Beskrivning av handlingarnas offentlighet

Innehållet i och användningsändamålet för beskrivningen av handlingarnas offentlighet

För att förverkliga offentlighetsprincipen ska enheten för informationshantering upprätthålla en beskrivning av sina datalager i syfte att genomföra handlingsoffentligheten. Vasa stad är den informationshanteringsenhet som avses i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Med hjälp av beskrivningen av handlingarnas offentlighet kan stadens kunder och andra berörda parter allt bättre individualisera sina begäranden om att få ta del av innehållet i en handling så som förutsätts i 13 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Avsikten med beskrivningen av handlingarnas offentlighet är att allmänt beskriva hur informationshanteringen har ordnats i Vasa stads ärenderegister och service. I samband med beskrivningarna av datalagren finns exempel på sökfaktorer med vilka information kan sökas i de datasystem eller arkiv som respektive datalager omfattar.

Beskrivningen av handlingarnas offentlighet är ett av sätten att hjälpa kommuninvånarna att veta vart de ska rikta sina begäranden om information. Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, 13 §) ska begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser.  Myndighetens skyldighet är att hjälpa den som begär information med att individualisera handlingen.

Vasa stads kundregister och informationshantering

Vasa stads ärenderegister är en logisk helhet med metadata som beskriver ärendehantering. Ärenderegistret är ett register över inledda ärenden och deras behandlingsskeden med anslutande handlingar. Uppgifter som hör till ärenderegistret finns i Vasa stads ärendehanteringssystem, operativa datasystem och pappersmaterial.

Informationsservice och informationsbegäranden

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har alla rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar. En begäran om information om Vasa stads handlingar lämnas in till Vasa stads registratur som vidarebefodrar dem till rätt tjänsteinnehavare eller sektor för svar.  Vid behov kan man få råd om stadens olika myndigheter hos stadens registratur.

Informationsbegäran om offentliga handlingar

Det är bra att individualisera begäran om information så noggrant som möjligt för att det ska vara lättare att hitta handlingen i fråga. Begäran ska individualiseras så att det framgår vilken handling eller vilka handlingar den gäller. Till exempel lönar det sig att alltid ange handlingens datum eller rubrik om de är kända. Om begäran gäller en offentlig handling behöver den inte motiveras och den som begär information behöver inte heller uppge för vilket ändamål informationen ska användas. En informationsbegäran om offentliga handlingar kan framställas per telefon eller med en fritt formulerad skriftlig begäran till exempel per e-post.

Informationsbegäran om sekretessbelagda handlingar

När information begärs om en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagda handlingar, om vilka information endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, ska den som begär den aktuella handlingen uppge användningsändamålet för informationen och bestyrka sin identitet. Staden kan också begära ytterligare information om sådan behövs för att förutsättningarna för utlämnande av information ska kunna utredas.

Tidsfrister för behandling av informationsbegäranden

Information om offentliga handlingar ska lämnas ut så snart som möjligt, senast inom två veckor från det att begäran mottagits. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller mer arbete än vanligt, lämnas informationen om en offentlig handling ut eller avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran mottagits. Även behandlingstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är högst en månad.

Beroende på vilken typ av handling begäran gäller kan kommunen lämna ut de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller på papper eller också kan handlingarna läsas på plats.

Vasa stads datalager och datasystem

Med datalager avses helheter av datamaterial som används vid skötseln av de uppgifter som tillkommer kommunen eller vid annan kommunal verksamhet. Helheterna behandlas antingen med hjälp av datasystem eller manuellt. Stadens datalager hanteras med hjälp av en informationsstyrningsplan.

Datalager

Koncernstyrningssektorn

• Den allmänna förvaltningens datalager: Ärendehantering i anslutning till den allmänna förvaltningen
• Personalförvaltningens datalager: Ärendehantering i anslutning till personalservicen
• Ekonomiförvaltningens datalager: Ärendehantering i anslutning till ekonomiförvaltningen
• Ägarstyrningens datalager: Ärendehantering i anslutning till ägarstyrningen
• IT-förvaltningens datalager: Ärendehantering i anslutning till IT-förvaltningen
• Kommunikationens och samhällsrelationernas datalager: Ärendehantering i anslutning till kommunikation, marknadsföring och samhällsrelationer
• Österbottens sysselsättningsområdes datalager: Ärendehantering i anslutning till ordnandet av arbetskraftsmyndighetens lagstadgade uppgifter
• Lillkyro områdesservices datalager: Ärendehantering i anslutning till områdesservicen
• Välfärdsservicens datalager: Ärendehantering i anslutning till välfärdsservicen

Stadsmiljösektorn

• Kommunteknikens datalager: Ärendehantering i anslutning till kommuntekniken
• Fastighetssektorns datalager: Ärendehantering i anslutning till fastighetssektorn
• Planläggningens datalager: Ärendehantering i anslutning till planläggningen
• Byggnadstillsynens datalager: Ärendehantering i anslutning till byggnadstillsynen
• Vasaregionens avfallsnämnds datalager: Ärendehantering i anslutning till avfallshanteringen
• Miljösektorns datalager: Ärendehantering i anslutning till miljösektorn
• Vasa Vattens datalager: Ärendehantering i anslutning till vatten- och avloppsförsörjningen
• Vasa Hussektors datalager: Ärendehantering i anslutning till lokalförvaltningen, underhållet av fastigheter och projekteringen.

Bildningssektorn

• Småbarnspedagogikens datalager: Ärendehantering i anslutning till småbarnspedagogiken
• Den grundläggande utbildningens  datalager: Ärendehantering i anslutning till den grundläggande utbildningen
• Yrkesutbildningens datalager: Ärendehantering i anslutning till yrkesutbildningen
• Gymnasiets datalager: Ärendehantering i anslutning till gymnasieundervisningen
• Datalager för den grundläggande utbildningen för vuxna: Ärendehantering i anslutning till den grundläggande utbildningen för vuxna
• Bibliotekets datalager: Ärendehantering i anslutning till biblioteksservicen
• Kulturservicens datalager: Ärendehantering i anslutning till kulturservicen
• Idrottsservicens datalager: Ärendehantering i anslutning till idrotts- och föreningsärenden
• Ungdomsservicens datalager: Ärendehantering i anslutning till ungdomsservicen
• Stadsorkesterns datalager: Ärendehantering i anslutning till orkesterverksamheten
• Teaterservicens datalager: Ärendehantering i anslutning till teaterservicen
• Museets datalager: Ärendehantering i anslutning till museiservicen
• Datalager för institut som bedriver fritt bildningsarbete: Ärendehantering i anslutning till institutsservicen

Sökfaktorer med vilka handlingar kan sökas

I en begäran om information kan som sökfaktorer användas exempelvis

• namn på handlingen eller ärendet
• ärendenummer (diarienummer)
• datum då ärendet öppnades
• den som inlett ärendet
• personens namn
• personbeteckning
• fastighetsbeteckning
• tillståndsnummer
• adress
• beslutsfattare

Öppen tillgång till datamaterial med hjälp av teknisk gränsyta

Datamaterialen finns inte öppet tillgängliga med hjälp av teknisk gränsyta.

Myndighet som fattar beslut om utlämnande av information

En begäran om information lämnas in till Vasa stads registratur som vidarebefordrar dem till rätt part inom organisationen för svar. Registraturen ger vid behov råd om hur man framställer en begäran om information.

Vasa stad
Registraturen
PB 3
65101 Vasa

E-post: registraturen(at)vasa.fi