Anvisningar och tillstånd för den som utför en undersökning
Här finns information om undersökningstillstånd och undersökningsavtal samt anvisningar för undersökningar och lärdomsprov som görs inom Vasa stadsorganisation. En undersökning är till exempel en släktundersökning, ett lärdomsprov, ett forskningsprojekt eller en undersökning som staden beställt.
Undersökningstillstånd och undersökningsavtal
Ett undersökningstillstånd behövs för undersökningar, utredningar och lärdomsprov som görs om stadens organisation.
Ett undersökningstillstånd behövs i regel när en undersökning gäller Vasa stadsorganisation, verksamhet vid dess enheter, personal eller kunder, eller undersökningsmaterialet utgörs av uppgifter i informationsssystem som administreras av Vasa stad eller av myndighetshandlingar. Ett formulär för undersökningstillstånd ska ifyllas i tillämpliga delar även när det är fråga om ett riksomfattande undersökningsprojekt som undersöker Vasa stad eller dess verksamheter eller när till exempel Vasa stads personregister används som material för en undersökning.
Förfarandet för undersökningstillstånd iakttas även gällande de undersökningar som staden beställt. Ett undersökningsavtal utgör ett undersökningstillstånd. Ett undersökningsavtal uppgörs även när Vasa stad eller stadens enhet till exempel tillsammans med ett forskningsinstitut deltar i planering eller genomförande av en undersökning. Vad gäller lärdomsprov som staden låter göra mot betalning ingås ett undersökningsavtal med den studerande eller med läroinrättningen, eller den studerande anställs för ett tidsbundet arbetsförhållande för att göra lärdomsprovet.
Gällande undersökningstillstånd och informationsservice för material inom social- och hälsovården ska kontakt tas med Österbottens välfärdsområde.
Att ansöka om undersökningstillstånd
En ansökan om undersökningstillstånd ska lämnas in på ett formulär. Ett undersökningstillstånd gäller en specifik undersökning. Ett tillstånd ska sökas av en person som ansvarar för undersökningen eller av en huvudansvarig forskare. Om den sökande haft kontakt med en enhet inom staden gällande undersökningen ska det antecknas på ansökningsformuläret. Den som beviljar undersökningstillstånd begär de tilläggsuppgifter och handlingar som behövs för att tillstånd ska kunna beviljas.
Beslut om undersökningstillstånd
Ett tjänsteinnehavarbeslut utarbetas om ett undersökningstillstånd. Den sökande informeras om beslutet om undersökningstillstånd.
Innan en undersökning kan påbörjas behövs ett godkänt undersökningstillstånd. Efter tjänsteinnehavarbeslutet förbereder resultatområdet eventuellt undersökningsmaterial eller kommer överens med den som utför undersökningen om en eventuell undersökningssituation.
Mer information
Registraturen vid Vasa stad, registraturen@vasa.fi