätöntä. Tutkimusaineistoa ei tulla jakamaan, mutta sitä kuvaileva tieto (metadata) tullaan jakamaan sopivassa data-arkistossa.

Tietojen säännölliset siirrot ja luovutukset EU/ETA-alueen ulkopuolelle

 Tietoja ei siirretä säännöllisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli siirtoja tehdään poikkeuksellisesti, ne toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimin, kuten Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.

Tietojen säilytysajat

 Henkilötietoja säilytetään projektin päättymiseen asti ja sen jälkeen niin kauan ja siltä osin kuin se on tarpeen lakisääteisten raportointi- ja kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia. Kaikki käsittely perustuu aina ihmisen tekemään harkintaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, niin ole yhteydessä Vaasan kaupungin yhteyshenkilöihin.

Rekisteröitynä sinulla on erilaisia oikeuksia, jotka vaihtelevat henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteen mukaan

• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
• Oikeus tarkistaa omat tiedot
• Oikeus tietojen oikaisuun
• Oikeus tulla unohdetuksi
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
• Oikeus saada siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
• Oikeus tehdä kantelu Tietosuojavaltuutetulle