Projektet Nordic Energy Capital (NEC)

Nordic Energy Capital (NEC)-projektet (EUI03-111) är ett gemensamt EU-finansierat projekt mellan sex organisationer som är verksamma i Vasaregionen. Projektet pågår 2025–2029. Dess mål är att göra Vasa stad till en modellstad för klimatneutrala energilösningar.

 

De deltagande organisationerna fungerar som gemensamt personuppgiftsansvariga. Dessa är: Vasa stad (projektägare), Oy Merinova Ab, Vasa universitet, EPV Energi Ab, Vasa Elektriska och Vaasan 4H-yhdistys. Varje organisation ansvarar under projektet för de personuppgifter som uppstår i deras verksamhet. Personuppgifter överförs mellan parterna när det är nödvändigt. Vasa stad ansvarar för den samarbetsplattform som är nödvändig för projektverksamheten.

 

Inom projektet Nordic Energy Capital:

• byggs ”en digital tvilling” av Vasklot, det vill säga en virtuell modell där man testar och utvecklar metoder för att använda el och värme på ett mer förnuftigt sätt och med mindre utsläpp,
• utökas energieffektiviteten i städerna,
• utvecklas nya sätt för Vasabor att delta och påverka, exempelvis via en energiportal,
• fördjupas den unika energiutbildningsstigen i Vasa och
• testas lösningar även i Umeå (Sverige), Alcalá de Guadaíra (Spanien) och Fyli (Grekland).

Registrets namn

Register för projektet Nordic Energy Capital (NEC), (projektnummer: EUI03-111)

Gemensamt personuppgiftsansvariga

Vasa stad, FO-nummer 0209602-6

Registraturen, PB 3, 65101 Vasa

 

Oy Merinova Ab, FO-nummer 0778620-2

Företagaregatan 12, 65380 Vasa

 

Vasa universitet, FO-nummer 0209599-8

Wolffskavägen 32, 65200 Vasa

 

EPV Energi Ab, FO-nummer 0216734-9

Kyrkoesplanaden 0, 65100 Vasa

 

Vasa Elektriska Ab, FO-nummer 0209628-8

Kyrkoesplanaden 0, 65100 Vasa

 

Vaasan 4H-yhdistys ry, FO-nummer 1440141-1

Gripstigen 1, 65380 Vasa

 

Kontaktpersoner för registret och kontaktuppgifter

Vasa stad fungerar som den primära kontaktpunkten vid begäranden som gäller utövande av de registerades rättigheter.

 

Vasa stad:

Suvi Aho, strategichef

e-post: suvi.aho@vasa.fi

telefon: +358 6325 1111 (växeln)

 

Dataskyddsombud eller personer som ansvarar för dataskyddet

Vasa stad fungerar som den primära kontaktpunkten vid begäranden som gäller utövande av de registerades rättigheter.

 

Vasa stad:

e-post: tietosuojavastaava@vaasa.fi

telefon: +358 6325 1111 (växeln)

 

Syfte med behandlingen av personuppgifter

 Personuppgifter behandlas för att möjliggöra planering, genomförande och kontakt i fråga om projektverksamheten. Uppgifterna används exempelvis för att ordna möten och evenemang, hantera deltagares och vårdnadshavares kontaktuppgifter samt för rapportering och utveckling av verksamheten. Under projektet genomförs även uppföljning av bostäders energieffektivitet i forskningssyfte med målet att förbättra fastigheternas energieffektivitet. Uppgifterna behandlas endast för ovan nämnda ändamål.

 

Personuppgifter som behandlas

I anslutning till evenemang

• namn, kontaktuppgifter, kostpreferenser, vid behov vårdnadshavares kontaktuppgifter, bilder med samtycke och vid behov

I anslutning till projekthantering och kommunikation

• namn, kontaktuppgifter, organisation som representeras, roll i organisationen, bilder med samtycke och vid behov

I anslutning till forskning

• namn, kontaktuppgifter, bostadens adress eller läge, bilder med samtycke och vid behov

Inom alla delområden av projektet kan även olika typer av samtycken behandlas.

 

Behandlas särskilda personuppgifter?

Särskilda personuppgifter behandlas i fråga om kostpreferenser när matservering ordnas vid evenemang. Vid rese- och inkvarteringsarrangemang kan det vid behov bli nödvändigt att med personens samtycke behandla personuppgifter som förutsätts för bokningar, vilka kan omfatta till exempel personbeteckning.

 

Grund för behandling

För Vasa stad grundar sig behandlingen av personuppgifter på allmänt intresse (GDPR 6.1 e), då uppgifterna behandlas för att genomföra allmännyttig verksamhet inom projektet. Därtill kan behandlingen grunda sig på deltagarens eller vårdnadshavarens samtycke (GDPR 6.1 a), till exempel i fråga om anmälan till evenemang och kostpreferenser, samt på fullgörande av avtal (GDPR 6.1 b) när det gäller uppgifter om arbetstagare och samarbetspartner.

 

För Oy Merinova Ab grundar sig behandlingen av personuppgifter på berättigat intresse (GDPR 6.1 f), då uppgifterna behandlas för att genomföra verksamheten inom projektet. Därtill kan behandlingen grunda sig på deltagarens eller vårdnadshavarens samtycke (GDPR 6.1 a), till exempel i fråga om anmälan till evenemang och kostpreferenser, på fullgörande av avtal (GDPR 6.1 b) när det gäller uppgifter om arbetstagare och samarbetspartner samt på rättslig förpliktelse (GDPR 6.1 c) när det gäller behandling av uppgifter som hänför sig till bokföring och myndighetsrapportering.

 

För Vasa universitet grundar sig behandlingen av personuppgifter på allmänt intresse (GDPR 6.1 e) för att genomföra vetenskaplig forskning.

 

För EPV Energi Ab grundar sig behandlingen på deltagarens eller vårdnadshavarens samtycke (GDPR 6.1 a) när det gäller forskning om bostäders energieffektivitet. Behandlingen av personuppgifter grundar sig även på avtal (GDPR 6.1 b), till exempel när det gäller behandlingen av anmälningar till evenemang. Behandlingen av vissa personuppgifter som lämnas i samband med anmälan kan grunda sig på samtycke (GDPR 6.1 a), bland annat när det gäller särskilda uppgifter (såsom kostpreferenser). Därtill kan behandlingen grunda sig på berättigat intresse (GDPR 6.1 f) när uppgifter behandlas för att sköta bolagets verksamhet, förvaltning och delägarrelationer eller för att sköta arrangemang i anslutning till allmänna projekt, samt för att genomföra kommunikationen eller på fullgörande av en rättslig förpliktelse (GDPR 6.1 c), till exempel när uppgifter behandlas på grund av bokförings-, skatte- eller myndighetsrapporteringsförpliktelser, samt på fullgörande av avtal (GDPR 6.1 b) när behandlingen ansluter sig till avtal med leverantörer eller andra samarbetspartner.

 

För Vasa Elektriska Ab grundar sig behandlingen av personuppgifter på berättigat intresse, i detta sammanhang statistikanalyser och forskningsändamål.

 

För Vaasan 4H-yhdistys grundar sig behandlingen av personuppgifter på artikel 6 i GDPR: fullgörande av avtal (6.1 b), fullgörande av rättsliga förpliktelser (6.1 c) samt genomförande av projektet i enlighet med allmänt intresse (6.1 e).

 

Informationskällor

Personuppgifterna erhålls huvudsakligen direkt från deltagare, vårdnadshavare eller samarbetspartner, till exempel i samband med anmälan. Dessutom kan personuppgifter samlas in indirekt från energiförbruknings- och IoT-sensordata. Uppgifter samlas inte in från myndighetsregister eller externa datakällor.

 

Regelmässig utlämning av uppgifter

Uppgifterna överlåts i regel inte till utomstående.

Personuppgifter överlåts vid behov i begränsad omfattning till finansiären i samband med projektrapporteringen.

Uppgifter kan dock vid behov överlåtas i begränsad omfattning till serviceproducenter som deltar i det praktiska arrangemanget av evenemang eller tillställningar, såsom till restauranger eller evenemangsproducenter, till exempel för att beakta behov i anslutning till kostpreferenser.

 

Personuppgifter överförs vid behov mellan parterna för att möjliggöra samarbete inom ramen för projektet. Information som uppkommit vid forskning kan komma att användas i framtiden i fortsatt forskning där personuppgifter behandlas, om och endast om det är nödvändigt med tanke på forskningen. Forskningsmaterialet kommer inte att delas, men beskrivande information om det (metadata) kommer att delas i ett lämpligt dataarkiv.

 

Regelbunden överföring och utlämning av uppgifter utanför EU/EES-området

Uppgifter överförs inte regelbundet utanför EU- eller EES-området. Om överföringar undantagsvis görs, genomförs de med skyddsåtgärder i enlighet med dataskyddsförordningen, såsom standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen.

 

Lagringstider för uppgifter

 Personuppgifterna lagras tills projektet upphör och därefter så länge och till de delar som det är nödvändigt för att uppfylla lagstadgade rapporterings- och bokföringsförpliktelser.

 

Automatiskt beslutsfattande

Behandlingen av personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering. All behandling grundar sig alltid på mänskligt övervägande.

 

Den registrerades rättigheter

Om du vill utöva dina rättigheter, kontakta Vasa stads kontaktpersoner.

Som registrerad har du olika rättigheter som varierar beroende på den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna.

• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifterna
• Rätt att få tillgång till sina uppgifter
• Rätt att få uppgifter rättade
• Rätt att bli bortglömd
• Rätt att göra en invändning mot behandling av uppgifter
• Rätt att överföra uppgifter till ett annat system
• Rätt att inte bli föremål för automatiska beslut
• Rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen