Elevförvaltningens register för grundläggande utbildning
Registrets namn
Elevförvaltningens register inom Vasa stads finskspråkiga och svenskspråkiga grundläggande utbildning
Personuppgiftsansvarig
Vasa stad, FO-nummer 0209602-6
Registraturen, PB 3 65101 Vaasa
Kontaktpersoner för registret och kontaktuppgifter
Skoldirektör
e-post: fornamn.efternamn@vaasa.fi grundlaggande@edu.vaasa.fi
tfn +358 6325 1111 (växel)
Dataskyddsombud
e-post: tietosuojavastaava@vaasa.fi
tfn +358 6325 1111 (växel)
Ändamål med behandlingen av personuppgifter
Anordnande och genomförande av förskoleundervisning och grundläggande utbildning i enlighet med lagen om grundläggande utbildning, samt upprätthållande av läropliktsregistret.
I kundregistret ingår också alla uppgifter som uppkommer i de företags, föreningars o.s.v. verksamhet, med vilka Vasa stad har ingått ett uppdragsavtal om ordnande av verksamhet i enlighet med lagen om grundläggande undervisning. Vasa stad är personuppgiftsansvarig också för de personuppgifter som uppkommer för de här tjänsternas del och svarar för lagenlig behandling av uppgifterna.
Registret används också för
- ordnande av den grundläggande utbildningens morgon- och eftermiddagsverksamhet samt verksamhet under lovtider
- undervisningsnätets utrustningshantering
Personuppgifter som behandlas
De registrerades uppgifter
- elevens identifikationsuppgifter och kontaktinformation, fotografier, religionssamfund för ordnande av åskådningsämne
- uppgifter om läroämnen och val som rör lärokurser
- uppgifter om deltagande i förberedande undervisning
- elevens prestationer och uppgifter om elevens vitsord
- uppgifter om bedömning av eleven och betyg med bilagor
- uppgifter om elevens frånvaro
- disciplinära åtgärder för eleven
- uppgifter om elevens erhållna stödåtgärder i undervisningen
- elevens pedagogiska dokument
- uppgifter som behövs för elevens morgon- och eftermiddagsverksamhet
- skolskjutsar för eleven
- olycksfall i skolan
- övriga nödvändiga uppgifter som behövs vid anordnande av undervisning
- skapande av användaridentitet och hantering av användarnamn (Microsoft O365, Wilma)
- skolvisa, lagstadgade elevuppgifter till statens datainsamling
- läraruppgiftsblankett och användarhantering
- personaluppgifter (bl.a. användarhantering)
- den enskilda elevvårdens promemorior
- vårdnadshavarnas identifikations- och kontaktuppgifter samt
Övriga förteckningar som sammanställts ur registret
- uppgifter i undervisningsnätets utrustningsregister
Uppgifterna i registret är sekretessbelagda.
Personuppgifter behandlas bl.a. i följande system:
Visma Inschool, Koski och Studieinfo, Edustore, Microsoft M365, Mpass (SanomaPro, Otava, Edita, Studeo, Näppistaituri, Qridi, VILLE)
- Reittigis-ruttplaneringsprogram
- Samt övriga tjänsteproducenter som används vid anordnandet av grundläggande utbildning
Behandlas särskilda personuppgifter?
Ja, särskilda personuppgifter behandlas.
En elevs etniska ursprung, religiösa eller filosofiska övertygelse samt uppgifter som gäller hälsan (t.ex. allergier) behandlas som särskilda personuppgifter.
Bland annat uppgifter om förlängd läroplikt samt uppgifter som rör särskilt stöd (bl.a. pedagogiska dokument) behandlas som sekretessbelagda personuppgifter.
Grund för behandling
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på utförandet av en uppgift av allmänt intresse eller på användningen av den offentliga makt som hör till den personuppgiftsansvariga.
Lagstiftning som styr verksamheten:
- Lag om grundläggande utbildning (1998/628)
- Förordning om grundläggande utbildning (1988/852)
- EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
- Dataskyddslag (2018/1050)
- Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (1999/621)
- Lag om integritetsskydd i arbetslivet (2004/759)
Informationskällor
- Eleven själv
- Elevens vårdnadshavare (t.ex. hälsovårdsinformation)
- Skolans personal
- Elevens eventuella tidigare undervisningsanordnare (förskola, skola, morgon- och eftermiddagsverksamhet)
- Österbottens välfärdsområde
- Dokument i anslutning till ordnande av elevens skolgång
- En tjänsteinnehavares beslutsprotokoll
- Befolkningsdatasystemet hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- En tjänsteinnehavares beslutsdokument
- Utbildningsstyrelsens informationsresurs Koski
Överföring och överlämnande av uppgifter
Uppgifter överlämnas regelbundet.
- Uppdatering av uppgifter i det närmaste i realtid till användarnamnshanteringen i Vasa stads undervisningsnät för användning av applikationer i anslutning till undervisningen (t.ex. inloggning till trådlöst nätverk, elektroniska lärmiljöer).
- Överföring av personuppgifter (personuppgifter, prestationsuppgifter samt särskilda personuppgifter som inverkar på statsandelsfinansieringen) till det nationella Studieinfo.fi-systemet (KOSKI: studentnummerregistret, prestationsregistret; VALPAS, MPassid).
- Till statistikcentralen överlämnas anonymiserade uppgifter via enkäter.
- Till en annan undervisnings- eller utbildningsanordnare överförs uppgifter när en elev övergår till undervisning i deras regi.
- Till de yrkesverksamma inom elevvårdens tjänster i Österbottens välfärdsområde överlämnas information.
- Till trafikanterna lämnas uppgifter om dem som behöver skolskjuts samt eventuella uppgifter om särskilt stöd.
- Elevuppgifter i anknytning till ordnande av morgon- och eftermiddagsverksamhet lämnas till den aktör som ordnar verksamheten.
- I samband med skololyckor överlämnas uppgifter om vårdnadshavarna och eleven till försäkringsbolaget i försäkringsanmälan.
- För fakturering av en elevs hemkommun överlämnas de uppgifter som behövs.
Personuppgifter överlämnas inte för direkt marknadsföring.
Regelbunden överföring av uppgifter utanför EU/EES-området
Överlämnas inte.
Lagringstider för uppgifterna
Lagras i enlighet med Vasa stads informationsstyrningsplan.
Automatiskt beslutsfattande
Automatiserade beslut fattas inte.
Den registrerades rättigheter
Du hittar information om den registrerades rättigheter samt instruktioner för hur rättigheterna kan tillgodoses på sidan Dataskyddet inom Vasa stad under rubrikerna ”Personens rättigheter” och ”Att tillgodose rättigheter”.