Bibliotekstjänsternas register
Registrets namn
Bibliotekstjänsternas register
Personuppgiftsansvarig
Vasa stad, FO-nummer 0209602-6
Registraturen, PB 3 65101 Vaasa
Kontaktpersoner för registret med kontaktuppgifter
Servicechefen
tfn +358 6325 1111 (växel)
Dataskyddsombud
e-post: tietosuojavastaava@vaasa.fi
tfn +358 6325 1111 (växel)
Ändamål med behandlingen av personuppgifter
Ordnande och genomförande av bibliotekstjänsterna, kontakt till kunder och minderårigas vårdnadshavare, fakturering av biblioteksmaterial och skötsel av indrivning, användning av det meröppna biblioteket samt arrangerande av evenemang.
Personuppgifter som behandlas
I registret behandlas bland annat följande personuppgifter:
Kunderna: namn, personbeteckning, adress, e-postadress, telefonnummer, bibliotekskortsnummer och PIN-kod, låneuppgifter, kön, kommunikationsspråk, registrering i meröppna biblioteket.
Barnkunder: namn, personbeteckning, adress, e-postadress, vårdnadshavarens kontaktuppgifter, telefonnummer, bibliotekskortsnummer och PIN-kod, låneuppgifter, kön, kommunikationsspråk, registrering i meröppna biblioteket.
Vårdnadshavare (för barn yngre än 15 år): namn, personbeteckning, adress, e-postadress, telefonnummer, bibliotekskortsnummer och PIN-kod, kön, kommunikationsspråk, barnens namn, registrering i meröppna biblioteket.
Sammanslutningar: sammanslutningens namn, e-postadress, adress, bibliotekskortsnummer och PIN-kod, sammanslutningens ansvarsperson, registering i meröppna biblioteket.
Anställda: användarnamn, logguppgifter, namn, personbeteckning, adress, e-postadress, telefonnummer, bibliotekskortsnummer och PIN-kod, låneuppgifter, kön, kommunikationsspråk, registrering i meröppna biblioteket.
Avtal om uppträdande: namn, personbeteckning, adress, FO-nummer, bankuppgifter, e-postadress, telefonnummer, uppgifter om uppträdandet, arvode, skattekort, FöPL-försäkringsuppgifter
Användare av webbiblioteket: IP-adress, namn, personbeteckning, adress, e-postadress, telefonnummer, bibliotekskortsnummer och PIN-kod, låneuppgifter, lånehistoria, om man själv har aktiverat den, egna bokhyllor, sökningar och recensioner, om man själv har sparat dem.
De viktigaste systemen/programmen där uppgifterna behandlas: Quria, Arena, Microsoft 365, Lyngsoe
Behandlas särskilda personuppgifter?
Personbeteckningar behandlas för att personer ska kunna identifieras.
Låneuppgifterna om en återlämnad volym sparas i 180 dagar i bibliotekssystemet. Lånehistorien kan avslöja uppgifter av känslig natur om låntagaren.
Lånehistorien per lån sparas i fråga om den tid som låtagaren själv har aktiverat lånehistorien.
Hemserviceklienternas lånehistoria lagras enligt avtal så länge som kundrelationen existerar.
Grund för behandling
Lagstadgad uppgift
- Dataskyddslagen
- EU:s allmänna dataskyddsförordning
- Bibliotekslagen
- Informationshanteringslagen
- Lagen om verkställighet av skatter och avgifter
- Förvaltningslagen
Samtycke
- Förvaring av lånehistoria på eget initiativ
- Personuppgifter t.ex. vid deltagande i tävlingar
- Avtal (t.ex. avtal om uppträdande)
- Förvaring av hemserviceklienternas lånehistoria
Informationskällor
Personuppgifter samlas in
- direkt av den registrerade
- ur Befolkningsdatasystemet som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (vid behov kontrolleras kontaktuppgifter)
Regelbunden överföring och överlämnande av uppgifter
Uppgifter överförs till Micobotnia för fakturering och indrivning.
Regelbunden överföring av uppgifter utanför EU/EES-området
Uppgifter överförs inte regelbundet utanför EU/EES-området.
Lagringstider för uppgifterna
Personuppgifterna lagras i registret tills ärendeförhållandet har upphört.
Om bibliotekets kund inte har använt sin lånerätt på 5 år och kunden har inga ansvarsförbindelser till biblioteket (avgifter, försenat material mm.) stryker biblioteket kunduppgifterna i början av följande år.
Avtal om uppträdande förvaras i 10 år.
I bibliotekssystemet förvaras de 1000 senaste registreringarna av de logguppgifter som samlats av de anställda.
Automatiskt beslutsfattande
Automatiskt beslutsfattande används inte.
Den registrerades rättigheter
Du hittar information om den registrerades rättigheter samt instruktioner för hur rättigheterna kan tillgodoses på sidan Dataskyddet inom Vasa stad under rubrikerna ”Personens rättigheter” och ”Att tillgodose rättigheter”.