Vaasan Vesi -liikelaitoksen asiakasrekisteri
Rekisterin nimi
Vaasan Vesi -liikelaitoksen asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602-6
Kirjaamo, PL 3, 65101 Vaasa
Rekisterin yhteyshenkilöt ja yhteystiedot
Yhteyshenkilön titteli: palveluesihenkilö (Vaasan Vesi)
sähköposti: vaasanvesi@vaasa.fi
puh. +358 6325 1111 (vaihde)
Tietosuojavastaava
sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi
puh. +358 6325 1111 (vaihde)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Vaasan Veden tehtävänä on hoitaa kaupungin vesi- ja viemärilaitostoimintaa lakien ja viranomaismääräysten mukaisesti sekä kehittää toimintaa ja palveluita muuttuvassa yhteiskunnassa. Vaasan Vesi hoitaa puhtaan veden hankinnan, käsittelyn ja jakelun, vesihuoltoverkoston rakentamisen ja ylläpidon sekä jätevesien puhdistamisen.
Rekisterin käyttötarkoituksena on palveluiden tuottaminen sekä asiakassuhteen hoitaminen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- asiakassuhteiden hoitaminen
- asiakastietojen ylläpito
- sopimusten hallinta
- Vaasan Vesi -liikelaitoksen laskutusten hoitaminen
- maksunvalvonta ja perintä
- vesimittaritietojen hallinta
- liittymätietojen hallinta
- Vaasan Veden toimintaan liittyvä tiedottaminen
- toiminnan kehittäminen
- raportointi, tilastointi ja seuranta
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- kuluttajan/maksajan/omistajan ja asukkaan tiedot:
- nimi, henkilötunnus/Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, vedenkulutustiedot, vuosikulustusarvio (Vesitieto-asiakastietojärjestelmä ja Trimble NIS – verkkotietojärjestelmä)
- sähköisten laskujen tunnukset/tiedot, laskutiedot, suoritustiedot, kontaktit (Vesitieto-asiakastietojärjestelmä)
- yhteyshenkilöiden tiedot:
- nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (Vesitieto ja Trimble NIS)
- kiinteistötiedot:
- osoite, kiinteistötunnus, kerrosala, käyttötarkoitus (Vesitieto ja Trimble NIS)
- vesimittaritiedot:
- mittarinumero ja -tyyppi, asennuspäivä, sijainti (Vesitieto ja Trimble NIS)
- Iot-mittareiden EUI-etäluentatunnus (Vesitieto)
- asiakaspalaute eri kanavien kautta mm.:
- nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite (kaupungin palautejärjestelmä, Trimble Feedback)
- nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite (Vesitieto, Vesitili-asiakasOnline)
- myyntilaskujen välityspalvelu, tulostuspalvelu ja skannaus- ja digitointipalvelu
- ulkoistettu erillisellä palvelusopimuksella (CGI Suomi Oy). Tiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskun tiedot, luentakortin tiedot
- tekstiviestitiedottaminen:
- ulkoistettu erillisellä toimeksiantosopimuksella, SMS Service – viestintäsovellus (Blue Idea Finland). Tiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja
Ei käsitellä
Käsittelyn peruste
Tietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvotteiden hoitamiseen sekä sopimusten täytäntöönpanoon.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- vesihuoltolaki (119/2001)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
- tietosuojalaki (1050/2018)
- laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
- vesihuoltolaitoksen yleiset toimitusehdot
Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään:
- suoraan rekisteröidyltä
- Digi- ja väestötietoviraston yllläpitämästä Väestötietojärjestelmästä
- Vaasan kaupungin paikkatietojärjestelmästä
- fi:sta
- pankin järjestelmistä (asiakasvaltuutukset)
- suoritukset Vaasan kaupungin maksuliikennepalveluista (Micobotnia Oy)
- etäluettavien vesimittarien luentajärjestelmästä
- tekstiviestitiedottaminen (Julkiset tiedot teleoperaattoreilta)
Tietojen siirrot ja luovutus
Vaasan Vesi -liikelaitoksen asiakastietojärjestelmästä
- siirretään maksamattomien laskujen osalta tarvittaessa Micobotnia Oy:n perintäpalveluihin
- muuten tietojen siirto viranomaisten käyttöön erillisestä pyynnöstä esim. hulevesilaskutus (Vaasan kaupungin hulevesilaskutus)
Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Ei siirretä
Tietojen säilytysajat
Säilytysajat on määritelty Vaasan Vesi -liikelaitoksen arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Automaattinen päätöksenteko
Ei käytetä
Rekisteröidyn oikeudet
Löydät tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja ohjeet oikeuksien toteuttamiseen Tietosuoja Vaasan kaupunki -sivulta otsikoiden ”Henkilön oikeudet” ja ”Oikeuksien toteuttaminen” alta.