Förbigå menyn
autot

Genomförande av evenemang

Ett evenemang kan börja genomföras när man har klargjort för sig vilken typ av evenemang det är frågan om, vilken dess publik är och var och när evenemanget ordnas samt när man fastställt vem som ansvarar för vad och hur stor evenemangets budget är.

Evenemangets säkerhet

Evenemangssäkerheten regleras av olika lagar och författningar; exempelvis räddningslagen, hälsoskyddslagen och konsumentsäkerhetslagen ställer krav på evenemangsarrangörens verksamhet, vilka skyddar såväl evenemangsbesökarna som evenemangsarrangören. Lagarna samt anmälningarna och tillståndsansökningarna som görs på basis av dessa har även i uppgift att få evenemangsarrangören att fundera över faror och risker i anslutning till evenemanget.

Beakta att evenemangsarrangören även är ansvarig för säkerheten för service eller verksamhet som tillhandahålls av en utomstående part (t.ex. fyrverkeri). Att inkludera räddningsverket, polisen och akutvårdsmyndigheterna i planeringen av evenemanget och t.ex. vid kartläggningen av risker hjälper evenemangsarrangören att förebygga farliga situationer i vidare omfattning än tidigare.

Observera att de olika riskerna gäller såväl små som stora tillställningar. Exempelvis tält används vid evenemang av olika storlekar. Vinden tar väldigt lätt tag i ett tält och får det att flyga många meter, om tältet inte har fästs ordentligt. Sådana här olyckor är förargligt vanliga. För att fästa tält och andra konstruktioner kan man vid behov använda nästan vilka tunga föremål som helst,  från kettlebells till kanistrar fyllda med sand eller vatten. Se till att du vet vindgränserna för alla konstruktioner. Stage managern och den som är ansvarig för konstruktionerna bör ha en vindmätare.

Eventuella riskfaktorer vid evenemang

  • Olyckor
  • Trängsel vid stora folksamlingar (panik)
  • Kollapsade konstruktioner
  • Oväder
  • Närheten till vattenområden
  • Pyroteknik, fyrverkerishower
  • Våldsdåd
  • Konsumenttjänster (t.ex. flygningar och åkturer, bungyjump, tatueringar)

Om det börjar blåsa hårt:

  • granska att konstruktionen håller
  • ta ner/lösgör eventuella farliga konstruktioner, t.ex. banderoller och beachflaggor
  • evakuera vid behov nödvändiga delar av området

Tillbud och olyckor

Om det trots riskkartläggning och riskhantering sker ett tillbud eller en olycka under evenemanget, är evenemangsarrangören skyldig att anmäla fallet till Säkerhets- och kemikalieverket (Tukes) som övervakar konsumentsäkerheten.

Försäkringar

Tillstånd och anmälningar som skickas till myndigheterna fråntar inte evenemangsarrangören ansvaret för eventuella olyckor. Ersättningsansvaret vid olyckor kvarstår alltid hos evenemangsarrangören. Det är bra att komma ihåg att en förenings eller sammanslutnings allmänna försäkring inte alltid omfattar en ansvarsförsäkring för publikevenemang, som ersätter skador som drabbar publiken under evenemanget. För evenemangsarrangören lönar det sig att redan i planeringsskedet ta reda på hurdana försäkringar som behövs för evenemanget.

Olycksfallsförsäkring

En olycksfallsförsäkring täcker olycksfall som drabbar evenemangsarrangören, evenemangspersonalen eller talkoarbetarna. Om evenemangsarrangören har avlönad personal, stadgas det i lagen att en olycksfallsförsäkring ska tecknas för varje anställd. Evenemangsarrangören är ansvarig för de frivilliga arbetarnas säkerhet. Kontrollera för det egna evenemangets del hurdant försäkringsskydd som är tillräckligt.

Ansvarsförsäkring

En ansvarsförsäkring täcker evenemangets ersättningsansvar för person- eller sakskador som drabbat publiken, funktionärer eller utomstående. Ansvarsförsäkringen ersätter inte skador som drabbat evenemangsarrangören, personalen eller talkoarbetarna. För att anmälan om en offentlig tillställning som görs för evenemanget ska godkännas kräver polisen att en ansvarsförsäkring tecknas.

Försäkring av föremål

Fundera på hurdana föremål som finns på ditt evenemang och vems ansvar det är att försäkra dem. Kom ihåg att komma överens om ansvaret för varje värdeföremål skilt för sig. Exempelvis instrument och förstärkare är vanliga på många evenemang och kan vara värdefulla.  För konstverk gäller egna bestämmelser.

Evenemangsområdet

Uppgörande av en områdeskarta

En karta över evenemangsplatsen ritas. Kartan kan i inledningsskedet vara riktgivande, men mot slutet ska detaljerna preciseras och i tillståndsskedet ska en så detaljerad områdeskarta som möjligt skickas till myndigheterna. Som kartunderlag kan man använda Vasa stads öppna kartor eller karttjänster som finns på webben. Ibland kan en flyg-/satellitbild fungera bäst.

Vid uppgörandet av kartan lönar det sig även att beakta bullerärenden, t.ex. scenens riktning. Samtidigt lönar det sig även att kartlägga byggnaderna i närområdet, så att de kan informeras om eventuellt buller eller trafikarrangemang.

Den detaljerade områdeskartan är avsedd för evenemangets produktionsteam, frivilliga arbetare, underentreprenörer och för myndigheterna. Om man vill göra en karta över området för publiken/deltagarna, kan en enklare version göras.

Ankomst och vistelse

Det är enkelt att komma till evenemang som ordnas i Vasa, eftersom man kan ta sig till staden med tåg, flyg och buss.

Vid planeringen av evenemanget är det bra att fundera på hur evenemangsbesökarna kan ta sig till evenemangsplatsen och om de förväntade besökarna kommer från Vasa, övriga Finland eller från utlandet. Besökarna bör informeras om olika färdmöjligheter. Detta lyckas då man lägger till information om trafikförbindelser och tidtabeller på evenemangets webbsidor. Det lönar sig även att överväga parkeringsplatser för cyklar och/eller vagnar.

Kollektivtrafiken och den lätta trafiken är betydligt mer miljövänliga alternativ än privatbilism, och besökarna bör därför uppmuntras att anlända till platsen med cykel, till fots eller med kollektiva trafikmedel. Besökarna kan uppmuntras att använda kollektivtrafiken exempelvis genom att stadstrafikbiljetten inkluderas i evenemangets inträdesbiljett eller att skyttelbussar kör mellan evenemangsplatsen och centrum. Vasa stads kollektivtrafik kan konsulteras om specialarrangemang och kostnader.

På områdeskartan ska man märka ut: scener och läktare, evenemangsområdets gränser och rutter till området, utrymningsvägar, lastningsrutter, eventuell parkering, gator som ska stängas av, olika funktioner (t.ex. matstånd, aktivitetsställen), info/biljettförsäljning, första hjälpen-station, hittegodsförvaring, primärsläckningsutrustning, toaletter, vid behov avfallskärl.

Det är ofta möjligt att anpassa byggen och renoveringar enligt stora evenemang, om evenemangsarrangören är ute i tid.

Om en del av besökarna till följd av evenemangets natur anländer till platsen med privatbilar, ska arrangören noggrant planera rutterna och parkeringsområdena för bilarna. I synnerhet för sommarevenemang som ordnas på helgerna lönar det sig att ta reda på om parkeringsplatserna vid offentliga inrättningar och skolor kan användas under evenemanget. För skolornas del kan rektorerna tillfrågas, medan enheten för gatutillstånd ansvarar för officiella parkeringsplatser eller uthyraren av evenemangsområdet om parkeringsområdet finns innanför evenemangsområdet. Kom ihåg att beakta tillräckligt många lite större tillgängliga parkeringsplatser så nära evenemangsområdet som möjligt i en jämn terräng.

Det är i allmänhet omöjligt att komma till evenemang i centrum eller till extra stora evenemang med egen bil, men evenemangsarrangören behöver troligtvis parkering för bilar i anslutning till arrangemanget.

Toaletter

Till evenemangsplatsen ska tillräckligt många toaletter med handtvättningsställen skaffas för publiken. I inomhuslokaler som är avsedda för evenemangsbruk finns det ofta tillräckligt med toaletter, men ibland kan man behöva komplettera kapaciteten med t.ex. flyttbara toaletter eller toaletter i närliggande objekt.

Vid utomhusevenemang används ofta bajamajor som inte förutsätter koppling till rent vatten eller avloppet, utan som fungerar med en behållare. Det finns även ekologiska torrtoaletter samt toalettvagnar eller -moduler som kopplas till vatten och avloppet. Beakta att dagvattenavlopp absolut inte lämpar sig som toalettavlopp! Fråga i god tid platsens ägare om avlopp och vattensituationen. Kom ihåg i fråga om toaletter med behållare att behållarna kan behöva tömmas vid längre evenemang. Toalettleverantören kan ge råd om detta.

Vid små utomhusevenemang som inte har utskänkning eller matservering kan man höra sig för om möjligheten att använda toaletterna i någon närliggande fastighet. Då lönar det sig att vara förberedd på att ha en ordningsvakt som övervakar användningen av fastigheten. Toaletterna ska utplaceras på ett ändamålsenligt sätt och skyltar om utplaceringen ska ställas upp på området. Enligt Valviras anvisningar ska torrtoaletterna utplaceras på ett tätt underlag så att de inte medför hälsoolägenheter på grund av lukt, hushållsvatten eller förorenad jordmån. Därtill ska det i toaletterna finnas tillräcklig ventilation som är ordnad så att lukten inte sprids till övriga utrymmen.

I samband med toaletterna ska det även finnas möjlighet att tvätta händerna. Om tvättmöjligheter inte kan ordnas exempelvis på grund av att en vattenpunkt saknas, kan desinficerande vätskor eller våtservetter användas i stället. Kom ihåg att även placera ut sopkärl i anslutning till toaletterna.

Toalettkapacitet

Det ska finnas toaletter för både kvinnor och män, och även personer med funktionsnedsättning ska beaktas. På många evenemang lönar det sig därtill att även ta i bruk några unisextoaletter. Av herrtoaletterna kan hälften ersättas med motsvarande mängd urinrännor.

Fundera på publikens sammansättning vid planeringen av toalettkapaciteten. I regel behövs det fler damtoaletter eller unisextoaletter än herrtoaletter. Fundera även på om det vid evenemanget behövs en potta, ett skötbord, en toalettsits eller andra sanitetstillbehör för barn.

Valvira har riktgivande anvisningar för dimensionering av toalettkapaciteten. Även företag som hyr ut flyttbara toaletter kan ge råd om dimensioneringen.

Beroende på tillställningens karaktär kan man avvika från det totala antalet toaletter, t.ex. om evenemangstiden är kort eller om det finns allmänna toaletter i närheten av evenemangsområdet. Antalet toaletter ska på motsvarande sätt utökas, om evenemanget pågår över fem timmar eller om det har utskänkning.

Utskänkningsområde

I regel ska evenemangets utskänkningsområde tydligt avskiljas från det övriga området (t.ex. med staket). Utskänkningsområdet kan vara beläget så att det är möjligt att följa programmet därifrån, men det får dock inte placeras framför scenen eller på utrymningsvägarna. Numera är det dock möjligt att enligt vissa kriterier ha hela evenemangsområdet som utskänkningsområde, om tillträde för minderåriga är förbjudet på hela evenemangsområdet.

För kundplatser ska en kvadratmeter per kund reserveras. Ingången till utskänkningsområdet ska placeras så att en eventuell kö inte stör de övriga besökarnas framfart. Kön av köpare kan avgränsas från dem som avlägsnar sig från utskänkningsstället med t.ex. ett staket, så att eventuella störningar av ordningen kan undvikas.

Rökning

Vid utomhusevenemang är rökning förbjuden under skyddstak, på läktare och på andra platser som direkt är avsedda för deltagare som följer tillställningen stillastående eller stillasittande, t.ex. framför scenen. Inomhus är det förbjudet att röka förutom i lokaler som godkänts för rökning. Förbudet gäller även t.ex. användning av e-cigaretter och vattenpipa.

På evenemangsområdet kan man avgränsa ett separat område för rökning, så länge tobaksröken inte kommer till det rökfria området eller inomhus. Evenemangsarrangören ska märka ut det rökfria området och rökområdet samt övervaka att rökförbudet följs genom att t.ex. ge ordningsvakterna anvisningar att hålla koll på situationen.

Djur

Enligt Säkerhets- och kemikalieverkets rekommendationer ska egna ingångar för djur uppgöras på evenemang. Att ha egna ingångar för djuren och hålla dem exempelvis i inhägnader under evenemanget främjar hygienen, minskar allergier och främjar säkerheten.

Tillgänglighet

Tillgänglighet förbättrar avsevärt kvaliteten på evenemanget och dess attraktivitet. Det är en nödvändig förutsättning för många att kunna delta, men ger samtidigt en bild att ett mer trivsamt, smidigt och säkert evenemang.

Vasa stad har förbundit sig att främja tillgänglighet med sitt tillgänglighetsprogram. Även lagen förutsätter att tillgängligheten beaktas: fritidsservicen ska enligt lagen vara lika för alla. Om denna förutsättning inte uppfylls, kan det ha juridiska konsekvenser.

Den mest kända dimensionen av tillgänglighet torde vara fysisk tillgänglighet, som främjas av bl.a. hissar och ramper, anpassade toaletter för personer med funktionsnedsättning och dörrar som öppnas automatiskt. Tillgänglighet är dessutom att tänka på lösningar med tanke på funktionen och att lyssna på människor. Tillgänglighet är en fortgående process. När grunderna är i ordning, är det enklare att finslipa mindre detaljer.

Tillgänglighet förverkligas bäst när den beaktas i alla skeden vid planeringen, genomförandet och utvärderingen av evenemanget. Vid planeringen av tillgängligheten lönar det sig att ta hjälp av sakkunniga, som erbjuds av bl.a. stadens tillgänglighetskoordinator, tillgänglighetsarbetsgruppen inom rådet för personer med funktionssättning, Invalidförbundets Tillgänglighetscenter ESKE och organisationer för personer med funktionsnedsättning. Det är bra att låta användare testa tillgänglighetslösningarna innan evenemanget börjar.

Platsen

Välj en plats som är färdigt tillgänglig. Förhåll dig kritiskt till platsernas egna tillgänglighetsbedömningar. Bäst är att själv undersöka objektet – helst tillsammans med en sakkunnig. Den sakkunniga kan vara t.ex. stadens tillgänglighetskoordinator, en anställd inom en organisation för personer med funktionsnedsättning eller en frivilligarbetare. Fråga dem som är ansvariga för eller äger platsen i ett så tidigt skede som möjlig vilka tillgänglighetsarrangemang som för deras del är möjliga.

Information

Evenemangets tillgänglighet börjar redan från informationen. I all information betonas förståelighet. Ett meddelande når en större grupp människor om det förmedlas på olika sätt. I en text ska fontstorleken vara minst 12. Välj klara kontraster i allt material. Undvik text ovanpå bilder. Enligt behov kan du även producera material på ett lättläst språk. Tack vare modern teknik kan man inom webbkommunikationen enkelt använda även videor på teckenspråk. Följ tillgänglighetsanvisningarna för webbsidor, så att informationen når ut till alla användare. Det är bra om det i informationsmaterialet finns uppgifter om vem som ger mer information om tillgänglighet.

Skyltning

Ändamålsenlig skyltning hjälper besökarna att gestalta evenemangsplatsen och hitta vad de söker. Skyltningen börjar redan före ingången. På en bra skylt är texterna och figurerna tillräckligt stora och färgkontrasterna klara. Det är bra att komplettera skylttexterna med ljud, bra belysning och bildsymboler. Beakta även personer i sitthöjd vid utplaceringen av skyltarna. Placera vid alla ingångar en tydlig karta över evenemangsområdet, där även tillgängligheten framgår. Vid stora evenemang kan det vara förnuftigt att sammanställa ett separat infopaket om tillgängligheten, men i allmänhet rekommenderas att tillgänglighetsinformationen finns i samma broschyrer som den övriga informationen om evenemanget. Se till att hela personalen vid behov kan svara på frågor om tillgänglighet.

Ingång

Nära alla ingångar till evenemanget reserveras tillräckligt med tillgängliga parkeringsplatser med ISA-symbol samt utrymme för ledsagande trafik. Beakta att en färdtjänsttaxi kräver mer utrymme än en personbil. Tillträdet ska vara hinderfritt från parkerings- och hämttrafikområdet till ingången. På vintern bör särskild uppmärksamhet fästas vid att det inte finns för mycket snö på passagen och sandningsgrus som förhindrar mobilitet. Det måste finnas rum att svänga med rullstol framför ingången, så placera inte t.ex. reklamskyltar framför dörren. Det samma gäller för vindfånget. Den fria bredden på tillgängliga dörrar är minst 850 mm. Öppnande av dörrar underlättas med automatik som fungerar endera med knapp eller rörelsedetektor. Självöppnande dörrar ska öppna sig lätt. Höjden på trösklar får vara högst 20 mm. Om trösklarna är högre behövs en sluttande ramp.

Klädförvaring

Om klädförvaringen fungerar som självbetjäning, bör en del av klädställningarna placeras längre ner.

Servicediskar

Det är bra att placera servicediskar, stånd och andra ställen för uträttande av ärenden på en jämn plats på marknivå, så att det är enkelt att ta sig dit. I fråga om höjden på disken är det bra att även beakta sittande och korta kunder. Reservera stolar till disken om det är meningen att man ska vara en längre stund där. En induktionsslinga underlättar kommunikationen med kunderna. Ha särskilt bra belysning vid diskarna.

Nivåskillnader

Nivåskillnader är ett av de mest betydande och vanligaste fysiska hindren. Säkerheten i trappor kan förbättras med bra belysning, en stadig ledstång och färgkontraster som åskådliggör höjdskillnaden. För rullstolsburna kan en tröskel eller ett trappsteg var ett oöverkomligt hinder. Att bära någon är inte säkert och inte ens möjligt i alla lägen, så det lämpar sig inte som tillgänglighetslösning. Tillgängligheten i fråga om nivåskillnader kan lösas med en ramp, plattformslift eller hiss. En ramp är en lämplig lösning vid små nivåskillnader. Den ska vara tillräckligt brant, stadig och halkfri. Det ska finnas avsatser för vila längs en lång ramp. För högre nivåskillnader behövs en hiss eller någon annan plattformslift. Kontrollera att hissen fungerar innan evenemanget börjar.

Scenen

Ofta glöms tillgängligheten på scenen bort. Vid ett genuint tillgängligt evenemang är även scenen tillgänglig för artisterna.

Föreställningar

Syntolkning är en metod att förmedla en föreställning till dem som inte kan se den. Textning gör det lättare att följa föreställningen och är direkt nödvändig för personer med hörselnedsättning. Den ersätter dock inte teckenspråkstolkning, eftersom svenska kan vara ett främmande språk för personer som talar teckenspråk. Kontrollera föreställningens förstärkare och att induktionsslingan fungerar.

Läktare

I synnerhet på stora platser är det bra att reservera några rullstolsplatser på olika delar av läktaren. Placera dem där det är bra sikt och dit man enkelt kan ta sig. Rullstolsburna ska dock inte avskiljas från de andra besökarna, utan rullstolsplatserna är en naturlig del av den övriga läktaren. Om induktionssystemet bara sträcker sig till en del av läktaren, märk ut området tydligt och meddela om detta redan i biljettförsäljningsskedet.

Toaletter och andra hygienutrymmen

Kontrollera att det finns tillräckligt med toaletter på evenemangsområdet sett till antalet besökare. Det är bra att använda bildsymboler på toalettskyltarna utöver text. Anpassade toaletter för personer med funktionsnedsättning märks ut med ISA-symbol. De anpassade toaletterna är dimensionsmässigt rymligare än vanliga toaletter, eftersom man ska kunna röra sig även med en stor rullstol där och vid behov även med en assistent. Toaletterna är könsneutrala, så de kan även användas med en assistent av motsatt kön. Toaletterna får inte användas som förråd. Beakta utrymmesbehovet även i dusch- och tvättrumsutrymmena.

Inredning

Möbler ska utplaceras glest, så att det finns rum att röra sig på området. Om evenemangsområdet är stort, bör det finnas viloplatser så tätt att besökarna inte bli utmattade av promenadavstånden. Välj stadiga möbler. Samma möbler passar inte för alla, så det är bra att skaffa bord och stolar i olika höjd samt åtminstone några stolar med armstöd. Under borden ska det finnas rum så att även rullstolar ryms.

 

Att hjälpa till

Erbjud hjälp vid behov, men truga inte. Var och en kan själv bestämma när hjälp behövs. En del av personerna med funktionsnedsättning kommer till evenemanget med en assistent. Assistenten ska avgiftsfritt kunna delta i evenemanget med personen med funktionsnedsättning, eftersom hen kanske inte kan delta utan assistent. Ange tydligt i informationsmaterialet och på nätet vilka biljetter eller biljettyper som assistenter får avgiftsfritt. Man kan dock inte ta för givet att personer med funktionsnedsättning har med sig en assistent. Var förberedd på att personalen behöver hjälpa till. Den hjälp som besökarna ber personalen om är i allmänhet småskalig och inte särskilt tidskrävande. Det kan exempelvis vara fråga om att bära mat till bordet eller klä på en jacka. En möjlighet värd att beakta är att anställa allmänna assistenter till evenemanget. Exempelvis för närvårdarstuderande kan uppgiften som allmän assistent vara ett utmärkt tillfälle att bekanta sig med det blivande klientelet.

 

ÄR DITT EVENEMANG TILLGÄNGLIGT?

  • Evenemangets webbsidor är tillgängliga
  • En ansvarig person har utsetts för tillgänglighetsinformationen
  • Assistenter får delta i evenemanget avgiftsfritt
  • Evenemangsplatsen
  • Marken är jämn
  • Platsen är i en nivå
  • För olika nivåer finns en hiss eller en sluttande ramp
  • Platsen har en anpassad toalett för personer med funktionsnedsättning enligt bestämmelserna
  • Nära ingången finns en tillräckligt bred parkeringsplats
  • Dörrarnas fria bredd är åtminstone 850 mm
  • Serviceställen och stånd
  • Ställena har induktionsslinga
  • Ställena ligger på marknivå
  • Ställena har inga trösklar som är högre än 20 mm och saknar ramp
  • Ställena har stolar
  • Läktaren och scenen
  • Det finns rullstolsplatser på olika ställen på läktaren
  • Läktaren har induktionsslinga
  • Man kan ta sig upp på scenen och till omklädningsrummen med rullstol
  • Det finns en anpassad toalett för personer med funktionsnedsättning i artisternas utrymmen
  • Förställningarna textas
  • Förställningarna syntolkas

Fler kontrollistor för olika kulturobjekt finns på Kultur för alla-tjänstens webbsidor. På sidorna finns även information om bl.a. finansiering av åtgärder för ökad tillgänglighet.

Tapahtuman rakentaminen

Tapahtuman rakentamiseen liittyy muun muassa saatavilla oleva sähkö, vesi, viemäröinti ja rakenteet.

 

Sähkö

Tapahtuman järjestämiseksi tapahtumapaikalle tarvitaan useimmiten sähköä. Kun varaat tapahtumapaikkaa, varsinkin jos kyseessä on ulkotila, tiedustele paikan vuokraajalta sähkön saatavuutta.

Kaupungin maa-alueilla kuten toreilla ja puistoissa on yleensä sähköpisteitä, joista tapahtumajärjestäjän on mahdollisuus saada sähkö tapahtumalle. Tiedustele sähköpisteiden käytöstä ensisijaisesti tapahtumapaikan vuokraajalta. Mikäli sähköpisteitä ei kuitenkaan ole tai niitä ei ole riittävästi, ota yhteyttä paikallisen verkkoyhtiön Vaasan Sähkö Oy:n asiakaspalveluun. Asiakaspalvelussa kartoitetaan toteuttamisvaihtoehdot ja suunnitellaan rakentamisaikataulu tilapäiselle liittymälle. Tilapäisen sähköliittymän asemesta tai ohella erityisen vaikeissa kohteissa voidaan käyttää myös aggregaattia.

Pohdi etukäteen, mihin tapahtumassasi tarvitaan sähköä, ja tee lista sähköä tarvitsevista toiminnoista. Listan avulla ammattilaiset osaavat arvioida sähkönkulutuksesi ja tapahtumallesi osataan varata tarpeeksi sähköä. Tilapäinen sähkö on tilattava vähintään kaksi viikkoa ennen sähkön kytkemistä. Jos tilapäinen sähkö tilataan tämän määräajan jälkeen, siitä peritään lisäkustannuksia.

Ulkotapahtumissa on kiinnitettävä erityistä huomiota sähköturvallisuuteen. Sähkölaitteet on suojattava sateelta ja ilkivallalta. Sähköjohdot on pidettävä poissa kulkuväyliltä ja tarvittaessa suojattava yliajosuojilla. Sähköasennukset saa tehdä vain ammattilainen. Vesi Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Lisäksi maksullista tai ilmaista vesitarjoilua kannattaa harkita kaikissa liikunta- ja urheilutapahtumissa sekä kuumina päivinä. Pohdi ajoissa, mihin sähköä tapahtumassasi tarvitaan, niin ammattilaiset osaavat arvioida sähköntarpeesi oikein.

Samoin kuin sähkön kohdalla, veden saatavuutta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta. Esimerkiksi kaikilla kaupungin yleisillä alueilla vettä ei ole saatavilla: useimmilta toreilta kaupungin löytyy vesipiste, mutta puistoissa pisteitä ei aina ole. Vesipisteen käytöstä toreilla on sovittava torivalvojien kanssa. Jos vesipiste puuttuu, vesi on tuotava paikalle. Voit tilata vesisäiliön esimerkiksi Vaasan Vedeltä.

Jos tapahtumassa syntyy jätevettä, on varmistettava, että se johdetaan jätevesiverkkoon tai muuten käsitellään asianmukaisesti. Hulevesiviemäri ei sovellu jätevedelle. Hulevesiviemäriin menevä vesi siirtyy sellaisenaan suoraan vesistöön.

 

Rakenteet

Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia rakenteita, esimerkiksi lavoja, telttoja, katoksia, aitoja, käymälöitä, penkkejä ja pöytiä. Suuremmissa tapahtumissa lava on esiintyjien näkyvyyden takaamiseksi välttämätön, mutta pienemmissäkin tapahtumissa esiintymislava tuo esiintyjät paremmin esille.

Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt kuten ukkosmyrskyn. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan toimittava palveluntuottaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä. Suurten tapahtumien ja muiden tapahtumien, joissa on runsaasti rakenteita, rakenteet hyväksyy rakennusvalvontaviranomainen.

 

Siisteys ja ympäristö

Tapahtumaa suunniteltaessa on otettava huomioon, millaiset mahdollisuudet tapahtumapaikka itsessään tarjoaa roskien keräämiselle. Onko paikalla ennestään jäteastioita? Jos on, voidaanko niitä käyttää tapahtumassa? Tähän on saatava lupa tapahtumapaikan vuokraajalta.

Jos tapahtumaan pitää erikseen tilata roska-astioita, niitä tulee sijoittaa ympäri aluetta sinne missä niitä eniten tarvitaan, esimerkiksi uloskäynneille, kulkureittien varrelle ja ruokakojujen läheisyyteen. Elintarvikemyynti, anniskelupisteet ja muut runsaasti jätettä tuottava toiminnot tarvitsevat omat, yleisöroskiksia suuremmat jäteastiat. Jos tapahtuman jätteet lajitellaan, on tästä tiedotettava toimijoita etukäteen ja lajitteluastiat on merkittävä selkeästi.

Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava myös jäteastioiden tyhjennyksestä. Varsinkin jos tapahtumassa on runsaasti kävijöitä tai jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä, jäteastioita voi joutua tyhjentämään useampia kertoja päivässä.

Jos tapahtumapaikalla on kiinteitä roska-astioita ja niidenkin voi olettaa täyttyvän tapahtuman aikana, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava myös niiden tyhjentämisestä. Lisätietoja tästä antaa tapahtumapaikan vuokraaja.

Roska-astioiden vuokraaja osaa neuvoa roska-astioiden määrän arvioimisessa. Roska-astioiden paikat on hyvä merkitä myös tapahtuma-alueen karttaan, jotta niitä ei vahingossa sijoiteta poistumis- tai pelastusreiteille.

Erillinen jätehuoltosuunnitelma vaaditaan suuremmilta yleisötilaisuuksilta, etenkin jos niissä on tarjolla ruokaa tai juomaa. Yleisötilaisuuden järjestäjän tulee toimittaa jätehuoltosuunnitelma ympäristönsuojeluyksikköön viimeistään kuukautta ennen tapahtuman alkua.

 

Viihtyvyys

Siisteys on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman viihtyvyyden kannalta. Jos tapahtuma-alue on roskainen, ei tapahtuma välttämättä houkuttele tulemaan enää toista kertaa. Roskaisuus saa aikaan roskaisuutta, joten mitä siistimpänä tapahtuma-alue säilyy, sitä vähemmän roskia sinne jätetään. Taustalla on konkreettisen jätehuollon onnistumisen rinnalla myös psykologinen vaikutus: siistiä ei haluta sotkea.

Vinkkejä ympäristöystävällisen tapahtuman järjestämiseen

  • Suosi kierrätystä ja uusiokäyttöä, vältä kertakäyttötuotteita.
  • Mahdollista lajittelu esimerkiksi ruokailualueilla tai suunnittelu ruokatarjoilu siten, että kaiken ruokailussa syntyvän jätteen voi lajitella biojätteeksi.
  • Suosi luomua, lähiruokaa ja reilun kaupan tuotteita.
  • Järjestä tapahtuma-alueen yhteyteen vartioitu pyöräparkki.
  • Kannusta yleisöä ja osallistujia saapumaan paikalle kävellen tai pyörällä tai käyttämään julkista liikennettä.
  • Sijoittele roska-astiat näkyvästi, keskeisille kulkuväylille ja poistumisteiden reunoille, ja elintarvike- ja ruoanmyyntikojujen läheisyyteen.

Ammattilaisen neuvo: Jos tapahtumassasi on juomatölkkejä, kannattaa nähdä vaivaa niiden keräämiseen erikseen: paitsi että ne pystytään kierrättämään erittäin hyvin, jos ne saadaan erotelluksi jätteestä, niistä saa myös pantin muodossa hyvin rahaa takaisin. Meillä ovat toimineet läpinäkyvät jätesäkit, joihin laitetaan muutama tyhjä tölkki malliksi. Tapahtuma-alueella voi myös kiertää tölkkipartio, joka nappaa tölkit pöydältä tai maasta ja jolle voi ojentaa tyhjentyneen tölkin. ”

Tapahtuman siisteys

Helppoja keinoja vähentää roskan määrää ja roskaamista

  • Hanki riittävä määrä selvästi merkittyjä roska-astioita, sijoittele ne kulkureittien varrelle ja ruoanmyyntipaikkojen lähelle ja huolehdi astioiden riittävästä tyhjennyksestä.
  • Vältä turhia pakkauksia.
  • Suunnittele ruokatarjoilu niin, että siitä syntyy mahdollisimman vähän jätettä.
  • Peri kestoastioista (esim. tuopeista) pantti.
  • Vältä flaijereiden ja erillispakattujen mainostuotteiden jakelua alueella.

 

Jätehuoltosuunnitelma

Ekologisuus imagotekijänä

Ympäristöasioiden huomioiminen osoittaa vastuullisuutta ja välittämistä, ja ympäristöystävällisyys on yhä merkittävämpi imagotekijä ja kilpailuvaltti myös tapahtuma-alalla. Vaasan kaupunki on sitoutunut edistämään alueellaan kestävää kehitystä ja siksi myös tapahtumajärjestäjien halutaan ottavan ympäristöasiat huomioon.

Tapahtuma voi myös hakea Ekokompassi tapahtuma -sertifikaattia, jossa sitoudutaan pitkäjänteiseen ympäristö työhön ja laaditaan yhdessä ympäristöohjelma konkreettisten toimenpiteiden toteuttamiseksi.

 

Tapahtumapaikan siivoaminen

Jos tapahtumapaikka on roskainen ennen tapahtumaa, ota yhteys tapahtumapaikan vuokraajaan. Tapahtumapaikkaa on siivottava myös tapahtuman aikana, jotta alue säilyy viihtyisänä. Siivouksen sujuvuuden takia on päätettävä etukäteen, milloin tapahtumaa siivotaan ja ketkä sen tekevät. Siivousta varten voidaan perustaa myös ns. roskapartioita, joihin voidaan ottaa vapaaehtoista talkooväkeä.

Tapahtumapaikka on siivottava tapahtuman jälkeen. Jos roskia ei pystytä keräämään käsin, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava koneellisesta siivouksesta. Siivouksen suorittamisesta koneellisesti kannattaa tiedustella tapahtumapaikan vuokraajalta.

Tapahtuman markkinointi

Markkinointisuunnitelma

Tapahtuman markkinointi aloitetaan suunnitelman laatimisesta. Aluksi lähdetään aina oman tapahtuman ymmärtämisestä: mikä on tapahtuman konsepti, mikä on sen kohderyhmä, mitä erityistä siinä on ja miten se poikkeaa muista.

Tämän jälkeen analysoidaan markkinoinnin lähtötilanne: mikä tapahtuman tunnettuus ja maine on nyt? Sekä itse tapahtumaa että sen markkinointia voidaan tarkastella myös erilaisten valmiiden mallien, esimerkiksi SWOT-mallin avulla (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhkat).

Kun alkutilanne on tunnistettu, asetetaan markkinoinnin tavoitteet: Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Mikä on markkinoinnin keskeinen kohderyhmä? Mihin halutaan erityisesti panostaa? Markkinointikanavat ja toteutustavat valitaan ensisijaisesti kohderyhmän perusteella. Valintoihin vaikuttaa lisäksi muun muassa budjetti ja oma osaaminen.

Sisäinen tiedotus

Tapahtuman yleensä ja sen markkinoinnin onnistuminen riippuu pitkälti sisäisestä tiedonkulusta. Sisäisellä tiedotuksella varmistetaan, että kaikki tietävät missä mennään, mikä tehtävä on kenenkin hoidossa, mitkä asiat ovat julkisia ja mihin toimenpiteisiin seuraavaksi ryhdytään. Kunkin tapahtumaorganisaation pitää valita itselleen sopivimmat kommunikointikanavat riippuen organisaation koosta ja kulttuurista.

Sosiaalinen media

Lähes jokaista tapahtumaa markkinoidaan nykyään sosiaalisessa mediassa eli somessa. Somen etuja ovat edullisuus, sosiaalisuus, mahdollisuus räätälöidä erilaisia viestejä eri vastaanottajille ja nopeus. Tärkein ominaisuus on nimenomaan sosiaalisuus. Vaikka somessa voi julkaista tiedotteita ja ilmoituksia tehokkaasti, sen varsinainen vahvuus on kuitenkin olla yhteydessä tapahtumista kiinnostuneisiin ihmisiin. Yksinkertaisimmillaan yhteydenpito voi olla vastaamista viesteihin ja yksinkertaisia kysymyksiä, mutta se voi myös tarkoittaa äänestyksiä ja kilpailuja ja hankkeita, joissa yleisöllä on suuri rooli.

Sopivia kanavia sisäiseen tiedotukseen: sähköposti pikaviestinpalvelu (esim. WhatsApp) projektinhallintatyökalu kahvipöytäkeskustelu ilmoitustaulu

Jokaisen tapahtuman kannattaa nimetä some-vastaava, jonka vastuulla on olla säännöllisessä yhteydessä yleisöön somen kautta. Säännöllisyys on olennaista. Kannattaa tehdä some-suunnitelma, jossa suunnitellaan realistisesti, kuinka usein eri kanavissa kommunikoidaan. Kanavasta riippuen voidaan ajatella, että päivityksiä julkaistaan ympäri vuoden esimerkiksi kerran viikossa tiivistäen tahtia noin kertaan päivässä tapahtumaa välittömästi edeltäväksi ajaksi. Kanavissa on tässä merkittäviä eroja: esimerkiksi Twitterissä voi hyvin julkaista monta kerran päivässä myös samasta aiheesta, kun taas Facebookissa se olisi liikaa. On tärkeää varmistaa, että julkaisuissa on riittävästi säännöllisyyttä, sillä perustettu mutta päivittämätön kanava antaa huonon vaikutelman koko tapahtumasta. Jos some-päivittäjä on esimerkiksi jäämässä lomalle, hän voi ennen lomaansa laatia ajastettuja julkaisuja, jotka tulevat itsellään julki ennalta määriteltyyn aikaan. Tässäkin tilanteessa on kuitenkin hyvä, jos joku voi toimia varahenkilönä siltä varalta, että someen tulee kysymyksiä yleisöltä, kommentointi vaatii moderointia tai jotakin odottamatonta tapahtuu (merkittävät turvallisuusuhkat, tapahtuman esiintyjän sairastuminen/kuolema jne).

Vaasan kaupunki tekee tapahtumakoosteita sosiaaliseen mediaan, sekä nostaa tapahtumia julkaisuiden avulla. Muista siis välittää tiedot ja mainoskuvat myös kaupungin tietoon viestinta@vaasa.fi.

Tiedote

Tiedote on perinteinen mutta edelleen pääosin toimiva tapa kertoa tapahtumasta erityisesti medialle. Tiedote laaditaan artikkelin tyyliseksi, jolloin se on mahdollista julkaista sellaisenaan. Tiedotteeseen kannattaa aina liittää kuva tai linkki videoon.

Mieti kirjoittaessasi, kenen haluat lukevan uutisesi. Media pitää saada kiinnostumaan tiedotteesta, mutta sen varsinainen kohderyhmä on median lukijat. Mieti, mikä tavoittelemaasi lukijaa eniten kiinnostaa ja miten voit kertoa asiastasi mahdollisimman yksinkertaisesti.

Eri medioita varten voidaan laatia erilliset tiedotteet. Kaupunki- ja paikallislehteä tai -radiota kiinnostaa nimenomaan Vaasan tai Pohjanmaan näkökulma, kansallisia medioita laajempi näkökulma ja erikoismedioita niiden alaan liittyvä näkökulma. Jos tapahtumasta saadaan jotain kiinnostavaa, erikoista av-materiaalia, sitä voi tarjota uutisten loppukevennykseen.

Lehdet, radio ja tv

Ilmoittaminen lehdessä Lehtimainonta on suosittu tapa ilmoittaa tapahtumista. Varsinkin sanomalehdet ovat nopea media, jonne ilmoituksen voi parhaimmillaan saada jo seuraavaksi päiväksi. Ilmaisjakelulehdet saavuttavat usein laajan yleisön, joskin niistä saatetaan lukea vain muutamia sivuja. Aikakauslehdet puolestaan luetaan usein tarkemmin, mutta ne ilmestyvät harvemmin – pitää miettiä, miten motivoida ihminen ostamaan lippu tai tekemään päätös tapahtumaan osallistumisesta viikkoja tai kuukausia ennen tapahtumaa.

Joistakin lehdistä on netissä näköisversio, toisilla on suppeammat nettisivut. Nettiversioiden käyttäjäprofiili voi olla eri kuin painetulla lehdellä. Kannattaa selvittää, halutaanko oman ilmoituksen näkyvän jossakin muodossa myös nettiversioissa.

Vaasassa ja lähiseudulla suosittuja sanoma -ja ilmaisjakelulehtiä ovat muun muassa: Vaasan Ikkuna, Pohjalainen, Vasabladet, Österbottens tidning, Mega-lehti…

Radio- ja tv-mainonta

Radiossa ja televisiossa mainostaminen tarjoaa mahdollisuuden tuoda äänen ja kuvan avulla oma tapahtuma suuren yleisön tietoisuuteen. Varsinkin radiossa pitää panostaa toistojen määrään. Radioja tv-mainosten hinta riippuu ratkaisevasti toistomääristä ja esitysajoista, mutta kustannus on yleensä suurehko.

Vaasassa ja Pohjanmaalla majaansa pitää mm. Radio Vaasa ja YLE Vega. Monet valtakunnalliset radiokanavat kuuluvat myös Vaasassa.

Tapahtumakalenteri

Tapahtumista kiinnostunut yleisö seuraa tapahtumakalentereita, joten kannattaa varmistaa, että oma tapahtuma on niissä mahdollisimman kattavasti. Eri näkökulmasta tehtyjä tapahtumakalentereita on  Vaasassa paljon ja niitä sekä tulee lisää että poistuu, joten tapahtumajärjestäjän kannattaa seurata tilannetta jatkuvasti.

 

Ulkomainonta

Ulkomainonnan tarkoitus on tavoittaa kaupungissa liikkuvat ihmiset. Sillä saavutetaankin siten laaja joukko erilaisia ihmisiä, muun muassa niitä, jotka eivät seuraa sosiaalista tai muuta mediaa. Erilaisia ulkomainosmuotoja ovat muun muassa banderollit, mainostaulut, tapahtumailmoitustaulut, diginäytöt ja bussit.

Mainostaulut

Eri toimijat vuokraavat suuria mainostauluja, joita on esimerkiksi katujen varsilla, ostoskeskuksissa, bussipysäkeillä, asemilla, pysäköintihalleissa ja pyörivissä pilareissa. Alan toimijoita ovat  Vaasassa muun muassa JCDecaux, Atlas media ja ClearChannel.

 

Digi- ja medianäytöt

Painetuille julisteille tarkoitettujen paikkojen lisäksi Vaasassa on digitaalisia näyttöjä, joille mainosmateriaali toimitetaan digitaalisessa muodossa. Tässä on se etu, että tapahtumajärjestäjän ei tarvitse maksaa aineiston painatuksesta. Lisäksi monet näistä näytöistä mahdollistavat myös liikkuvan kuvan käyttämisen.

 

Bussit ja muut liikennevälineet

Osassa Vaasan joukkoliikenteen busseja on sisällä diginäytöt, joilla voi olla liikkumaton tai lyhyt liikkuva kuva. Joissakin busseissa on sisällä muitakin mainospaikkoja.

Bussien sisätilojen ohella on mahdollista mainostaa bussin ulkoseinissä. Tavallisimmin käytetään bussin seinään tehtävää teippausta, mutta osassa busseja voidaan teipata myös lähes koko perä ja käyttää jopa kolmiulotteisia elementtejä.

Ammattilaisen neuvo: Panosta ulkomarkkinointiin juuri ennen tapahtumaa. Näin saat tapahtumalle näkyvyyttä katukuvaan, herätät ihmisten mielenkiintoa, nostatat tunnelmaa sekä saat viime hetken spontaanit tapahtumakävijät liikkeelle.

Harvinaisempia liikennevälineitä ulkomainoskäyttöön ovat taksit, polkupyörät ja promoautot. Julisteet ja flyerit Julisteita ja flyereita voi laittaa muun muassa Vaasan kaupungin virallisille ilmoitustauluille ja luvan pyytämällä kirjastoihin, kauppoihin, ravintoloihin, kahviloihin sekä urheiluja harrastustiloihin. Paikkojen kanssa voi olla hyvinkin luova, mutta kannattaa muistaa, että julisteita ei yleensä saa kiinnittää ilman lupaa ja maassa pyörivät ei-kiinnostuneille jaetut flyerit vain roskaavat ja menevät hukkaan.

Esi- ja sivutapahtumat, flashmobit ja tempaukset

Tapahtuman mainostamisen ei tarvitse rajoittua tuttuihin kanaviin. Elämykselliset tempaukset jäävät mieleen ja herättävät tunteita. Kesäistä tapahtumaa voidaan esimerkiksi mainostaa järjestämällä alkukeväällä pieni esitapahtuma. Kauempana keskustasta järjestettävää tapahtumaa voidaan mainostaa järjestämällä samaan aikaan pienimuotoinen tapahtuma ydinkeskustassa. Hyvin suunniteltu flashmob puolestaan herättää aina kiinnostuksen, kunhan flashmob-paikka on sellainen, jossa haluttua kohderyhmää liikkuu. Kauppakeskuksissa ja kadulla toteutettaviin tempauksiin tarvitaan pääsääntöisesti lupa.

Kriisi- ja erikoistapausviestintä

Yksikään tapahtuma ei ole riskitön, joten tapahtumajärjestäjän pitää aina varautua paitsi riskeihin myös niistä viestimiseen. Kriisin hetkellä viestiminen voi joissain olosuhteissa pelastaa jopa ihmishenkiä. Vähintään se antaa tapahtumajärjestäjästä ammattimaisen ja uskottavan kuvan sekä vähentää mahdollista huonoa julkisuutta.

Tapahtuman turvallisuuspäällikön, päävastaavan ja markkinointi-/viestintävastaavan pitää siis käydä läpi mahdolliset kriisitilanteet sekä se, mitä niistä kerrotaan ja mitä kanavia käyttäen. Mikäli kyseessä on hätätilanne, pitää keskittyä viestinnän tehokkuuteen ja nopeuteen. Jos taas kyseessä on huonoa julkisuutta aiheuttava, ei-akuutti erikoistapaus, kannattaa kertoa asiasta mahdollisimman avoimesti ja ilman syyttelyä. Mikäli jokin yksityiskohta yritetään pitää salassa ja se tulee julkisuuteen myöhemmin, imagotappio voi olla merkittävä. Ei-akuuteissa tilanteissa on yleensä parasta, että tilanteesta kertoo johtavassa asemassa oleva henkilö. Tämä antaa sen vaikutelman, että organisaatio kantaa vastuunsa asianmukaisesti. Kriisiviestinnän asiantuntija voi tarvittaessa valmistaa henkilön viestintätilannetta varten.

Kriisi voi olla luonteeltaan myös sisäinen. Tapahtuman taloudellinen menestys voi esimerkiksi jäädä selvästi alle toivotun, mikä saattaa vaikuttaa tapahtuman parissa työskennelleiden työsuhteisiin tai järjestävän organisaation muuhun talouteen. Myös näissä tapauksissa ylimmän johdon on kerrottava tilanteesta ja haettava ratkaisumalleja. Asianmukaisesti hoidetut vakuutukset varmistavat yleensä sen, että palkat ja merkittävät taloudelliset vastuut saadaan hoidetuksi.

 

Kriisit ja erikoistapaukset, joista viestimiseen pitää valmistautua

  • Turvallisuusuhka (esim. ulkoinen uhka, tulipalo, rakenteiden epävakaus, väen pakkautuminen)
  • Tapahtuman ajan tai paikan pikainen muuttuminen
  • Esityksen/ohjelmanumeron peruuntuminen
  • Koko tapahtuman peruuntuminen
  • Taloudellinen tappio
  • Sairas-/kuolemantapaus Onnistuneen some-markkinoinnin kulmakiviä
  • Päivitysten säännöllisyys
  • Yleisön kutsuminen vuoropuheluun
  • Kuvat, videot ja muut eloisat sisällöt
  • Nopea reagoiminen
  • Sisältöjen soveltaminen eri kanaviin ja eri kohdeyleisöille
  • Oikeiden kanavien valinta
  • Ajoittaiset erikoishankkeet kuten kilpailut, äänestykset ja tempaukset
  • Seuraajille varattu VIP-sisältö (esim. kurkistukset kulissien taakse, making-ofsisällöt)

Tapahtumapäivän muistilista

  • Päävastuuhenkilö, joka saa tarvittaessa tehdä kaikki päätökset
  •  Muiden osa-alueiden vastuuhenkilöt Kaikille työntekijöille/vapaaehtoisille olennaiset yhteystiedot, erityisesti puhelinnumerot, josta saa tapahtumapäivänä kiinni. Esim. stage managerille kaikkien esiintyjien/esiintyjien edustajien puhelinnumerot; järjestyksenvalvojien johtajan yhteystiedot; ensiavun yhteystiedot; kaikkien mahdollisesti lukossa olevien tilojen yhteystiedot
  • Sometus: kuka somettaa tapahtumapäivänä? Valo-/videokuvaus Esiintyjien/osallistujien/työntekijöiden ja vapaaehtoisten/ vieraiden ottaminen vastaan
  • Backstage, katsomopaikat, odotustilat, pressitilat: näiden valmiuden varmistaminen, siisteyden tarkistaminen, näihin ohjaaminen Passien/rannekkeiden jako työntekijöille/järjestyksenvalvojille/ tekniikalle/esiintyjille/jne.
  • Tarvittaessa erivärisiä tai kuvallisia passeja/rannekkeita
  • Rakenteiden tarkistus Soundcheckit (klo 7 – 20 välillä, mieluiten päivällä)
  • Tekniikan testaaminen (esim. valot, videotykit, tietokoneet) Pelastusviranomaisten vastaanotto ja tarkastukseen osallistuminen
  • Työntekijöiden työvuorot, lounastauot, vessatauot Työntekijöiden vaatetus sääolosuhteet huomioon ottaen
  • Infopisteen rakentaminen ja varustelu; infopisteen henkilökunta
  • Löytötavarat: pitää säilyttää lukkojen takana
  • Ensiapu- ja ensisammutusvälineet
  • Järjestyksenvalvojien briiffaus
  • Puhelimet/radiopuhelimet Kuka laittaa päälle sähköt ja avaa sähkökaapit?
  •  Pitääkö vesi/lämmitys/ilmastointi laittaa päälle erikseen?

Mitä mukaan?

  • Tapahtuman luvat tarkastusta varten
  • Tapahtuma-alueen kartta
  • Kaikki tarvittavat avaimet (sähkökaappi, backstage)
  • Nippusiteitä, teippiä, niittipyssy ja niittejä
  • Tusseja, kyniä, paperia, pahvia
  • Jätesäkkejä, pyyhkeitä, talouspyyhkeitä
  • Sadeviitta, aurinkolasit, vesipullo, eväät (tuotantotiimi ei aina ehdi poistumaan ruokailua varten)

Ammattilaisen vinkki: Jos joudut olemaan tapahtumassa kauan ulkona kylmässä ilmassa, kannattaa ottaa mukaan kokonainen toinen vaatekerta alusvaatteineen ja säilyttää sitä lämpimässä. Sen vaihtaminen päälle lämmittää yllättävän hyvin.

Ammattilaisen vinkki: Infopisteen tavallisimmat kysymykset koskevat wc-tiloja, tupakointitiloja, ensiapupistettä ja ruokailu tai kahvipisteitä. Nämä alueet kannattaa merkitä erittäin näkyvästi ja varmistaa, että koko henkilökunta (ml. järjestyksenvalvojat) osaavat ohjata näille pisteille.

 

Tapahtuman jälkeen

Purku ja siivous

Tapahtumajärjestäjän työ ei ole ohi tapahtuman päätyttyä. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta, tapahtuman rakenteiden purkamisesta sekä vuokratun ja lainatun välineistön palauttamisesta. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa on sovittava siitä, kuka vastaa purkamisesta ja millä aikataululla se tehdään.

Dokumentointi

Varsinkin toistuvissa tapahtumissa on tärkeää laittaa muistiin tapahtuman aikana ja jälkeen, mitä tehtiin, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavana vuonna. Tämä vähentää huomattavasti vaivaa seuraavana vuonna etenkin jos osa henkilöstöstä vaihtuu välissä.

Arviointi ja palaute

Tapahtuman jälkeen on arvioinnin aika. On käytävä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin petrata. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä päättää myös arvioinnin aikataulusta ja siitä, keneltä palautetta kerätään ja miten se kootaan. Saatu palaute analysoidaan ja käydään läpi arviointitilaisuudessa. Tilaisuuteen osallistuvat kaikki tapahtuman järjestelytöihin osallistuneet tahot, yhteistyökumppanit ja tarvittaessa viranomaiset.

Jälkimarkkinointi ja kiitokset

Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyökumppaneita ja vapaaehtoisia on kiitettävä esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia sosiaalisen median ja nettisivujen kautta. Samalla voi jo markkinoida seuraavaa tapahtumaa.

Raportointi

Mikäli tapahtuma on saanut esimerkiksi apurahoja tai julkista tukea, sillä on velvollisuus raportoida tapahtuman kulusta ja taloudesta jälkikäteen.