Förbigå menyn

Information om coronaviruset

Rokkikoulun bändi esiintyy

Planering av evenemanget

Evenemangsarrangören ska se till att alla nödvändiga tillstånd, anmälningar och andra arrangemang har sköts i god tid innan evenemanget börjar. Förutsättningarna för ett lyckat publikevenemang är att förhandsplaneringen har inletts i god tid, ansvarspersoner har utsetts för evenemanget samt att man har sökt eventuella samarbetsparter.

Allmänt om ordnandet av evenemang

Genast i planeringens inledningsskede är det bra att klarlägga för sig själv vad det är fråga om i evenemanget.

Till vem riktas evenemanget?
Ett till allmänheten riktat evenemang har inga förutsättningar att lyckas utan publik. I anslutning till vissa målgrupper finns det särskilda villkor. Tillgänglighet ska exempelvis beaktas särskilt då det gäller evenemang som är avsedda för såväl barnfamiljer som seniorer.

När lönar det sig att ordna ett evenemang?
Evenemangets tidpunkt kan vara en avgörande faktor om evenemanget blir en succé eller misslyckas. På evenemangets tidpunkt kan inverka liknande evenemangs tidpunkt, semestrar, väderprognoser, storevenemang som ordnas samtidigt i staden och många andra faktorer. Om du behöver hjälp med att komma på idéer till evenemanget eller med planeringen eller utvecklandet av evenemanget kan du kontakta Visit Vaasa eller stadens kultur- eller idrottstjänster.

Val av evenemangsplats

I Vasa finns många högklassiga platser för ordnande av såväl idrottsevenemang, utomhusfestivaler, mässor, konferenser som spelningar och konserter. För ordnande av evenemang passar parker, stadion, allaktivitetshus, möteslokaler, skolor, teatrar, idrottshallar, restauranger, bibliotek, köpcentrum och t.o.m. parkeringshallar.  I valet av evenemangsplats lönar det sig alltid att beakta evenemangets karaktär, tidpunkt och målgrupp samt evenemangets läge, nåbarhet, tillgänglighet och hyreskostnader. Då du reserverar ett evenemangsställe, kom ihåg att säkerställa om det förutom ett muntligt avtal ännu behövs exempelvis en separat ansökan.

Inomhusevenemang

I Vasa finns ett tiotal lokaler var man kan arrangera inomhusevenemang. Inomhusutrymmen avsedda för ett större antal människor finns det mindre av, varvid det lönar sig att reservera i tid.  Då man hyr idrottsutrymmen lönar det sig att beräkna antalet idrottare, funktionärer, frivilliga och publik skilt. I många inomhusutrymmen finns det ofta färdigt de konstruktioner som behövs t.ex. stolar, bord, elektricitet, vatten och wc-utrymmen.
I lokaler som är lämpliga för evenemang kan dessutom finnas t.ex. filmduk, scen, evenemangsbelysning, körestrad, ljudanläggning, garderob, disk osv. Om dessa eller andra konstruktioner som behövs, inte finns i utrymmet, kan man hyra dessa. Ägaren/uthyraren kan ofta rekommendera någon som hyr ut sådana. Säkerställ alltid vilka konstruktioner och tjänster ingår i hyran.

Utomhusevenemang

I Vasa finns ett flertal områden, där man kan ordna utomhusevenemang. Till exempel Salutorgets scen och Sandö scen har planerats för uppträdanden. Olika slags planer, parker, öppna områden och gator passar för många olika evenemang, såväl små som stora evenemang.

I fråga om evenemang som arrangeras utomhus inverkar på valet av plats om det finns elektricitet, vatten eller annan nödvändig infrastruktur. Till nästan alla ställen kan man få dessa saker, men det är viktigt att beakta det här redan då man väljer plats. Infrastrukturen föranleder kostnader som man bör reservera sig inför.

På Visit Vaasas sidor finns en övergripande förteckning över hyreslokaler i Vasa. Beroende på evenemangets karaktär är det bra att klarlägga om det finns vårdanstalter, kyrkor eller andra  särskilt känsliga objekt som bör beaktas i planeringen av evenemanget.

Evenemangsresurser

Delområden som personalen ansvarar för

Projekthelhet
Ekonomi
Program
Marknadsföring och kommunikation
Tillstånd och anmälningar
Samarbetsparter och sponsorer
Försäljningsplatser och servering
Teknik och konstruktioner
Säkerhet
Avfallshantering, wc-utrymmen och hygien
Frivilliga samt övrig personal
Artister och gäster
I synnerhet i fråga om storevenemang är det nödvändigt att dela ansvaret inom evenemangsorganisationen för att garantera att evenemanget lyckas. Framför allt bör man utse en projektchef/producent för evenemanget, som ansvarar för hela projektets framskridande.

Vid ordnandet av evenemang finns det många delområden, vilket förutsätter mångsidiga färdigheter av personalen. I storevenemangs organisationer finns det t.ex. skilda program-, marknadsförings- och ekonomiansvariga. Även i tekniska frågor är det bra om det finns kunnande fastän scenteknik och konstruktioner införskaffas utanför organisationen. Kom ihåg att arbetsgivaren, dvs. evenemangsarrangören svarar för arbetsavtal och försäkringar. Fastän evenemanget arrangeras av en liten grupp, ska man veta vem som ansvarar för vilket delområde.

Ekonomi

Budgeten är en den viktigaste enskilda faktorn som styr evenemanget, varvid planeringen av evenemangets ekonomi ska inledas i ett så tidigt skede som möjligt. Evenemangets finansiering består av evenemangsarrangörens eget kapital och extern finansiering. Det är viktigt att beakta att kostnaderna vanligtvis utfaller till betalning före evenemanget, då inkomster däremot börjar flyta in först då evenemanget har inletts.

En välplanerad budget är också till hjälp i själva evenemangsplaneringen. I budgeten ska upptecknas hurdana utgifter evenemanget medför och hurdana inkomster det är möjligt att erhålla. Utgifter uppstår t.ex. av evenemangsplatsen, arbetstagarnas löner, avfallshanteringen, övervakningen av ordningen och säkerheten, underleverantörstjänster, konstruktioner (scener, läktare, tält, stolar, bord, filmdukar, wc-utrymmen, vatten, elektricitet), artister, ljudåtergivning, tillstånd och anmälningar, reklam osv.

Inkomster erhålls i regel från inträdesbiljettförsäljning, sponsorer, försäljningsplatser samt offentlig finansiering. Om inträdesbiljetter säljs till evenemanget bör man bedöma vad som är ett lämpligt pris och vad man realistiskt kan förvänta sig av försäljningen. Om man beslutar söka sponsorer för evenemanget, är potentiella kandidater de parter som är lämpliga med tanke på evenemangets karaktär, verksamhet eller idévärld. Det lönar sig också att fundera om inkomster kan fås med annan verksamhet i anslutning till evenemanget, t.ex. att hyra ut försäljnings- eller presentationsplatser på evenemangsområdet. Offentlig finansiering för evenemang kan dessutom ansökas av staden, staten, stiftelser och EU. Beakta understödens ansökningstider och rapporteringsskyldigheter i anslutning till understöd.

Är det första gången du arrangerar ett evenemang?

  • Målet med evenemanget?
  • Evenemangets innehåll?
  • Intresserar evenemanget de valda målgrupperna?
  • Vilket mervärde ger evenemanget det redan existerande evenemangsfältet?
  • Hurdant är evenemanget jämfört med andra motsvarande evenemang (pris, innehåll osv.)?
  • För vem är evenemanget avsett?
  • Varifrån förväntas det komma publik och hur mycket?
  • Kan publik nås även från annat håll?
  • Hur rör sig publiken?
  • Var bor publiken?
  • Vilket språk / hurdan kommunikation önskar sig publiken?
  • Arrangeras det andra liknande evenemang i staden? När arrangeras de?
  • Vilka synenergidelar kan fås från andra evenemang? (t.ex. ett matevenemang vid samma tidpunkt som ett internationellt konstevenemang, ett publikevenemang samtidigt som en kongress/mässa inom samma område)
  • Vilken årstid är lämplig för evenemanget? (för många evenemang är sommaren lämplig tidpunkt, men å andra sidan är konkurrensen också störst då och evenemangsområden och hotell mest reserverade)
  • Ordnas det samtidigt andra storevenemang i staden? (t.ex. internationella idrottstävlingar eller stora kongresser kan fylla alla stadens hotell, vilket bör beaktas i planeringen)
  • Hur inverkar semestertider på evenemangets tidpunkt? (t.ex. skolornas sportlov, midsommar, morsdag)
  • Passar evenemanget att hållas utomhus, inomhus eller både och?
  • Hur många deltagare/representanter för publiken förväntas delta i evenemanget?
  • Hur tar man sig till evenemanget?
  • Hurdana ramar med tanke på tillgänglighet erbjuder stället?
  • Motsvarar evenemangsplatsen principerna för en hållbar utveckling?
  • Förutsätter evenemanget stora konstruktioner och transport av dessa?
  • Behövs det cykel- eller bilparkering?
  • Hur mycket får platsen kosta?
  • Finns det på platsen begränsningar vad gäller buller?
  • Behövs det på stället/i närheten av stället utskänknings- eller restaurangtjänster?
  • Hurdan signal ger valet av plats?
  • Hur finansieras evenemanget i huvudsak?
  • Hur mycket är organisationen själv färdig att satsa på evenemanget?
  • Är man tvungen att ta ett lån för evenemanget eller skaffa extern finansiering?
  • Är det möjligt att få sponsorer för evenemanget?
  • Kan man ansöka om stöd eller understöd för evenemanget?
  • Kan samarbetsparterna finansiera evenemanget?
  • Är avsikten att göra vinst eller nollresultat?
  • Vad händer om pengarna tar slut mitt i allt?
  • Hur stor förlust är organisationen färdig att ta?