Förbigå menyn

Behandling av personuppgifter

Vasa stads småbarnspedagogik använder flera olika elektroniska system och tjänster.

Effica-systemet inom småbarnspedagogiken

Effica-systemet används för att sköta lagstadgade och av nämnden för fostran och undervisning tilldelade uppgifter.

Med hjälp av systemet sköts klient- och beslutsuppgifter inom den kommunala och den privata småbarnspedagogiken, klientfakturering, servicesedelsutbetalning, utbetalning av kommuntillägg till hemvårdsstödet för barn samt statistikföring.

Systemet fungerar som hjälpverktyg vid produktionen av småbarnspedagogiska tjänster och betjänar olika skeden i klientarbetet.

Registrets informationsinnehåll:

  • Befolkningsregisteruppgifter för Vasa stads invånare
  • Klientens personuppgifter: personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, e-postadresser, hemkommun, bostadsområde, områdeskod, modersmål, medborgarskap, kontaktspråk, civilstånd, spärrmarkering för adress, yrke, arbetssituation, arbetsplats och -adress
  • Familjesammansättning
  • Uppgifter i ansökan
  • Uppgifter om servicebehovet
  • Uppgifter om barnens placering
  • Familjens inkomstuppgifter, uppgifter som hänför sig till klientavgifter och värdet på servicesedeln
  • Beslut om dagvård/småbarnspedagogik, beslut om förskoleundervisning, beslut om klientavgift, beslut om rätt till servicesedel, beslut om värdet på servicessedeln, beslut om servicepenning och tillkännagivanden till ifrågavarande personer
  • Uppgifter om vårdplatsen
  • Vårdtider, närvaro- och frånvarouppgifter
  • Uppgifter om verksamhetsenheterna

Uppgifterna i registret är tillgängliga med vissa användningsbegränsningar som hänför sig till arbetsuppgiften. Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. Personalen som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt, som fortsätter också efter att anställningsförhållandet har upphört. Användningsrätt till systemet förutsätter ett skriftligt avtal om tystnadsförbindelse.

Dataskyddsbeskrivning – Effica 08-2019

Effica Läsnä–systemet

Användningsändamål:

  • Tidpunkterna för barnets in- och utloggning, frånvaro, lovtider
  • Tidpunkterna för familjedagvårdarnas in- och utloggningar, utbildningar, semestrar, frånvaro
  • Fotografering/inspelning enligt givna tillstånd
  • Upprätthållande och hantering av kontaktuppgifter elektroniskt
  • Familjedagvårdens kostnadsersättningar

Dataskyddsbeskrivning – Effica Läsnä 08-2019

Tieto Edu-elektronisk anmälan om vårdtider

Inom Vasa stads småbarnspedagogik används en applikation, med vilken vårdnadshavarna anmäler sina barns vårdtider samt frånvarotider som de känner till på förhand. Den elektroniska vårdtidsanmälningen fungerar både via applikationen som kan laddas ner i telefonen och via webbläsaren.

Installationsanvisning för TietoEdu

Man loggar in på Tieto Edu-applikationen via Suomi.fi-identifieringen, det vill säga antingen med nätbankskoder eller mobilidentifikation. När du loggar in på applikationen sparas dina inloggningsuppgifter i en vecka. Efter det ska du logga in på nytt. Endast barnets officiella vårdnadshavare kan använda applikationen.

Wilma

Vårdnadshavarna till barnen inom småbarnspedagogiken och förskoleundervisningen får information om ärenden som gäller barnens vård och undervisning via den elektroniska tjänsten Wilma.

När vården inom småbarnspedagogiken inleds får vårdnadshavaren ett så kallat nyckelkodsbrev samt anvisningar om hur Wilma-användarnamnet skapas. Användarnamnet är personligt, vilket innebär att varje vårdnadshavare har ett eget användarnamn. Vårdnadshavarna kan vid behov begära användarnamnen via gruppens lärare/familjedagvårdaren.

Användningen av Wilma fortsätter med samma användarnamn, när barnet går över till den grundläggande utbildningen.

Mera information om ibruktagandet av Wilma-användarnamnen:

Den nationella informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda

Informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda) är en lagstadgad nationell informationsresurs, som innehåller uppgifter om aktörer och verksamhetsställen inom småbarnspedagogiken, barnen som deltar i småbarnspedagogiken, deras vårdnadshavare samt personalen.

Med informationsresursen främjas utveckling och beslutsfattande, statistikföring och undersökning av småbarnspedagogik samt skötsel av myndighetsuppgifter. För underhållet av informationsresursen ansvarar Utbildningsstyrelsen.

Enligt lagen om småbarnspedagogik är kommunen skyldig att föra in uppgifter om den som tillhandahåller småbarnspedagogik och verksamhetsställena samt uppgifter om barnen i Varda.

Uppgifterna som lagras innehåller personuppgifter för de barn som deltar i småbarnspedagogik. Barnens personuppgifter som förs in i Varda är:

  • namn, personbeteckning, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter
  • verksamhetsställe där barnet deltar i småbarnspedagogik
  • datum för inlämnande av ansökan
  • begynnelse- och slutdatum för beslutet eller avtalet
  • omfattningen av barnets rätt till småbarnspedagogik räknat i timmar och uppgifter om hur den används
  • uppgift om anordnande av småbarnspedagogik i form av skiftomsorg för barnet
  • form för anordnande av småbarnspedagogik

https://www.oph.fi/sv/tjanster/informationsresursen-inom-smabarnspedagogiken-varda

Informationsresursen Koski

Uppgifter gällande barnen i Vasa stads förskoleundervisning överförs automatiskt till den nationella informationsresursen Koski.

Informationsresursen innehåller uppgifter om elevens verifierade kunskaper från enskilda studieprestationer till examensnivån. På så sätt får medborgare och myndigheter de utbildningsuppgifter de behöver på ett pålitligt sätt från ett ställe.

Behandling av personuppgifter i informationsresursen Koski

Kontaktuppgifter