Tietosuojaseloste rekisteröidyn informoimiseksi, eettinen ilmoituskanava

Laatimispäivä/päivitetty: 3.2.2023

Rekisterin nimi

Vaasan kaupungin eettinen ilmoituskanava

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus

Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602-6

Rekisterin yhteyshenkilöt ja yhteystiedot

Sisäinen tarkastaja

sähköposti: harri.honkanen@vaasa.fi

puh. +358407568001

 

Työhyvinvointipäällikkö

sähköposti: henna.nurmikoski@vaasa.fi

puh. +358401628022

 

Kaupunginlakimies

sähköposti: marja.ylisalmi@vaasa.fi

puh. +358406194754

Tietosuojavastaava

sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi

puh. +358 6325 1111 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tarkoitus on lakisääteisen ilmoituskanavan toiminnan järjestäminen ja toteuttaminen sekä tarvittaessa yhteydenpidon mahdollistaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tapauksen tutkimista varten. Näitä tietoja voivat olla:

• Ilmoittajan perustiedot: esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite
• Ilmoituksen tiedot, jotka ilmoittaja antaa: esimerkiksi väitetyn väärintekijän henkilöllisyys, väitetyn väärinteon kuvaus ja peruste sekä muut mahdolliset asiaan liittyvät tiedot.
• Tutkimuksen tiedot, jotka kertyvät asiaa tutkittaessa: esimerkiksi työsuhteeseen liittyvät tiedot tai kirjautumistiedot.

Lisäksi rekisterissä käsitellään käyttäjätunnustietoja sisältävää käyttölokitietoa.

Asian kannalta merkityksettömät ja ylimääräiset henkilötiedot poistetaan.

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja?

Yleisesti ottaen erityisiä henkilötietoja ei käsitellä eettisen ilmoituskanavan toiminnassa. Niitä käsitellään vain silloin, kun se on tapauksen kannalta välttämätöntä esimerkiksi oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käsittelyn peruste

Lakisääteinen tehtävä ilmoituskanavan luomiseksi ja sen toiminnan ylläpitämiseksi ja sen kautta ilmenneiden asioiden tutkimiseksi:

• Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta
• Direktiivi 2019/1937/EU
• Tietosuojalaki
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus

Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä.

Tietojen siirrot ja luovutus

Tietoja siirretään tietojenkäsittelijänä toimivalle Webropol Oy:lle, joka toimii eettisen ilmoituskanavan toimittajana. Webropol käyttää alihankkijoita, joista yleinen listaus on saatavissa täältä: https://webropolfi.wpenginepowered.com/wp-content/uploads/2019/09/Webropolin-alihankkijat.pdf

Tietoja luovutetaan ainoastaan viranomaisille lain niin vaatiessa.

Lokitietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Kuitenkin tietoturvapoikkeamaa selvitettäessä tai rikoksen esitutkinnan yhteydessä rekisterinpitäjällä voi olla oikeus luovuttaa tietoja poliisille tai muulle viranomaiselle.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ullkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Henkilötiedot tuhotaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen tekemisestä, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Automaattinen päätöksenteko

Ei käytetä

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä esimerkiksi tämän tietosuojaselosteen avulla. Voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan.

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Rekisteröidyllä tai alaikäisen rekisteröidyn huoltajalla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö häntä/alaikäistä koskevia henkilötietoja ja saada kopiot häntä koskevista tiedoista.

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä

• täyttämällä Vaasan kaupungin verkkosivuilta löytyvä lomake ja toimittamalla se Vaasan kaupungin kirjaamoon (https://www.vaasa.fi/uploads/2021/09/13ed8f8d-vaasa_rekisteritietojen_tarkastuspyynto.pdf)
• esittämällä pyyntö henkilökohtaisesti tai kirjallisesti (ei sähköpostilla) suoraan rekisterinpitäjälle tai Vaasan Kaupungin tietosuojavastaavalle
• vahvalla tunnistautumisella suomi.fi palvelun viesteissä tietosuojavastaavalle.

Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/kun-haluat-tarkastaa-tietosi

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat, virheelliset ja puuttuvat henkilötiedot. Pyynnössä tulee olla perustelut tietojen oikaisuvaatimukselle sekä sanatarkasti korvaava teksti.

Oikaisupyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla vapaamuotoisella oikaisupyynnöllä. Pyyntö toimitetaan täytettynä ja allekirjoitettuna Vaasan kaupungin kirjaamoon:

Vaasan kaupunki
Kirjaamo
PL3
65101 Vaasa

Oikaisupyynnön voi tehdä myös vahvalla tunnistautumisella suomi.fi palvelun kautta tietosuojavastaavalle.

Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-oikaista-tietoja

Oikeus poistaa tiedot eli tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevan tiedon poistoa.  Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos poistaminen ei ole lain mukaan mahdotonta.

Poistopyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tai tietosuojavastaavalle.

Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-poistaa-tiedot

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa. Pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tai tietosuojavastaavalle.

Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-rajoittaa-kasittelya

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen silloin kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja siirto tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada siirrettyä tietonsa myös rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-siirtaa-tiedot

Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli hän kokee että hänen oikeuksiaan on rikottu. Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.