Ägarstyrning Upphandlingar register

Registrets namn

Ägarstyrning Upphandlingar

Personuppgiftsansvarig

Vasa stad, FO-nummer 0209602-6

Registraturen, PB 3, 64101 Vasa

Kontaktpersoner för registret

Ägarstyrning, upphandlingschef

e-post: fornamn.efternamn@vasa.fi

tfn +358 6325 1111 (växel)

Dataskyddsombud

e-post: tietosuojavastaava@vaasa.fi

tfn +358 6325 1111 (växel)

Ändamål för behandlingen av personuppgifter

Inom serviceområdet ägarstyrning är behandlingen av personuppgifter nödvändig för konkurrensutsättning av offentliga upphandlingar. Avsikt med behandlingen av personuppgifter är genomförande av konkurrensutsättningsprocessen från beredning av upphandlingen via anbudsförfarandet till ingående av upphandlingsavtalet och hantering av det.

Därtill behövs behandling av personuppgifter vid upphandlingar som inte överskrider de tröskelvärden som fastställs i upphandlingslagstiftningen eller som enligt lagstiftningens tillämpningsområdes undantagsregler inte behöver konkurrensutsättas.

 

Personuppgifter behandlas i stadens upphandlingsprocess för följande ändamål:

• Beredning och genomförande av upphandlingarna
• Konkurrensutsättning av upphandlingarna och avtalshantering
• Övervakning och uppföljning av upphandlingsavtalen
• Kundservice för och kontakt med deltagarna och leverantörerna

 

Vasa stad är en upphandlande enhet i enlighet med 5 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, ”upphandlingslagen”). På så sätt är Vasa stad vid upphandlingar ansvarig för att iaktta lagstiftningen i fråga och annan lagstiftning som rör upphandlingar, såsom lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006, ”beställaransvarslagen”).

Personuppgifter som behandlas

 I registret behandlas bland annat följande personuppgifter:

Kategori 1 av registrerade:

Aktörer som är intresserade av upphandlingen före upphandlingsförfarandet

• Namn
• Telefonnummer
• E-postadress
• Eventuella andra personuppgifter som den aktör som är intresserad av upphandlingen ger

 

Kategori 2 av registrerade:

Aktörer som deltar i upphandlingsförfarandet:

• Namn
• Telefonnummer
• E-postadress
• FO-nummer
• Uppgifter i anslutning till behörighet och lämplighet
• Vid behov personuppgifter om de personer som deltar i serviceproduktionen
• Eventuella andra personuppgifter som anbudsgivaren ger

 

Kategori 3 av registrerade:

Avtalsleverantör och hantering av upphandlingsavtalen, personer som har undertecknat avtalet och ansvarspersoner

• Namn
• Telefonnummer
• E-postadress
• Avtalspartens och ansvarspersonernas roll i genomförandet av avtalet
• Uppgifter i anslutning till betalningsrörelse och fakturering
• Andra eventuella personuppgifter

 

De viktigaste system som används:

• Microsoft365
• Cloudia Kilpailutus
• Triplan Tweb

Vid några offentliga upphandlingar använder Vasa stad också tredje parter/underbiträden. På uppdrag av Vasa stad kan upphandlingsuppgifter skötas av till exempel företag som erbjuder upphandlingsservice samt som i enlighet med stadens anvisningar och övervakning ansvarar för genomförandet av konkurrensutsättningen, granskningen av utredningar som rör upphandlingen och andra uppgifter i anslutning till upphandlingsförfarandet.

Behandlas särskilda personuppgifter

I registret lagras det i regel inga särskilda kategorier av personuppgifter. Om särskilda personuppgifter behandlas i ett anbud eller ett avtal i anslutning till upphandlingsprocessen, behandlas de inom de gränser som lagen tillåter och endast i den omfattning som är nödvändig.

I några upphandlingsprocesser behandlas särskilda personuppgifter, såsom uppgifter ur straffregisterutdrag (t.ex. i enlighet med 6 § i straffregisterlagen) när de är nödvändiga för fullgörande av avtal eller rättsliga förpliktelser.  Straffregisterutdrag behandlas endast då det i enlighet med upphandlingslagen eller annan tillämplig lagstiftning är motiverat, till exempel för att bedöma uteslutningsgrunderna. Utdraget kontrolleras, ingen kopia tas av det och inga uppgifter lagras i systemen. Efter kontrollen returneras straffregisterutdraget till anbudsgivaren eller förstörs det ändamålsenligt, och det bevaras inte. Den upphandlande enheten dokumenterar endast att straffregisterutdraget har kontrollerats och att det stämmer överens med kraven.

Grund för behandling

 Lagstadgad uppgift

Upphandlingar som överskrider tröskelvärdena ska genomföras enligt upphandlingslagstiftningen. Alla upphandlingar omfattas inte av upphandlingslagens tillämpningsområde, men behandlingen av personuppgifter är nödvändig även då upphandlingen grundar sig på riktlinjerna för upphandlingar och på andra uppgifter som enligt lag ska skötas.

Bestämmelser som styr behandlingen av personuppgifter:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
• dataskyddslagen (1050/2018)
• lagen om ändring av lagen om integritetsskydd i arbetslivet (347/2019)
• lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
• lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)
• arkivlagen (831/1994)
• lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016)
• lagen om upphandling och koncession inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster (1398/2016)
• straffregisterlagen (770/1993)
• lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006)

Allmänt intresse eller utövning av offentlig makt

Offentliga upphandlingar möjliggör genomförandet av myndighetsuppgifter effektivt och lagenligt, och det allmänna intresset utgör grunden för behandlingen av personuppgifter när det gäller upphandlingar som inte omfattas av upphandlingslagens tillämpningsområde.

 

Avtal

Offentliga upphandlingar förutsätter upprättande och hantering av avtal, och behandlingen av personuppgifter grundar sig på skyldigheterna i dessa avtal. Detta möjliggör att avtalsvillkoren följs upp, parternas rättigheter tillgodoses samt att upphandlingsprocesserna är effektiva och ändamålsenliga.

Informationskällor

Personuppgifter samlas in:

• direkt från den registrerade
• från parten som är med upphandlingsprocessen.
• Uppgifter i anslutning till behörighet och lämplighet fås också ur register, såsom handelsregistret, samt från andra tjänster och system, såsom Alma Talents sanktionslista och Vastuu Group Oy:s Pålitlig Partner-rapporter.

Regelmässig utlämning av uppgifter

Uppgifter överlämnas till myndigheter vid behov.

Regelbunden överföring av uppgifter utanför EU/EES

Uppgifter överförs inte regelbundet utanför EU/EES.

Lagringstider för uppgifter

 Personuppgifter lagras i enlighet med stadens informationsstyrningsplan.

Automatiskt beslutsfattande

Automatiskt beslutsfattande används inte.

Den registrerades rättigheter

Du hittar information om den registrerades rättigheter samt instruktioner för hur rättigheterna kan tillgodoses på sidan Dataskyddet inom Vasa stad under rubrikerna ”Personens rättigheter” och ”Att tillgodose rättigheter”.